原创图文|发愤的草莓

你会有这种感觉吗：

日计划制定了好像没用啊，完不成还是完不成。

具体说来，比如，日计划中明明安排了几个并不难的任务，一天下来却莫名其妙地只完成了一个；本来半个小时就可以搞定的任务，最后竟然用2个小时才摆平。

所以，心里像千万只蚂蚁爬过一样。

别怕。出现上述情况， 除去计划可能安排超额的原因， 还可能和“效率”扯上关系。

效率追求的是，任务在更短时间内达到预期效果。

如果预计一个小时去做一项任务，实际上累积起来，只有半个小时真正在做有用功，产出有质量保证的内容，等到原定一小时结束时，任务还只完成了半小时的量，没达成预期效果，只能再加时间，变本加厉。

这就是效率低了。

那么，是什么吞噬了你的效率？

一起来纠出这些要素，让它们原形毕露，然后想办法搞定它们。

熟悉项目管理的伙伴都听过“人机料法环”，那就从五点出发，细数这些时间无底洞！

一、人：自己

人是做事的主体，首先考虑“人”的因素，也就是自己。

（一）动力不足

小杜在一个大型机构上班，负责写写材料。但这段时间感觉没动力，每次有写材料的任务，总是懒得提笔又放下。

倒不是不会写，是觉得写好写坏一个样。自己不喜欢的任务，又不能不做，这时候很容易产生倦怠感。

草莓支招：
这时候可以采取沉浸工作法，告诉自己，就用10分钟的时间沉浸在这件事上。这种情况下，写了10分钟后，往往你会一发不可收，愿意继续写下去。

也可以暗示自己赶紧写完就有时间做其他的事了，然后想办法用自己喜欢的方式做不喜欢的事情，比如买一些喜欢吃小水果，比如草莓之类的，洗干净，每写25分钟，就奖励自己吃一颗，像玩游戏一样完成任务。

（二）情绪低落

情绪低落，心理能量低，对效率的影响也很大。因为它会损耗我们的每日精力总值。精力减少，自控力下降，做着事情时被心事带走，速度当然就慢下来了。

草莓支招：
可以选择闭上眼，缓慢地深呼吸一会儿；回忆让你感觉到开心的场景，大笑一声；或者短暂地打个盹。

（三）精神不振

有朋友问，每天晚上打开“今日待办”清单总是发困，心里就想做其它杂七杂八自己想做的事，很难受。

这是正常的。日出而作，日落而归，按照大自然的规律，大部分人在晚上的精神状态没有早上好，做事怎么可能有效率呢？

草莓支招：
聪明人都会在白天精力旺盛时做重要的计划，晚上选择做轻松的事。如果精力还行，是专注力的问题，可以看我的那篇《难以专注，是哪里出了问题》。

二、机：工具

“机”是指机器，这里泛指工具。现在推进任务少不了工具，即使是思考，也要借助纸和笔。工具能带来便捷，也会带来麻烦，像一把双刃剑。

（一）工具困扰

有时候明明打开网页想搜索点资料，突然，浏览器弹窗就冒出各种猎奇式的新闻，诸如“全球将进行首例换头手术”之类的，顺手就点开了，看到后面，又被另外一个又一个的新闻标题吸引走了，一发不可收拾。

看多了也不过那么些事，对自己生活压根没什么影响。回过神来，才想起刚才要办的正事，时间已经过了1个小时。

草莓支招：类似这种情况的还有社交媒介的信息，如微信朋友圈，qq信息等等，很容易把你带跑。可以关掉这些软件的信息到送提醒功能，做事时把手机倒扣在桌子上，给自己心理暗示。

（二）软件不熟

小明的女朋友接了一项任务：把一本书上的30页内容录入电脑文档。这事自然由小明包了，他傻傻地照着书本一个字个字地敲打键盘。

等到快完成时，其舍友一语道破：用ocr软件就可以把书页照片以文字形式识别出来，再改掉个别错别字就可以。

要是对这软件工具了解和熟悉，甚至知道去网上搜索一下，这么尴尬的局面就不会有了。

草莓支招：
提升学习的敏感度，对新式的可以辅助提高工作效率的工具，不要畏惧，多了解多尝试。如果是办公时经常会用到的软件，更不用说了，看看书或报个班让自己掌握得更深入些。

（三）设备故障

有时候，我们急急忙忙地准备材料赶工，不料电脑出来捣乱，卡得死死的。而且材料只存在本地硬盘，没有上传到网盘之类的地方，更让人心急如焚。

本来很高的效率，因为电脑死机拖了后腿，还影响心情。

草莓支招：
熟悉常用工具的脾性，使用电脑一次不要开太多程序，定期杀毒清理垃圾提升速度。再不，买台配置高的，降低死机的频率咯。

三、料：资料

料，指“原材料”，这里指进行某项任务需要的资料。

（一）资料难找

小a约客户签合同，可是电脑硬盘里每个地方都浏览过，找了半天才发现有好几个名字相似的文档，分不清哪个是最新版本。

最后只能一个个打开，用肉眼进行分辨。急急忙忙赶出门，差点因此与客户失约。

草莓支招：
电脑硬盘需要进行相对清晰的分类，便于文件的存放与查找。资料保存时需要规范名称，最好能加入年月日以及版本号。另外，可以安装极速搜索软件everything，减少找资料的时间。

（二）资料无备

俊仔打开笔记本，打算写一篇大型文案，可是硬是怎么绞尽脑汁都写不下几个字，急得团团转。原来，自己对这个主题一点感觉都没有，更别提有灵感了。

只能重新打开搜索引擎，输入关键字寻找灵感，写作的任务暂缓了。

草莓支招：

如果没有提前准备好任务需要的相关资料，等到计划必须完成的当天，开工时往往措手不及，需要从头开始。

兵马未动，粮草先行。重视准备工作，把它视为大任务的一部分纳入日计划清单，提前做足工夫。

（三）资料遗漏

你是否曾经因为出门忘带资料，又跑回家里拿取，路上费了周折？这个资料就是完成这个任务的必要准备。

这种场景的很常见的，比如说出门办事忘带身份证，或者是忘带车钥匙，别说这些，就是现代人离不开的手机，你也保不准有时候会把它落在哪里。

草莓支招：
对于重要资料，出门前一定要慎重地检查一下，不能想当然。

如果是经常忘带某样物品，要考虑采用一些方式辅助提醒，具体可看我的文章《老是丢三落四，这方法能治》。

四、法：方法

“法”，即方法，指做事欠缺有效的方法，导致事情进展不如意。

（一）东搞西搞

小紫要做一份ppt，先找ppt的素材，光是这么在网上搜索无版权的图片，就花了几天时间。等到领导催着要ppt时，才急急忙忙深夜含泪加班。

一个任务摆在面前，没有先进入正题，肯定会东搞西搞，拖拖拉拉。但这种“拖延症”，只是做事方法出了问题才导致的。

草莓支招：
做事之前先提前想清楚大概分几步，并且设好期限，给自己一点压力。

凡事先抓住最难啃的硬骨头。像上面的例子，最难啃的硬骨头是构思ppt的内容和架构，先把这事搞定，后面就好办多了。

（二）欠缺经验

小雪想在网上投资p2p，注册时加上绑定银行的过程大费周折，等到注册完要转账时，每次都需要登陆银行页面并用手机进行确认。

以为就只差把钱转到p2p平台了，结果转了几次都被指出超过当天额度。原来，一天只能转一定数额，需要连续几天才能凑够一个起点3万的投资项目。所以折腾了好久，那天最后还是没有完成投资这件事。

像这种结果，正是对转账额度没有经验所致。像这种转账额度，不同银行不太一样，出于方便自己今后的操作，可以把需要了解的数据记录起来。

草莓支招：

对于反复用到的经验，需要建立笔记系统，这样下一次可以拿出来参考。

特别是对于常规事件，有经验库在手，每一次做都可以比上一次缩短时间。

（三）沟通不畅

有的朋友抱怨怀才不遇。

问是什么事。他说，辛辛苦苦做了份文字材料，拿到领导那里，被要求改了又改，费了很多时间。

再问：那你接到这个任务时，有没有先询问一下领导有什么要求，有什么意图。

他说，没有，领导只是交待完成写一份什么什么材料给他，并没有多说二话。

这是沟通不畅导致时间的过量消耗。

草莓支招：
有些领导交待任务三言两语，这就需要你主动了解，同样一份材料，有的领导喜欢务虚一点，想要各类大话套话，有的领导喜欢务实一点，喜欢各类数据铺陈一页。

如果要节约时间，接任务后要立即搞清领导的需求。这样，你将省力省心更省时，领导也满意。

五、环：环境

“环”即环境，是指完成任务时的客观工作环境。

（一）环境恶劣

莎莎换了家新公司，这家公司是开放式办公的，所有经理都跟他们的组员在同一层楼工作，每个人的工作台面也不大。

她小小的办公区域里堆 不少东西。在台灯昏暗的光线下，坐在椅子上，她送把一摞文件推开，腾出空间放下咖啡杯。

正要开始专注地思考一下时，周围的谈话声，电话铃声，打印机声声声入耳。

她呆呆地看了看钟面， 发现一个小时过去 ，工作毫无进展。她两手托住腮帮子：“我根本没法在这里做任何事！”

草莓支招：
大多数人无法决定自己的工作环境，除非是自由职业者。环境中的噪声与光线，都会影响到工作的效率。

如果你只能与其他人共享一个工作环境的话，不妨买个降噪耳机戴上。至于光线方面，可以考虑给台灯换个偏蓝光的灯泡，让你工作更醒神。

另外，别忘了给工作台面进行“断舍离”，保证干净整洁 台也可以激发工作灵感。

（二）旁人打岔

小糖每天早上坐在办公桌前，都想好好地把重要任务无完成。结果，周围年纪比较大的同事都喜欢过来找她聊天。

她也不好意思拒绝，只能陪着心不在焉地聊几句。还被老同事洗脑一番：那么认真干嘛，先休息一下再干活，才有劲。

在这种不断开始、暂停、开始、暂停的状态下，她根本没法做正事。

草莓支招：
对时间有守护意识，比如跟自己约定，每天早上10点半之前是黄金时间，用来专注工作。

对于经常打扰到自己正常工作的同事，跟对方沟通好，表明手头有要紧的事。如若对方通情达理，一定可以理解的。

（三）临时突发

工作中，难免会遇到临时突发的任务，打断我们手头正在干的活。

比如，临时通知开会，而且是低效无聊的会议；突然有不速之客到访，就想找你询问一些情况；或者领导找你干一件无关紧要的事。

草莓支招：
这些突发的影响当下工作的事情，无法预料到，只能见机行事。

通常在日计划确定时，要给每天预留出一些时间，以应对这些临时突发事件。如果是一些无关紧要的，不急着干的任务，想办法灵活处理。

唠叨的这些内容，不知你看完了没有。

上面所说的15个因素，是我能想到的吞噬效率的时间杀手。

要跟这些时间杀手过招，就需要我们在执行日计划中，在任务中断时、中场休息时等特殊时刻，召唤“小天使”出现，帮助提醒与觉察（具体可见《推进计划时，避免瞎忙的终极办法》）。

在这个过程中，如果发现耗时严重超预期，及时“刹车”，停下来思考一下是怎么回事，而不是一条筋蛮干下去，就不会因为效率低下而白白丢掉好多时间。

当然，你也可以选择在每日回顾时反思这事。

虽然这样比不上即刻找到原因改进那么立竿见影，起码可以深挖出当天吞噬你效率的“元凶”是什么因素。

即使当天已经规避不了，但可以汲取经验防止下次再犯，也是进步了。