赤羽雄二

1978年，毕业于东京大学工业专业；

1983年，前往美国斯坦福大学留学；

1986年进入麦肯锡；

1990年，创办麦肯锡韩国分公司；

2002年，离开麦肯锡，创办自己的公司（主营管理咨询类业务，帮助其它公司提升经营效率）。

赤羽雄二在麦肯锡一共工作了14年。在这14年里，他经常要在极其有限的时间内，处理纷繁复杂的工作。他尝试了很多种提高工作效率的方法，最后他把自己总结出来的方法，叫作零秒工作术，就是我们看到的这本书——《零秒工作》。

一、 工作效率低下的八个原因

说到快，我们怎么能够让工作变得更快，工作效率变得更高呢？首先我们可能要了解一个问题，就是我们为什么会慢？我们不够快的原因是什么？关于工作慢的原因，作者给出了八大原因。现在我们一个一个来看，看自己的身上是不是存在这种情况。

原因一：无法尽快开始工作

不同于电脑游戏里面等待接受任务的角色，我们每一个人在手边都有很多事。当一个任务来临的时候，我们可能有以下几种原因，导致工作迟迟不开始。

因为手边的事还没做完而不开始新的任务；

知道有一件事需要做，但可能我不知道是不是真的到了非做不可的时候，所以迟迟不开始；

知道这是一件要做的事，我也知道这是一件挺重要的事，可是从哪儿开始没有头绪，所以就干脆先拖着。

还有一个不太好的结果，就是因为一件事被一推再推，最后被推迟了，等到它不能再被推迟，必须要去做的时候，往往会比较赶。那么做的时候就会忽略很多细节，做得没有那么精致到位。

同时，因为这件事已经被拖延，人会有一种负罪感。自己希望把这件事做得更好，来有一个解释，说我拖着不做不是因为我懒，或者不是因为我笨，而是因为我想把这件事做得更好，我要先谋而后动，想清楚然后再做。其实这些反而是会给自己更多焦虑，甚至造成更多拖延。

更有甚者，反正已经拖了，债多不愁，拖就拖着，那就导致一项工作可能迟迟没有办法开始。

原因二：无法专注于应该完成的工作

无法专注于应该完成的工作，这里有两种不同的原因：

一种原因是外部原因。

我们在工作的时候，很有可能会受到很多的干扰：

老板又来电话了；

同事说你帮个忙；

家人说今天家里有个聚会。

同时还会有很多临时的事，一会儿蹦一个邮件，一会儿接一个电话，把时间变得特别零碎，搞得我们没有办法开始一件重要的工作。因为我们都希望一个重要的工作，是在一个完整的时间段被持续推进的，这种时候我们效率更高。但就是大家有了这样的预设，所以在被频繁打断的时候，是没有办法一下子专注于完成工作的。就会变成一有打断，我就开始专注于其他事情，我的注意力就转移了，很难再转移回来。这是外部的情况。

一种原因属于内部原因。

内部原因就是我这个人就是没有办法专注，或者没有办法特别集中精力地去做一件事的。我就是特别容易被外界打扰，甚至我主动看是不是又来新邮件，又有新消息了，是不是网络断了……就会主动打断自己。让自己脱离原本应该专注的工作，去找一些其他可能更容易的，或者更不费劲的事去做。在这种情况下，就导致我们没有办法专注于应该完成的工作。说到这里需要提一下，在2018年的时候，樊登老师在樊登读书讲了一本书叫作《深度工作》。《深度工作》其实就是解决这个问题的，大家可以去听一听。

原因三：工作缺乏计划

我们在开始一项工作的时候，大多数人的习惯就是，我怎么也得有个计划吧。计划可能会包括的内容就是，这件事大概分几个步骤，先后顺序是怎么样，大致的时间表是怎么样，每一个步骤完成了大概什么样，然后去做下一步。大多数人可能也就只做到这个程度。

但是！计划赶不上变化，如果计划只能做到这个细致程度，我们会发现工作中实际发生的事情，会和当初计划当中想得非常不一样，或者计划压根就没想这么细，这时候就会有问题，然后我们又需要调整计划。

或者开始工作后，我们不知道一件事是应该先做，还是先不做也没关系。但一件事如果没做，会对后面导致什么样的问题？一件事如果拖延了，它到底是会影响其他事，还是不会耽误到其他事的进行，这些就想不清楚了。而当想清楚的时候，或者已经发现整件事的时间表要被延误的时候，就已经晚了。

原因四：优柔寡断，犹豫不决

优柔寡断，犹豫不决，这个可能跟人的性格有关，也跟人所处的职位有关。典型表现是什么呢？就是我对我的判断没信心，我感觉我还是需要更多信息，我还需要跟更多人聊，我还需要看更多数据，然后我才能判断这事我该不该做，或者是该怎么做。因为总是没有办法快速决策，就导致事情一拖再拖。

还有一种情况，虽然这个事我已经想得比较明白了，大概有一个判断了，但当有人来挑战的时候，或者有人提出质疑的时候，我总是会觉得好像人家说得也有道理，那我是不是应该再想得充分一点，或者把这些人的问题都解决了之后再动手呢？就导致整个的工作进度被拖延。

原因五：制作文件和材料速度慢

制作文件和材料的速度慢，这可能是工作已经开始的时候，或者开始之后会出现的一种情况。比如，我要写一个立项报告，这立项报告怎么写才能顺利立项，可能在这个地方就花了很多时间，从而导致错过了立项最佳时机，或者拖了很长时间才立项。再加上我在工作过程中，可能要有各种各样的汇报材料，或者阶段性的总结材料，那它的制作也可能会占用了太多时间。

其实我自己有一个特别不好的习惯，就是在做演示文稿的时候，如果有一个我需要的素材找不到，我就会很焦虑。比如我想要放一个对勾，或者想放一个箭头，我脑子里面有一个想法说这对勾应该长什么样，然后我就开始去找，直到找到它为止。最后发现找这个东西可能用了三个小时。如果不是为了找这个，我可能一个小时就做完了。所以就这种事，有可能会导致整个工作的进度被拉慢。

原因六：电子邮件占据太多时间

我们现在都很习惯工作场景是用邮件往来的，那么这里面会有两个问题：

第一个问题，你没有办法判断邮件什么时候来，你也没有办法判断这个邮件在你没看的情况下，它是重要还是不重要？它是不是需要你及时回复？所以大家通常的一个做法就是一有邮件过来，我就至少先看一眼。如果很重要，我就回复一下；如果不重要，那就回头再说。但即便是这样的动作，也会打乱你的节奏，也会导致在你在邮件上面花的时间特别多，让整个工作的节奏变慢。

同时，邮件不同于口头沟通，它的效率相对来讲是比较低的。就是你邮件发过去，他读完了以后可能又有想法，邮件再发过来，然后你又要理解，又要去写，然后再发过去。这种沟通方式可能会比打电话慢得多，但又不是所有事情都可以通过打电话，或者都应该通过打电话的形式来做。有一些一定要以书面的形式进行沟通，或者说我沟通的目的就是为了要留住书面的证据，那在这种情况下就只能是写邮件了。那么越是这种情况，可能越会注意邮件的措辞，我会斟酌怎么去用这些词，我会斟酌我的语气表达出来，对方有可能是怎么样一个理解。为了不让对方误解，我会更倾向于放很多的信息，来把背景交代清楚。诸如此类，都会使得我们在邮件上花的时间变多，从而影响我们真正做工作的时间。

原因七：会议又多又长

开会有好有坏。好的是这是一个集体讨论和集体决策的一个机制，但是不好的就是我们有很多会，会变得又长又多，最后还不解决问题。

开会其实是有两个很大的误区：

第一，开完会这事其实就解决了。完全不是！开会可能只是工作的一个环节，甚至是工作的起点。但是在很多的情况下，开会反而是工作的一个阻碍，因为它占用了大量的时间。

第二，如果有连串的会议，会打乱你深度工作的节奏。尤其是以下这种会议安排：

会议一：9：00-10：00

会议二：10：30-11：30

会议三：13：00-14：00

会议四：15：30-16：30

你看，一天四个小时在开会，可是这一天八个小时，你什么事都干不了，因为它把整个工作时间切得特别零碎。在这个过程当中你要借着这半个小时去吃个饭，看看邮件，回应一下别人来找你的事，一天很快就过去了，然后你就会觉得这一天除了开会，好像什么事都没干。

原因八：大量的退回与重做

有可能在我们工作进行的过程当中，出现大量的退回与重做。那退回与重做会出现在什么场景呢？主要是领导不满意，领导觉得这不是我要的东西，你们要不重新弄一下，或者领导有一些反馈的意见。

那它产生的原因是什么呢？其实是沟通不够充分和沟通不够及时所产生的。沟通总要言语，言语总是有信息的损失的。我们一步一步拆开来看是一个什么样的过程。

领导有一个想法，或者他有一个需求，他需要下属通过工作来满足他的需求，那他第一步把这个需求转变成为他的语言来交代下属，这是一个什么样的工作，我要达到什么样的目的。但是他在转变的过程中，他得语言所表达出来的就已经未必百分百是他想的那个东西了。然后下属再听，再用自己的方式去理解，那么下属理解的和领导表达出来的可能又不是百分百切合了。下属理解了之后再去做，做出来的东西和下属自己的理解可能又有一个折扣。所以最后做出来的东西放到领导面前，跟领导自己脑子里面原本想要的那个东西比一比，他就会发现差好远。

注意！哪怕每一个步骤，我们都有90%的准确度，翻译的过程当中只有10%信息的损失或者差异，大家想一想，9×9这就变8成了，8×9就是7.2成了，7.2×9就变成6成，你再多一个步骤就不及格了，所以经常会发现大量的工作退回和重做。

那怎么去弥补呢？其实这个原因我们把它分析清楚了，也就知道怎么去做了，就是及时的沟通。不要等到最后去沟通，有问题就及时沟通，他来及时反馈，用更多的更及时的沟通，去弥补一次沟通在过程当中的信息损失，就可以做得更好。

现在我们知道了工作进展缓慢的八个原因。我不知道是不是大家在工作当中都有这种情况，反正我在准备的时候，看了一下这八个原因，或多或少都有，而且有一些是重症，是非常严重的，确实是特别影响工作效率的。

二、 提高工作速度的八个原则

那么我们知道了这些原因，怎么去提升工作速度呢？

首先，作者给了工作速度一个定性的判断，也是一个非常坚定的判断。他说工作速度可以提升，不但可以提升，还可以持续提升。

持续提升有两个维度：

一个维度是做一件事永远没有尽头。你永远可以找到这件事做得更好的，甚至是突破性的可以让工作做得更好的路径；

第二是所有事情都可以做得更好。哪怕是打印一个材料，把材料装订好，就这么一个简单的事情，你都有可能找到效率更高的方法。比如用更高端的复印机、打印机，能够自动完成装订的步骤，就可以省很多事，效率提高。

那么我们来看看这个作者所介绍的提高工作速度的八个原则，这八个原则合到一起，就实现了零秒工作。

原则一：在开始前形成事情的整体印象

首先形成一个整体印象，就是我们在开始一项工作之前，首先要对这个工作有一个整体的印象。这个我们在《高效能人士的七个习惯》当中也听到过，其实就是第一个习惯，叫作以终为始。就我在开始做之前，我就能想到它做完了是什么样。有一个靶子，有一个目标，那你所要做的事就是把现状不断地向靶子和目标靠近。

作者建议，我们在开始之前，一定要有一个非常清晰的整体印象。

整体的印象包括：

我做这件事的目的是什么？我用什么衡量这件事有没有做成，有没有做好？实际上就是看你最后交付的那个状态有没有达到要达到的目的。

知道目的后，进而就可以考虑：到底这件事针对的对象是谁？范畴是什么？结构长什么样？时间线是？我为了把这件事做成，需要什么样内外部的资源和帮助？有了这些之后，就大致知道整个工作进度和工作模块是怎么样的。

到了这一步还不够，我们刚才说计划一定要做细，那么怎么做细呢？就是形成整体印象的时候，就要做一个初步的判断，什么样的判断？

知道这件事要做完有什么样的步骤？

有哪些部分？

哪些部分是特别重要的？

哪些部分可能对结果没那么重要？

哪些部分是容易出错的要特别注意？

哪些部分是有可能发生变化？

哪些部分现阶段还看不太清，得到了一定的程度再去进行判断的？

哪些部分需要什么样的外界输入和外界的帮助？

外界输入应当到达的时间点，才能让我整个的时间线不受影响？

所以不仅仅是要有一个整体的印象，而且是有一个整体的判断，就是我从现状到工作完成，除了一个静态的路径以外，还有一个动态的不断去演进的判断？赤羽雄二

1978年，毕业于东京大学工业专业；

1983年，前往美国斯坦福大学留学；

1986年进入麦肯锡；

1990年，创办麦肯锡韩国分公司；

2002年，离开麦肯锡，创办自己的公司（主营管理咨询类业务，帮助其它公司提升经营效率）。

赤羽雄二在麦肯锡一共工作了14年。在这14年里，他经常要在极其有限的时间内，处理纷繁复杂的工作。他尝试了很多种提高工作效率的方法，最后他把自己总结出来的方法，叫作零秒工作术，就是我们看到的这本书——《零秒工作》。

一、 工作效率低下的八个原因

说到快，我们怎么能够让工作变得更快，工作效率变得更高呢？首先我们可能要了解一个问题，就是我们为什么会慢？我们不够快的原因是什么？关于工作慢的原因，作者给出了八大原因。现在我们一个一个来看，看自己的身上是不是存在这种情况。

原因一：无法尽快开始工作

不同于电脑游戏里面等待接受任务的角色，我们每一个人在手边都有很多事。当一个任务来临的时候，我们可能有以下几种原因，导致工作迟迟不开始。

因为手边的事还没做完而不开始新的任务；

知道有一件事需要做，但可能我不知道是不是真的到了非做不可的时候，所以迟迟不开始；

知道这是一件要做的事，我也知道这是一件挺重要的事，可是从哪儿开始没有头绪，所以就干脆先拖着。

还有一个不太好的结果，就是因为一件事被一推再推，最后被推迟了，等到它不能再被推迟，必须要去做的时候，往往会比较赶。那么做的时候就会忽略很多细节，做得没有那么精致到位。

同时，因为这件事已经被拖延，人会有一种负罪感。自己希望把这件事做得更好，来有一个解释，说我拖着不做不是因为我懒，或者不是因为我笨，而是因为我想把这件事做得更好，我要先谋而后动，想清楚然后再做。其实这些反而是会给自己更多焦虑，甚至造成更多拖延。

更有甚者，反正已经拖了，债多不愁，拖就拖着，那就导致一项工作可能迟迟没有办法开始。

原因二：无法专注于应该完成的工作

无法专注于应该完成的工作，这里有两种不同的原因：

一种原因是外部原因。

我们在工作的时候，很有可能会受到很多的干扰：

老板又来电话了；

同事说你帮个忙；

家人说今天家里有个聚会。

同时还会有很多临时的事，一会儿蹦一个邮件，一会儿接一个电话，把时间变得特别零碎，搞得我们没有办法开始一件重要的工作。因为我们都希望一个重要的工作，是在一个完整的时间段被持续推进的，这种时候我们效率更高。但就是大家有了这样的预设，所以在被频繁打断的时候，是没有办法一下子专注于完成工作的。就会变成一有打断，我就开始专注于其他事情，我的注意力就转移了，很难再转移回来。这是外部的情况。

一种原因属于内部原因。

内部原因就是我这个人就是没有办法专注，或者没有办法特别集中精力地去做一件事的。我就是特别容易被外界打扰，甚至我主动看是不是又来新邮件，又有新消息了，是不是网络断了……就会主动打断自己。让自己脱离原本应该专注的工作，去找一些其他可能更容易的，或者更不费劲的事去做。在这种情况下，就导致我们没有办法专注于应该完成的工作。说到这里需要提一下，在2018年的时候，樊登老师在樊登读书讲了一本书叫作《深度工作》。《深度工作》其实就是解决这个问题的，大家可以去听一听。

原因三：工作缺乏计划

我们在开始一项工作的时候，大多数人的习惯就是，我怎么也得有个计划吧。计划可能会包括的内容就是，这件事大概分几个步骤，先后顺序是怎么样，大致的时间表是怎么样，每一个步骤完成了大概什么样，然后去做下一步。大多数人可能也就只做到这个程度。

但是！计划赶不上变化，如果计划只能做到这个细致程度，我们会发现工作中实际发生的事情，会和当初计划当中想得非常不一样，或者计划压根就没想这么细，这时候就会有问题，然后我们又需要调整计划。

或者开始工作后，我们不知道一件事是应该先做，还是先不做也没关系。但一件事如果没做，会对后面导致什么样的问题？一件事如果拖延了，它到底是会影响其他事，还是不会耽误到其他事的进行，这些就想不清楚了。而当想清楚的时候，或者已经发现整件事的时间表要被延误的时候，就已经晚了。

原因四：优柔寡断，犹豫不决

优柔寡断，犹豫不决，这个可能跟人的性格有关，也跟人所处的职位有关。典型表现是什么呢？就是我对我的判断没信心，我感觉我还是需要更多信息，我还需要跟更多人聊，我还需要看更多数据，然后我才能判断这事我该不该做，或者是该怎么做。因为总是没有办法快速决策，就导致事情一拖再拖。

还有一种情况，虽然这个事我已经想得比较明白了，大概有一个判断了，但当有人来挑战的时候，或者有人提出质疑的时候，我总是会觉得好像人家说得也有道理，那我是不是应该再想得充分一点，或者把这些人的问题都解决了之后再动手呢？就导致整个的工作进度被拖延。

原因五：制作文件和材料速度慢

制作文件和材料的速度慢，这可能是工作已经开始的时候，或者开始之后会出现的一种情况。比如，我要写一个立项报告，这立项报告怎么写才能顺利立项，可能在这个地方就花了很多时间，从而导致错过了立项最佳时机，或者拖了很长时间才立项。再加上我在工作过程中，可能要有各种各样的汇报材料，或者阶段性的总结材料，那它的制作也可能会占用了太多时间。

其实我自己有一个特别不好的习惯，就是在做演示文稿的时候，如果有一个我需要的素材找不到，我就会很焦虑。比如我想要放一个对勾，或者想放一个箭头，我脑子里面有一个想法说这对勾应该长什么样，然后我就开始去找，直到找到它为止。最后发现找这个东西可能用了三个小时。如果不是为了找这个，我可能一个小时就做完了。所以就这种事，有可能会导致整个工作的进度被拉慢。

原因六：电子邮件占据太多时间

我们现在都很习惯工作场景是用邮件往来的，那么这里面会有两个问题：

第一个问题，你没有办法判断邮件什么时候来，你也没有办法判断这个邮件在你没看的情况下，它是重要还是不重要？它是不是需要你及时回复？所以大家通常的一个做法就是一有邮件过来，我就至少先看一眼。如果很重要，我就回复一下；如果不重要，那就回头再说。但即便是这样的动作，也会打乱你的节奏，也会导致在你在邮件上面花的时间特别多，让整个工作的节奏变慢。

同时，邮件不同于口头沟通，它的效率相对来讲是比较低的。就是你邮件发过去，他读完了以后可能又有想法，邮件再发过来，然后你又要理解，又要去写，然后再发过去。这种沟通方式可能会比打电话慢得多，但又不是所有事情都可以通过打电话，或者都应该通过打电话的形式来做。有一些一定要以书面的形式进行沟通，或者说我沟通的目的就是为了要留住书面的证据，那在这种情况下就只能是写邮件了。那么越是这种情况，可能越会注意邮件的措辞，我会斟酌怎么去用这些词，我会斟酌我的语气表达出来，对方有可能是怎么样一个理解。为了不让对方误解，我会更倾向于放很多的信息，来把背景交代清楚。诸如此类，都会使得我们在邮件上花的时间变多，从而影响我们真正做工作的时间。

原因七：会议又多又长

开会有好有坏。好的是这是一个集体讨论和集体决策的一个机制，但是不好的就是我们有很多会，会变得又长又多，最后还不解决问题。

开会其实是有两个很大的误区：

第一，开完会这事其实就解决了。完全不是！开会可能只是工作的一个环节，甚至是工作的起点。但是在很多的情况下，开会反而是工作的一个阻碍，因为它占用了大量的时间。

第二，如果有连串的会议，会打乱你深度工作的节奏。尤其是以下这种会议安排：

会议一：9：00-10：00

会议二：10：30-11：30

会议三：13：00-14：00

会议四：15：30-16：30

你看，一天四个小时在开会，可是这一天八个小时，你什么事都干不了，因为它把整个工作时间切得特别零碎。在这个过程当中你要借着这半个小时去吃个饭，看看邮件，回应一下别人来找你的事，一天很快就过去了，然后你就会觉得这一天除了开会，好像什么事都没干。

原因八：大量的退回与重做

有可能在我们工作进行的过程当中，出现大量的退回与重做。那退回与重做会出现在什么场景呢？主要是领导不满意，领导觉得这不是我要的东西，你们要不重新弄一下，或者领导有一些反馈的意见。

那它产生的原因是什么呢？其实是沟通不够充分和沟通不够及时所产生的。沟通总要言语，言语总是有信息的损失的。我们一步一步拆开来看是一个什么样的过程。

领导有一个想法，或者他有一个需求，他需要下属通过工作来满足他的需求，那他第一步把这个需求转变成为他的语言来交代下属，这是一个什么样的工作，我要达到什么样的目的。但是他在转变的过程中，他得语言所表达出来的就已经未必百分百是他想的那个东西了。然后下属再听，再用自己的方式去理解，那么下属理解的和领导表达出来的可能又不是百分百切合了。下属理解了之后再去做，做出来的东西和下属自己的理解可能又有一个折扣。所以最后做出来的东西放到领导面前，跟领导自己脑子里面原本想要的那个东西比一比，他就会发现差好远。

注意！哪怕每一个步骤，我们都有90%的准确度，翻译的过程当中只有10%信息的损失或者差异，大家想一想，9×9这就变8成了，8×9就是7.2成了，7.2×9就变成6成，你再多一个步骤就不及格了，所以经常会发现大量的工作退回和重做。

那怎么去弥补呢？其实这个原因我们把它分析清楚了，也就知道怎么去做了，就是及时的沟通。不要等到最后去沟通，有问题就及时沟通，他来及时反馈，用更多的更及时的沟通，去弥补一次沟通在过程当中的信息损失，就可以做得更好。

现在我们知道了工作进展缓慢的八个原因。我不知道是不是大家在工作当中都有这种情况，反正我在准备的时候，看了一下这八个原因，或多或少都有，而且有一些是重症，是非常严重的，确实是特别影响工作效率的。

二、 提高工作速度的八个原则

那么我们知道了这些原因，怎么去提升工作速度呢？

首先，作者给了工作速度一个定性的判断，也是一个非常坚定的判断。他说工作速度可以提升，不但可以提升，还可以持续提升。

持续提升有两个维度：

一个维度是做一件事永远没有尽头。你永远可以找到这件事做得更好的，甚至是突破性的可以让工作做得更好的路径；

第二是所有事情都可以做得更好。哪怕是打印一个材料，把材料装订好，就这么一个简单的事情，你都有可能找到效率更高的方法。比如用更高端的复印机、打印机，能够自动完成装订的步骤，就可以省很多事，效率提高。

那么我们来看看这个作者所介绍的提高工作速度的八个原则，这八个原则合到一起，就实现了零秒工作。

原则一：在开始前形成事情的整体印象

首先形成一个整体印象，就是我们在开始一项工作之前，首先要对这个工作有一个整体的印象。这个我们在《高效能人士的七个习惯》当中也听到过，其实就是第一个习惯，叫作以终为始。就我在开始做之前，我就能想到它做完了是什么样。有一个靶子，有一个目标，那你所要做的事就是把现状不断地向靶子和目标靠近。

作者建议，我们在开始之前，一定要有一个非常清晰的整体印象。

整体的印象包括：

我做这件事的目的是什么？我用什么衡量这件事有没有做成，有没有做好？实际上就是看你最后交付的那个状态有没有达到要达到的目的。

知道目的后，进而就可以考虑：到底这件事针对的对象是谁？范畴是什么？结构长什么样？时间线是？我为了把这件事做成，需要什么样内外部的资源和帮助？有了这些之后，就大致知道整个工作进度和工作模块是怎么样的。

到了这一步还不够，我们刚才说计划一定要做细，那么怎么做细呢？就是形成整体印象的时候，就要做一个初步的判断，什么样的判断？

知道这件事要做完有什么样的步骤？

有哪些部分？

哪些部分是特别重要的？

哪些部分可能对结果没那么重要？

哪些部分是容易出错的要特别注意？

哪些部分是有可能发生变化？

哪些部分现阶段还看不太清，得到了一定的程度再去进行判断的？

哪些部分需要什么样的外界输入和外界的帮助？

外界输入应当到达的时间点，才能让我整个的时间线不受影响？

所以不仅仅是要有一个整体的印象，而且是有一个整体的判断，就是我从现状到工作完成，除了一个静态的路径以外，还有一个动态的不断去演进的判断，能够让我对这件事有一个持续优化的，持续细致的观点。

这是第一个原则，我们要首先形成整体印象。如果对应回刚才说的八个原因，它对应的是第一个原因和第三个原因，就是我没有办法迅速开始工作，或者是我工作缺乏计划，我们就用这个原则去进行解决。

原则二：不要过分追求细节

工作不要过于细致，有意思吧？为什么工作不要过于细致呢？因为有时候陷于细枝末节当中，一是会影响整个工作的进度，另外是会让整个工作变得不平衡，就是在一定的时间之内，你可能只有精力把整个工作做到某一个程度，但你在其中的一个方面花了太多时间精力，不可避免地就在其他方面精力不够、时间不够、投入不够，所以让整个事情就变得不太平衡。

我一直在说一句话，完成比完美更重要。完成比完美更重要体现在工作的各个方面，对于自己的工作，需要有一个完成的状态，在完成的基础上再不停地去接收反馈，然后去优化它，最后变成一个比较完美的程度。同时，还有一个很重要的原因就是，我们大量的工作是需要与人合作的，既然是与人合作，我们就是更大工程当中的一个环节，如果我的工作时间延误了，那可能会导致整个工程的时间延误，这个会对其他人造成非常不好的影响。

那可能又有人会说，我虽然时间有了，但做得不完美怎么办？

没关系，因为整个大的项目，你还是有足够时间不停地去打磨，不停地去跟其他人进行碰撞，然后把你的工作做得更加完美的。

还有一个原因，完美本身是没有一个定义的。你觉得完美未必是大家所需要的，你觉得完美，可能早已经超过了其他人的预期或者项目本身的需要，所以一定是先有一个完成的概念，按时完成达到最低的质量要求。在此基础之上，如果有余力，如果有需要，大家再去慢慢地做更完美的事情。

另外，所有工作都有一个截止日期，一定要在截止日期交付一个完整的工作才叫交付，如果只交付一部分的工作，是没有用的，是没有办法称作工作完成的。

在这个意义上，工作不要过于细致对应的是我们之前说的原因五和原因八。原因五（制作文件和材料的速度太慢）就是因为你太细致了，太想完美了，太想找到那个对勾或者那个箭头了。以及原因八（大量的退回和重做），我们刚才也说了，大量的退回和重做往往发生在沟通不够充分的情况下，那可能你交上去的时候，觉得自己已经是一个完美的状态了，但依然跟别人想的不一样，这个时候就会有大量的重做和退回。

原则三：掌握工作的要领

掌握工作的要领，这个要领我觉得可能是翻译的原因，其实我感觉他讲的是工作的要点，就是这件事有几个点要做，才能把这事做完。

比如煮方便面。煮方便面有好多事要做，要煮水，要烧水，然后要煮面，可能还想放点青菜，打俩鸡蛋，搁点午餐肉，然后还要撒调料。整个过程是在一定的时间之内完成，同时有一些先后顺序的，有一些是并行顺序的。

所谓的掌握工作的要领，就是你得有一个规划，这些事哪些事先做，哪些事后做，哪些事同时做。你不能水还没烧就把面扔到锅里，那冷水泡面最后肯定是不好吃，或者这个面已经煮好了，你发现我的鸡蛋还没准备好，等把鸡蛋准备好的时候，它已经变成浆糊了，就没法吃。所以，通过这么简单的一件事，我们都可以发现实际上是很多不同的要点，很多不同的部分所组成的。

再举一个例子，比如乐队。一个乐队可能有很多的乐器部，那么指挥的作用就是告诉这些乐器部，什么时候你该进，什么时候你该出，你的这个调在哪儿，你的力度是多强。但是指挥的依据是什么呢？是谱，他有谱。所以我们说靠谱靠谱，靠的是什么谱？靠的就是这个谱。如果一个不好的指挥，当你在做事的时候没有章法，或者是忘了这边还有个小提琴，忘了这边还有个钢琴，那最后做出来的肯定是一个不靠谱的事。

在没有熟悉工作流程的时候，比如一个新的曲子第一次做没谱，或者这谱我不知道对不对，指挥起来不知道是不是顺畅，那这个时候怎么办呢？要知道，绝大部分的工作都不是新的工作，都是有人已经做过的工作，或者是曾经发生过的工作。作者建议，就是多观察这些熟练者的工作状态，他们是怎么归置这个工作的。对于你来讲可能这是一个新的乐谱，你要去第一次指挥，但对于别人来讲，可能已经指挥过很多次了，所以他什么时候关注什么点，他怎么掌握这个节奏的，你可以通过不停地观察去找到，然后在这个基础之上，结合自己的特点、想法，去加以改变，成为自己第一次尝试的基础。

原则三，掌握工作的要点，对应的慢的原因是原因三和原因四，就是工作缺乏计划、不断滞后，以及优柔寡断、犹豫不决。当你有了谱之后，你就会很清楚我什么时候该做什么事情，也就很清楚我的工作进展应该是什么样的进度。赤羽雄二

1978年，毕业于东京大学工业专业；

1983年，前往美国斯坦福大学留学；

1986年进入麦肯锡；

1990年，创办麦肯锡韩国分公司；

2002年，离开麦肯锡，创办自己的公司（主营管理咨询类业务，帮助其它公司提升经营效率）。

赤羽雄二在麦肯锡一共工作了14年。在这14年里，他经常要在极其有限的时间内，处理纷繁复杂的工作。他尝试了很多种提高工作效率的方法，最后他把自己总结出来的方法，叫作零秒工作术，就是我们看到的这本书——《零秒工作》。

一、 工作效率低下的八个原因

说到快，我们怎么能够让工作变得更快，工作效率变得更高呢？首先我们可能要了解一个问题，就是我们为什么会慢？我们不够快的原因是什么？关于工作慢的原因，作者给出了八大原因。现在我们一个一个来看，看自己的身上是不是存在这种情况。

原因一：无法尽快开始工作

不同于电脑游戏里面等待接受任务的角色，我们每一个人在手边都有很多事。当一个任务来临的时候，我们可能有以下几种原因，导致工作迟迟不开始。

因为手边的事还没做完而不开始新的任务；

知道有一件事需要做，但可能我不知道是不是真的到了非做不可的时候，所以迟迟不开始；

知道这是一件要做的事，我也知道这是一件挺重要的事，可是从哪儿开始没有头绪，所以就干脆先拖着。

还有一个不太好的结果，就是因为一件事被一推再推，最后被推迟了，等到它不能再被推迟，必须要去做的时候，往往会比较赶。那么做的时候就会忽略很多细节，做得没有那么精致到位。

同时，因为这件事已经被拖延，人会有一种负罪感。自己希望把这件事做得更好，来有一个解释，说我拖着不做不是因为我懒，或者不是因为我笨，而是因为我想把这件事做得更好，我要先谋而后动，想清楚然后再做。其实这些反而是会给自己更多焦虑，甚至造成更多拖延。

更有甚者，反正已经拖了，债多不愁，拖就拖着，那就导致一项工作可能迟迟没有办法开始。

原因二：无法专注于应该完成的工作

无法专注于应该完成的工作，这里有两种不同的原因：

一种原因是外部原因。

我们在工作的时候，很有可能会受到很多的干扰：

老板又来电话了；

同事说你帮个忙；

家人说今天家里有个聚会。

同时还会有很多临时的事，一会儿蹦一个邮件，一会儿接一个电话，把时间变得特别零碎，搞得我们没有办法开始一件重要的工作。因为我们都希望一个重要的工作，是在一个完整的时间段被持续推进的，这种时候我们效率更高。但就是大家有了这样的预设，所以在被频繁打断的时候，是没有办法一下子专注于完成工作的。就会变成一有打断，我就开始专注于其他事情，我的注意力就转移了，很难再转移回来。这是外部的情况。

一种原因属于内部原因。

内部原因就是我这个人就是没有办法专注，或者没有办法特别集中精力地去做一件事的。我就是特别容易被外界打扰，甚至我主动看是不是又来新邮件，又有新消息了，是不是网络断了……就会主动打断自己。让自己脱离原本应该专注的工作，去找一些其他可能更容易的，或者更不费劲的事去做。在这种情况下，就导致我们没有办法专注于应该完成的工作。说到这里需要提一下，在2018年的时候，樊登老师在樊登读书讲了一本书叫作《深度工作》。《深度工作》其实就是解决这个问题的，大家可以去听一听。

原因三：工作缺乏计划

我们在开始一项工作的时候，大多数人的习惯就是，我怎么也得有个计划吧。计划可能会包括的内容就是，这件事大概分几个步骤，先后顺序是怎么样，大致的时间表是怎么样，每一个步骤完成了大概什么样，然后去做下一步。大多数人可能也就只做到这个程度。

但是！计划赶不上变化，如果计划只能做到这个细致程度，我们会发现工作中实际发生的事情，会和当初计划当中想得非常不一样，或者计划压根就没想这么细，这时候就会有问题，然后我们又需要调整计划。

或者开始工作后，我们不知道一件事是应该先做，还是先不做也没关系。但一件事如果没做，会对后面导致什么样的问题？一件事如果拖延了，它到底是会影响其他事，还是不会耽误到其他事的进行，这些就想不清楚了。而当想清楚的时候，或者已经发现整件事的时间表要被延误的时候，就已经晚了。

原因四：优柔寡断，犹豫不决

优柔寡断，犹豫不决，这个可能跟人的性格有关，也跟人所处的职位有关。典型表现是什么呢？就是我对我的判断没信心，我感觉我还是需要更多信息，我还需要跟更多人聊，我还需要看更多数据，然后我才能判断这事我该不该做，或者是该怎么做。因为总是没有办法快速决策，就导致事情一拖再拖。

还有一种情况，虽然这个事我已经想得比较明白了，大概有一个判断了，但当有人来挑战的时候，或者有人提出质疑的时候，我总是会觉得好像人家说得也有道理，那我是不是应该再想得充分一点，或者把这些人的问题都解决了之后再动手呢？就导致整个的工作进度被拖延。

原因五：制作文件和材料速度慢

制作文件和材料的速度慢，这可能是工作已经开始的时候，或者开始之后会出现的一种情况。比如，我要写一个立项报告，这立项报告怎么写才能顺利立项，可能在这个地方就花了很多时间，从而导致错过了立项最佳时机，或者拖了很长时间才立项。再加上我在工作过程中，可能要有各种各样的汇报材料，或者阶段性的总结材料，那它的制作也可能会占用了太多时间。

其实我自己有一个特别不好的习惯，就是在做演示文稿的时候，如果有一个我需要的素材找不到，我就会很焦虑。比如我想要放一个对勾，或者想放一个箭头，我脑子里面有一个想法说这对勾应该长什么样，然后我就开始去找，直到找到它为止。最后发现找这个东西可能用了三个小时。如果不是为了找这个，我可能一个小时就做完了。所以就这种事，有可能会导致整个工作的进度被拉慢。

原因六：电子邮件占据太多时间

我们现在都很习惯工作场景是用邮件往来的，那么这里面会有两个问题：

第一个问题，你没有办法判断邮件什么时候来，你也没有办法判断这个邮件在你没看的情况下，它是重要还是不重要？它是不是需要你及时回复？所以大家通常的一个做法就是一有邮件过来，我就至少先看一眼。如果很重要，我就回复一下；如果不重要，那就回头再说。但即便是这样的动作，也会打乱你的节奏，也会导致在你在邮件上面花的时间特别多，让整个工作的节奏变慢。

同时，邮件不同于口头沟通，它的效率相对来讲是比较低的。就是你邮件发过去，他读完了以后可能又有想法，邮件再发过来，然后你又要理解，又要去写，然后再发过去。这种沟通方式可能会比打电话慢得多，但又不是所有事情都可以通过打电话，或者都应该通过打电话的形式来做。有一些一定要以书面的形式进行沟通，或者说我沟通的目的就是为了要留住书面的证据，那在这种情况下就只能是写邮件了。那么越是这种情况，可能越会注意邮件的措辞，我会斟酌怎么去用这些词，我会斟酌我的语气表达出来，对方有可能是怎么样一个理解。为了不让对方误解，我会更倾向于放很多的信息，来把背景交代清楚。诸如此类，都会使得我们在邮件上花的时间变多，从而影响我们真正做工作的时间。

原因七：会议又多又长

开会有好有坏。好的是这是一个集体讨论和集体决策的一个机制，但是不好的就是我们有很多会，会变得又长又多，最后还不解决问题。

开会其实是有两个很大的误区：

第一，开完会这事其实就解决了。完全不是！开会可能只是工作的一个环节，甚至是工作的起点。但是在很多的情况下，开会反而是工作的一个阻碍，因为它占用了大量的时间。

第二，如果有连串的会议，会打乱你深度工作的节奏。尤其是以下这种会议安排：

会议一：9：00-10：00

会议二：10：30-11：30

会议三：13：00-14：00

会议四：15：30-16：30

你看，一天四个小时在开会，可是这一天八个小时，你什么事都干不了，因为它把整个工作时间切得特别零碎。在这个过程当中你要借着这半个小时去吃个饭，看看邮件，回应一下别人来找你的事，一天很快就过去了，然后你就会觉得这一天除了开会，好像什么事都没干。

原因八：大量的退回与重做

有可能在我们工作进行的过程当中，出现大量的退回与重做。那退回与重做会出现在什么场景呢？主要是领导不满意，领导觉得这不是我要的东西，你们要不重新弄一下，或者领导有一些反馈的意见。

那它产生的原因是什么呢？其实是沟通不够充分和沟通不够及时所产生的。沟通总要言语，言语总是有信息的损失的。我们一步一步拆开来看是一个什么样的过程。

领导有一个想法，或者他有一个需求，他需要下属通过工作来满足他的需求，那他第一步把这个需求转变成为他的语言来交代下属，这是一个什么样的工作，我要达到什么样的目的。但是他在转变的过程中，他得语言所表达出来的就已经未必百分百是他想的那个东西了。然后下属再听，再用自己的方式去理解，那么下属理解的和领导表达出来的可能又不是百分百切合了。下属理解了之后再去做，做出来的东西和下属自己的理解可能又有一个折扣。所以最后做出来的东西放到领导面前，跟领导自己脑子里面原本想要的那个东西比一比，他就会发现差好远。

注意！哪怕每一个步骤，我们都有90%的准确度，翻译的过程当中只有10%信息的损失或者差异，大家想一想，9×9这就变8成了，8×9就是7.2成了，7.2×9就变成6成，你再多一个步骤就不及格了，所以经常会发现大量的工作退回和重做。

那怎么去弥补呢？其实这个原因我们把它分析清楚了，也就知道怎么去做了，就是及时的沟通。不要等到最后去沟通，有问题就及时沟通，他来及时反馈，用更多的更及时的沟通，去弥补一次沟通在过程当中的信息损失，就可以做得更好。

现在我们知道了工作进展缓慢的八个原因。我不知道是不是大家在工作当中都有这种情况，反正我在准备的时候，看了一下这八个原因，或多或少都有，而且有一些是重症，是非常严重的，确实是特别影响工作效率的。

二、 提高工作速度的八个原则

那么我们知道了这些原因，怎么去提升工作速度呢？

首先，作者给了工作速度一个定性的判断，也是一个非常坚定的判断。他说工作速度可以提升，不但可以提升，还可以持续提升。

持续提升有两个维度：

一个维度是做一件事永远没有尽头。你永远可以找到这件事做得更好的，甚至是突破性的可以让工作做得更好的路径；

第二是所有事情都可以做得更好。哪怕是打印一个材料，把材料装订好，就这么一个简单的事情，你都有可能找到效率更高的方法。比如用更高端的复印机、打印机，能够自动完成装订的步骤，就可以省很多事，效率提高。

那么我们来看看这个作者所介绍的提高工作速度的八个原则，这八个原则合到一起，就实现了零秒工作。

原则一：在开始前形成事情的整体印象

首先形成一个整体印象，就是我们在开始一项工作之前，首先要对这个工作有一个整体的印象。这个我们在《高效能人士的七个习惯》当中也听到过，其实就是第一个习惯，叫作以终为始。就我在开始做之前，我就能想到它做完了是什么样。有一个靶子，有一个目标，那你所要做的事就是把现状不断地向靶子和目标靠近。

作者建议，我们在开始之前，一定要有一个非常清晰的整体印象。

整体的印象包括：

我做这件事的目的是什么？我用什么衡量这件事有没有做成，有没有做好？实际上就是看你最后交付的那个状态有没有达到要达到的目的。

知道目的后，进而就可以考虑：到底这件事针对的对象是谁？范畴是什么？结构长什么样？时间线是？我为了把这件事做成，需要什么样内外部的资源和帮助？有了这些之后，就大致知道整个工作进度和工作模块是怎么样的。

到了这一步还不够，我们刚才说计划一定要做细，那么怎么做细呢？就是形成整体印象的时候，就要做一个初步的判断，什么样的判断？

知道这件事要做完有什么样的步骤？

有哪些部分？

哪些部分是特别重要的？

哪些部分可能对结果没那么重要？

哪些部分是容易出错的要特别注意？

哪些部分是有可能发生变化？

哪些部分现阶段还看不太清，得到了一定的程度再去进行判断的？

哪些部分需要什么样的外界输入和外界的帮助？

外界输入应当到达的时间点，才能让我整个的时间线不受影响？

所以不仅仅是要有一个整体的印象，而且是有一个整体的判断，就是我从现状到工作完成，除了一个静态的路径以外，还有一个动态的不断去演进的判断，能够让我对这件事有一个持续优化的，持续细致的观点。

这是第一个原则，我们要首先形成整体印象。如果对应回刚才说的八个原因，它对应的是第一个原因和第三个原因，就是我没有办法迅速开始工作，或者是我工作缺乏计划，我们就用这个原则去进行解决。

原则二：不要过分追求细节

工作不要过于细致，有意思吧？为什么工作不要过于细致呢？因为有时候陷于细枝末节当中，一是会影响整个工作的进度，另外是会让整个工作变得不平衡，就是在一定的时间之内，你可能只有精力把整个工作做到某一个程度，但你在其中的一个方面花了太多时间精力，不可避免地就在其他方面精力不够、时间不够、投入不够，所以让整个事情就变得不太平衡。

我一直在说一句话，完成比完美更重要。完成比完美更重要体现在工作的各个方面，对于自己的工作，需要有一个完成的状态，在完成的基础上再不停地去接收反馈，然后去优化它，最后变成一个比较完美的程度。同时，还有一个很重要的原因就是，我们大量的工作是需要与人合作的，既然是与人合作，我们就是更大工程当中的一个环节，如果我的工作时间延误了，那可能会导致整个工程的时间延误，这个会对其他人造成非常不好的影响。

那可能又有人会说，我虽然时间有了，但做得不完美怎么办？

没关系，因为整个大的项目，你还是有足够时间不停地去打磨，不停地去跟其他人进行碰撞，然后把你的工作做得更加完美的。

还有一个原因，完美本身是没有一个定义的。你觉得完美未必是大家所需要的，你觉得完美，可能早已经超过了其他人的预期或者项目本身的需要，所以一定是先有一个完成的概念，按时完成达到最低的质量要求。在此基础之上，如果有余力，如果有需要，大家再去慢慢地做更完美的事情。

另外，所有工作都有一个截止日期，一定要在截止日期交付一个完整的工作才叫交付，如果只交付一部分的工作，是没有用的，是没有办法称作工作完成的。

在这个意义上，工作不要过于细致对应的是我们之前说的原因五和原因八。原因五（制作文件和材料的速度太慢）就是因为你太细致了，太想完美了，太想找到那个对勾或者那个箭头了。以及原因八（大量的退回和重做），我们刚才也说了，大量的退回和重做往往发生在沟通不够充分的情况下，那可能你交上去的时候，觉得自己已经是一个完美的状态了，但依然跟别人想的不一样，这个时候就会有大量的重做和退回。

原则三：掌握工作的要领

掌握工作的要领，这个要领我觉得可能是翻译的原因，其实我感觉他讲的是工作的要点，就是这件事有几个点要做，才能把这事做完。

比如煮方便面。煮方便面有好多事要做，要煮水，要烧水，然后要煮面，可能还想放点青菜，打俩鸡蛋，搁点午餐肉，然后还要撒调料。整个过程是在一定的时间之内完成，同时有一些先后顺序的，有一些是并行顺序的。

所谓的掌握工作的要领，就是你得有一个规划，这些事哪些事先做，哪些事后做，哪些事同时做。你不能水还没烧就把面扔到锅里，那冷水泡面最后肯定是不好吃，或者这个面已经煮好了，你发现我的鸡蛋还没准备好，等把鸡蛋准备好的时候，它已经变成浆糊了，就没法吃。所以，通过这么简单的一件事，我们都可以发现实际上是很多不同的要点，很多不同的部分所组成的。

再举一个例子，比如乐队。一个乐队可能有很多的乐器部，那么指挥的作用就是告诉这些乐器部，什么时候你该进，什么时候你该出，你的这个调在哪儿，你的力度是多强。但是指挥的依据是什么呢？是谱，他有谱。所以我们说靠谱靠谱，靠的是什么谱？靠的就是这个谱。如果一个不好的指挥，当你在做事的时候没有章法，或者是忘了这边还有个小提琴，忘了这边还有个钢琴，那最后做出来的肯定是一个不靠谱的事。

在没有熟悉工作流程的时候，比如一个新的曲子第一次做没谱，或者这谱我不知道对不对，指挥起来不知道是不是顺畅，那这个时候怎么办呢？要知道，绝大部分的工作都不是新的工作，都是有人已经做过的工作，或者是曾经发生过的工作。作者建议，就是多观察这些熟练者的工作状态，他们是怎么归置这个工作的。对于你来讲可能这是一个新的乐谱，你要去第一次指挥，但对于别人来讲，可能已经指挥过很多次了，所以他什么时候关注什么点，他怎么掌握这个节奏的，你可以通过不停地观察去找到，然后在这个基础之上，结合自己的特点、想法，去加以改变，成为自己第一次尝试的基础。

原则三，掌握工作的要点，对应的慢的原因是原因三和原因四，就是工作缺乏计划、不断滞后，以及优柔寡断、犹豫不决。当你有了谱之后，你就会很清楚我什么时候该做什么事情，也就很清楚我的工作进展应该是什么样的进度。

废话较多，但总的来说学到的内容有几点：

1. 提高工作效率、改善思维方式能形成良性循环，这也是我最近深有体会的，原来工作也可以是一件和兴趣爱好一样快乐的事情，接受并且积极主动去思考，统筹安排，这样就有更多时间和心力做其他事情

2、工作效率可以无限度提升，除了自我总结外，可以多询问和请教别人的意见

3、一场无效率的会议相当于时间的慢性自杀，以后只要自己组织的会议，就要控制好进度和时间，聚焦会议的目标

4、练习思考最有效的方法之一：A4纸练习法，即将自己的想法梳理写在一张白纸上，每张三分钟左右

5、假设法是解决工作问题最好的方法之一，提出问题、做出假设、发散思维、验证假设

6、PDCA工作法，即plan、do、check、action

7、零思维方法，意即思考问题一开始就要跳出条条框框，思考最根本的问题，我发现周围有能力的人都在这样的思考，并且能力越强的人，越能理性深度的思考

8、认真倾听他人，追根究底，多问为什么能活跃谈话氛围，还要善于从有经验的人那里挖掘有价值的信息

9、每天花一定时间看有价值的新闻报道

10、外语学习，永远都不会是无用之功