Fem tips för distansmöten: Förbered noga och ha en plan B
- Förbered noga Prepare carefully
Mycket tid kan gå åt när man ska starta ett distansmöte. Man får inte kontakt med alla, man börjar diskutera alternativa mötesformer och ordföranden blir splittrad när hen måste hantera teknik samtidigt som mötets tema.
- ordföranden the chairman
Foto: Aleksandr Davydov, MostPhotos
Utifrån resultat från forskningsprojektet Professional Communication and Digital Media har forskarna formulerat några tips:
- Kolla i förväg att alla deltagare har de digitala verktyg som behövs. Behövs någon enkel instruktion? Har alla fungerande mikrofon och eventuellt kamera?
- Kolla i förväg check in advance
- Fördela ansvaret för mötet. Det är bra med en ansvarig för det tekniska och en annan som leder mötet.
- Bestäm och påminn om praktiska mötesregler: att logga in i god tid, kolla mikrofon och eventuellt kamera, att sätta på mute när man inte pratar, gärna ha mobilen på tills mötet har kommit igång. Skriv ner saker som: Ska vi använda kamera alls? Hur begär vi ordet? Ska vi ha en runda då var och en säger sitt? Vad gör man om man inte hör eller vill påtala något praktiskt? Använder vi chatten? Vad gör vi om någon faller bort under mötet?
- Ha en plan B! Om planerat sätt att kommunicera inte funkar – går vi då över till mobil eller vad? Vem ringer i så fall upp? Finns allas nummer? Vem bestämmer (jämför punkt 2)?
- Ha en bestämd sluttid. Det är bra att i förväg veta när mötet ska avslutas och att alla berättat om de behöver sluta tidigare.
Många av de här sakerna fungerar säkert när man har interna möten, men när man planerar och bjuder in externa är det extra viktigt att tänka på förslagen.
Om projektet och kontakt
Projektet som handlade om digital och flerspråkig kommunikation på kontorsarbetsplatser är avslutat och håller på att rapporteras. Det finansierades av Marcus och Amalia Wallenbergs minnesfond 2016–2019. Professional Communication and Digital Media
Senast uppdaterad: 24 april 2020 https://www.su.se/svefler/om-oss/nyheter-press-media/fem-tips-f%C3%B6r-distansm%C3%B6ten-f%C3%B6rbered-noga-och-ha-en-plan-b-1.495885
