会沟通的职场人,都是怎么说话的?

春秋战国是中国历史上非常重要的一个历史时期,齐国作为这段时期内的重要诸侯国,诞生了无数典故。在战国时期有位齐威王,虽然他所取得的成就没有春秋时期的齐桓公那么大。但是齐威王在位期间,因为广开言路、知人善任而使得齐国非常强大。

关于齐威王广开言路的原因,还有一段趣事,被记录在《战国策》中。这篇文章就是著名的《邹忌讽齐王纳谏》,不过主角不是齐威王,而是邹忌。

有一天早上,邹忌在穿戴好衣服之后照镜子。觉得自己非常俊美,于是问自己的妻子“我与城北的徐公相比,谁更美丽呢?”邹忌的妻子答道:“当然你美,徐公怎么能与你相比呢?”邹忌又问自己的妾:“我和徐公相比,谁更美丽?”他的妾答道:“徐公怎么能与您相比呢?”

第二天,邹忌又问前来拜访自己的客人:“我和徐公相比,谁更美丽?”客人答道:“徐公不如您美丽。”邹忌听罢,非常高兴。第三天的时候,徐公亲自来拜访。邹忌在接待了徐公之后,陡然发觉自己没有徐公美丽。

当晚,邹忌在徐公走后回想自己的妻妾与客人说自己美丽的原因。他发觉自己的妻妾和客人之所以说自己比徐公美丽,是因为妻子爱着自己,妾害怕自己,客人有求于自己。于是第二天他前去拜见齐威王,把自己悟出来的道理告诉齐威王。

齐威王在听后非常赞同,于是下令广开言路,齐国又开启了新一轮的强盛之路。

许多人在读这篇故事的时候,都将重点放在了齐威王善于纳谏上。但是却忽略了邹忌说服齐威王的过程,这让很多人产生一个误解,即善于沟通并不重要。在现代社会,没有任何一项工作是可以依靠个人的力量完成的。在工作过程中,我们或多或少的需要别人的协助。

所以沟通是即将进入职场的新人们必须具备的一项技能,而且这项技能的重要性并不亚于个人专业能力。

环顾我们四周,总会发现表达能力差的人。比方说今天某个同事去向领导汇报工作,等他回来之后我们问他汇报的结果怎么样。他却回答说:“刚才过去跟领导汇报工作,进去说了半天才发现,原来我理解错了他的意思,忙活半天全白做了。”

本来一句话的事,他却说了一大堆。闲聊的时候这种方式当然OK,但是职场上如果还是这样去跟别人沟通,那就只能怪自己不会说话了。

既然职场沟通如此重要,那么该如何做到高效沟通呢?

在开始沟通之前,让我们先来了解一下逻辑思维。许多人觉得逻辑思维只有在理工类、IT等行业才用得到,这不能怪他们,毕竟我们从小就被灌输理工类专业才需要逻辑思维能力。

逻辑指的是思维的规律和规则,是对思维过程的抽象。逻辑不生产知识,它只是提供一套规则和方法,让我们可以组织和运用知识。

沟通的过程需要逻辑,组织自己的观点需要逻辑,准备详实的数据同样需要逻辑。在日本的顾彼思商学院,将沟通的逻辑写进了《逻辑思维》一书中。

许多人苦恼于自己在沟通过程中找不到重点,尤其是在向上司汇报工作的时候,总是将沟通不畅归结于紧张。这其中的根本原因并不在于上下级之间的关系,而是没有搞清楚沟通的三个重点“说什么、对谁说、怎么说

依照逻辑将自己所要说的内容置于这个框架内,沟通的效率会成倍增加。

说什么

如果有机会的话,建议大家看一下别人写的工作报告、方案、行动计划。看完之后会发现大部分人写的内容都是没有重点,那什么是没有重点呢?就像下面这段内容。

近年来产品市场趋近饱和,本公司新产品未达到销售预期,对手公司新推出了针对年轻女性的产品。根据客户调研结果,本公司商品在所有项目上获得评价均略高于平均值。综上所述,为了提高公司收入和占有率,建议开发新产品。

看完这段之后我想大部分人都会觉得一头雾水,尽管这段内容包含很多信息,但是看完之后还是抓不住重点。这就是典型的沟通失败,原因就在于逻辑不清晰。

沟通顺利的第一个要素,是要清楚自己想说什么。如果连想说什么都不清楚,那沟通对象自然一头雾水。所以在沟通之前,我们先要准备好自己的论点。

那什么是论点呢?

所谓论点意为“需要思考的东西”、“需要议论的东西”、“议题”。论点的作用就是标明我们的态度和观点,如果论点不明确,那么我们整个方案、计划、主张都会不稳定。

除了论点,我们还需要详实的论据来支撑自己的论点。论据不充分、不真实,会让沟通对象怀疑我们的论点,进而导致沟通失败。作为职场新人,最容易犯得也是这个错误。找到问题之后,却不会找论据支撑自己的论点。

论据的来源主要有两个:一手资源和二手资源。一手资源包括自己亲自从一线工作中收集,以及向一线工作同事索要数据。比方说要想描述公司某个产品的目标人群特征,可以通过询问销售人员和客服。一手资源的有点在于真实,符合公司实际情况。缺点在于工作量大,信息收集慢。

二手资源指的是网络、报纸、期刊等等,比方说国家统计局、行业协会以及行业TOP前十公司的年报、财报。在使用二手资源作为数据时要注意一点,二手数据都是经过加工的。要明确数据加工的前提和调查时效性。

论点和论据都准备好了,接下来就该按照逻辑框架来整理自己的沟通内容了。

已经在前面提到过,逻辑提供一套规则,让我们可以组织和运用知识。在沟通过程中,最方便的逻辑形式是金字塔结构。在金字塔结构中每个论点都有详实的论据作为支撑,而每个论点之间又符合MECE原则,即互相穷尽且完全独立。

看到这有的人会问:“论点和论据是不是越多越好呢?”论点和论据都是为了支持我们的观点和主张,如果数量太少,那么会说不清楚。如果数量太多,又会让沟通对象产生迷糊。所以在金字塔结构下,论点和论据的数量最好是保持在二到四个。

对谁说

在职场中经常会发现这样一种人,我们说了半天,结果对方没听懂。明明已经说了很多遍的事,他还是不停地问。这种情况下大部分人都会抓狂,怀疑自己是不是没说清楚。

沟通是双向的,我们在准备好自己的论点、论据以及结构的同时,还需要考虑沟通对象。影响双方沟通,除了前面提到的逻辑以外。信息质量、理解能力以及个人价值观同样重要。俗话说“秀才遇到兵,有理说不清”,这就是典型的因双方价值观不同而导致的沟通失败。

清楚了解沟通对象,是职场沟通顺利的第二个因素。

在开始沟通之前,需要充分了解对方的情况,只有消灭“差距”才能沟通顺利。比方说我们提出的主张是提高公司盈利水平,在与后勤部门主观沟通的时候,要强调降低计划外预算。在于销售部门主观沟通的时候,要强调开拓新的销售渠道。

怎么说

沟通并不是只靠嘴说,尤其是工作上的沟通。许多人觉得自己只要把报告写清楚,照着念就行了。这种观念是非常错误的。沟通是需要讲究方式方法的,好的方法会让沟通对象毫不费力的明白我们的观点。

那什么样的沟通方式才是好的沟通方式呢?

信息是中立的,但是我们在接受信息后会根据自己的经验、偏好、知识等方面去解读信息。就像老话说的“仁者见仁智者见智”。所以在沟通过程中,最好的办法就是让对方通过我们的内容去挖掘信息。

用讲故事的方式给事实和数据披上华丽的外衣,让沟通对象自己去挖掘故事背后的信息。在这个挖掘信息的过程中,他们会形成自己的看法,这种方式远比我们亲自描述印象深刻。

有的人反感讲故事的方式,认为这是“大忽悠”。讲故事并不是让我们信口胡诌,我们的观点是有详实的论据作为支撑,按照一定的逻辑顺序搭建好的,讲故事只是让沟通对象更好理解我们的观点而已。

“事实无法形成信任,信任需要故事维系它———一个有意义的故事能激发人们对你的信任,听众会重新燃起对你的希望。人们更重视他们自己得到的结论,他们只会相信事实发生在他们身边的故事。

所以会讲故事是高效沟通的第三个关键。

历史上因为不会沟通而导致失败的原因比比皆是,作为一名现代职场人。在经历多年的教育之后,一定要掌握沟通的技巧。埋头苦干的同时,还要能说会道。这样才能让自己的职场生涯走上快车道。

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