I部分
What
片段向我们展示的是一种整理办公室资料的归类方法,它脱胎于衣柜整理法。适合整理办公室的纸质资料,不适合整理个人物品。
Why
通过对办公室纸质资料归类整理,可以营造整洁舒适的办公环境,不仅让自己感到清爽,也容易给领导和同事留下良好印象。同时,资料归类后也便于我们日后查找,提高工作效率。反之,杂乱的办公环境会影响心情,让领导觉得你做事无条理,自己查找资料也不方便。
How
将办公桌、文件柜以及抽屉中积累的资料全部拿出来,依次浏览,然并按下列原则进行归类:
1.待处理。将还在进行中的工作资料放到不同的文件夹中,并标注任务名称,放到办公桌顺手的地方。
2.委托他人处理。需要他人处理的资料或者等待批阅的文件,可先集中放置在一起,稍后依次分派、报送。
3.整理归档。将已经完成的或暂时不需要的资料、合同编制索引,放到文件柜中。
4.扔进废纸篓。将破旧的文件夹、废弃的草稿纸、过期报纸杂志、失去作用的汇报材料、文件等资料仍进废纸篓。
5.大胃王。将不好归类的材料统一放置到一个抽屉,定期再做处理。
A1部分
办公室同事中,我和几个男同事的办公区是比较混乱的,多数女同事要整洁的多,或许跟性别还是有关系吧。我除了每年春节放假前会对办公区域做一次大清理外,平日里很少主动去整理办公区域的资料,各种有用无用的纸质资料,以及下属单位报送的材料堆成一大堆,显得非常杂乱。一个月前办公桌堆满了,对桌上的资料进行了一次清理,但桌下堆放的下属单位报送材料仍然没有处理,有时候连自己都看不下去了。
A2部分
周一下班后,花半小时对办公区域的资料进行分类整理,营造一个清爽的办公环境,具体分类标准如下:
1.待处理资料
2.委托他人处理资料
3.整理归档资料
4.丢弃资料
5.综合资料