此文为网课@阿何谈时间管理 本人听课笔记系列的No.4 篇。
发展历史
了解人们对时间管理的认知变迁,可以帮助我们加深对时间管理领域的理解,让我们更好地学习时间管理。
一开始其实人们没有什么时间管理的概念,毕竟当追求的是如何在恶劣的环境中生存下来。随着社会的发展,有了空余的时间,人们要做的事情也多了起来,避免忘事成了时间管理的开端。
所以,任务备忘是时间管理最早的一个雏形。
接着人们的时间更加充裕,事情越来越多,发现不能只做任务备忘。除了要知道做什么事情外,还要知道什么时间点去做这个事情。
于是,在任务备忘的基础上,加上完成事情的时间节点。时间管理开始有了时间的维度。
后来,人们发现在同一个时间段需要同时做完好几件事情,到底先做哪个后做哪个,便引入一个事情的重要性和优先顺序的维度。
如上三个维度可能对某个人是有用的,对另一个人却是没用的,此时的时间管理还不够完善。因为不同的人的性格、修养、个人具体条件、所处环境都不同,所以一律套用也不行。
最后,意识到最看重的是人本身,要去管理好自己,包括性格、自律性、习惯性、健康等方面的管理。
从历史的角度看,人们对时间管理的认识是一个逐渐完善的过程。个人学习时间管理也是同四个阶段发展的的一致,从浅到深的过程。
有了前人的学习经验和心得,我们可以直接跳过前三个阶段,直接进入目前最完善的第四阶段。
常见的时间管理理论和方法
番茄工作法是由弗朗西斯科于1992年创立的时间管理工具。
25分钟是一个番茄钟,把每个任务拆分成一个一个的小任务,用一个或若干个番茄钟去完成这些小任务,每完成一个番茄钟就休息5分钟。4轮(100分钟+15分钟)后休息15至30分钟。
非常简单又有效的番茄工作法深受欢迎。其实,它融合了目标管理、自我激励、时间控制、自我控制、身体要素等理论。
目标管理,是我们清楚知道一个番茄钟要完成哪个小任务。
自我激励,是完成一个番茄钟能给予我们成就感,一个又一个的番茄钟被完成则加大成就感。
时间控制在25分钟、5分钟和4个一组,都是时间量化的概念。
使用番茄工作法,就是自我控制。
身体要素是,25分钟是人的注意力高度集中的时间长度。
时间四象限法,是美国的管理学家 科维 提出的,按照重要性和紧急性程度划分事情,分为四个象限:重要又紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要,再按照如下原则来处理。
重要紧急赶紧做,再做紧急不重要,重要不紧急在没有紧急事情的时候赶紧做,不紧急不重要有时间再做甚至不去做。
时间四象限法看起来简单,但很少人有这个习惯。过去很多人对事情的划分缺少主次,只按顺序来处理,如此可能忙于事情中---有些可以不做的你做的,有些需要做的你没有马上做,导致重要不紧急却对你很重要的事情一直没有做,比如每天坚持学习。
时间四象限法可以帮助我们更加清晰地知道如何轻重缓急地处理事情。
二八原则在所有领域基本通用。80%效果在20%时间里产出,说明大部分的时间都被自己浪费掉了,而且很有可能是无意识中浪费掉的。
二八原则对时间管理的启示有两个点:
1.扣除睡眠时间,80%时间被浪费了,就要找到时间浪费点,去解决优化它。
2.要把最好的时间放在产出最大的事情上。这是个提高时间利用率的非常有用的方法。
最好的时间,是指一个人精力旺盛、状态最佳的时候。产出最大的事情,是指对你而言价值最大的重要事情。
早起学习的时间和下班后学习的时间,哪个你的效率高呢?再将学习安排在效率高的时间段。时间没有增多,但实际上完成了更多的重要有价值的事情。
GTD=Getting Things Done,指把事情一件一件列出来做完,包括收集、整理、组织、回顾、执行。
GTD是最著名的时间管理方法体系,很多人围绕上面5个核心部分发展出一些复杂的方法体系。鉴于GTD体系太庞大的,建议听完本课程所有内容,自然而然会学到GTD的大部分知识。
成功人士如何管好时间
成功人士估计是世界上最忙碌的人群,忙碌又成功代表在时间利用效率上有超出常人的地方,可以借鉴他们的时间管理方法。
但注意,不要崇拜地认为他们的时间管理方法都是正确的,不要不加客观的分析而盲目地模仿。
时间管理不是一件简简单单的事情,成功人士的心得,有共通的地方,也有自相矛盾的地方。管理时间没有统一的标准方法,盲从的话可能会多走弯路。
为何聪明的成功人士要在睡眠时间里挤压出工作时间呢?时间管理本来就无法增加出一秒钟,想多做事只能少睡点。
成功人士最常在5点到6点钟起床,因为几乎所有的人都公认,起床后的2到3个小时,是人一天当中学习、工作效率最高的时间段。
每个人白天需要做很多日常性的工作、社交等,如果八九点起来,可能马上就要处它们,就没有在状态最好的时候做最重要的事情,反而浪费在不需要高度注意力的事情上。
早起能为自己创造出2到3个小时的独立时间段,不被占用,排除打扰来处理对自己最重要的事情上。
牛人最牛逼的地方在于自律和专注,该工作的时候一定在工作,几乎不会被外界所打断,几十年如一日的规律性工作。成功人士很少被自身的情绪、外界的干扰影响自己来打断工作进程。一旦投入工作会非常专注地持续下去,时间利用效率非常高。
比如,Facebook创始人马克·扎克伯格每天只安排4到5个小时工作,但在这4到5个小时之内见了上百号员工进行高质量的对话。
除非工作需要大量的社交,成功人士都尽量减少自己的社交时间,因为大部分的社交是低质量的无效的,又耗费大量的时间,当然除了必要性的重要社交。
有成功人士建议为了做更多的事情而减少睡眠时间,那么睡多少算多,睡多少算少呢?
是有很多成功人士每天只睡4到5个小时,但也有像音乐家柴可夫斯基一样每天要睡足8小时的成功人士。
有人认为减少睡眠来增加工作时间,也有人认为足够的睡眠时间才能保持最佳状态来提高时间利用效率。
成功人士还建议做个有规划的人,有短期、中期、长期的规划,短期的还要列待办清单。
但也有像美国知名投资人马克·安德森不爱列计划的成功人士,他有句名言---“不要去预定自己的任何日程”,想到要做什么事情就马上去做。
自相矛盾处,到底哪个是对的呢?其实,没有标准的答案。
普通人到底该如何借鉴呢?
要学会动态的客观的去了解时间管理,同时结合自己的主观的具体情况。不要追求标准答案,不要凡事讲究对错,不是所有领域同读书时的考试一样有标准答案的。
不要太死板了。睡多少合适只能取决于自身的情况,毕竟每个人的身体素质不一样。如果明明需要七八个小时的睡眠时间,却硬逼自己睡四五个小时,弄坏自己的身体只好由自己负责了。
不要盲从。任何一个方法和技巧,都需要根据自身的情况去尝试和调整,再发展出最适合自己的方法。
同时,对时间管理的认知也是动态发展的,不能满足于现在所学的知识而不再去学习新的时间管理知识,要不断地去思考去提升。
好比学完本课程只是个起点,要不断根据自己的情况去深化认知,去优化方法。
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