1.2 用Google Calender制作日清单

1.2.1 用手机APP辅助管理时间

1.为什么选择使用Google Calendar

1.2.2 Google Calendar 与时间轴

1. 时间轴
   下面以Google Calender为例，展开讲解日清单的具体做法。
   我们要更换为“Day”模式。因为我们度过的每一分钟，每一天都是线性向前推进的。例如，2020年1月1日早晨醒来，经过中午，下午到晚上睡觉：然后1月2日早晨，中午，晚上......日复一日。时间轴的显示贴合我们的作息规律，可以无缝隙地嵌入到我们的时间管理中。
   这种时间轴的显示方式在时间管理App中并不多见。目前大多数的清单或待办事项类App都是并列式，每个任务都是独立的，任务之间缺少链接。而时间轴如同一条线，把一颗颗珍珠（任务）串联起来，形成一条项链，这条项链就是我们的时间，我们的人生。时间轴能带给我们极强的时间意识。

2. 具体做法
   （1）点击左侧三条线，弹出界面
   （2）选择Day模式

   
   
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   第二种做法：

   
   
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   Tip：
   关闭Google Calendar时显示哪个界面，打开的时候依旧会显示哪个界面

1.2.3 添加新任务与基本功能

添加新任务

• 可以通过 日时间轴 视图添加新任务

如前一节所述，日清单是用来管理广义的任务的。因此，我们把Google Calendar中添加新事项的操作，称作为添加新“任务”。
下面以添加名为“【午】”的重复任务为例，介绍在Google Calendar中添加新任务的做法：

1. 点击+号，弹出Goal，Reminder,Task,Event几个标志

   
   
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2. 点击Task（而非 Reminder），

   
   
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   备注：

• 为什么午间提醒 点击task而非reminder，是因为task mark completed 之后可以停留在原位置，方便我们做一日三分法的区分。

3. 点击每日11:55重复

另一种方法，添加Event（meeting）可以通过Day视图添加 硬日程：

1. 点击所需要的时间段

   
   
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2. 可以上下拖动到合适的时间段（以15分钟为一界限）

   
   
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   3.点击title，编辑
   注意：在这个视图下输入的为Events（Meetings）

Tip：

1. 快速定位当前位置
   在schedule视图，点击右上角，就可以快速定位到当前时间，非常方便。

   
   
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2. 快速切换 Schedule 与 Day 视图

   
   
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Tip：What is the difference between Events ,Reminders and Tasks?
The easiest one to difine is 'Events':if you renamed that to 'Meetings',it hopefully gives an indication that this is where you are attending something .It might involve other people ("meet with boss ")or could be "Flight from Stanted to Glasgow"

**Reminders ** are where you want to be reminded about things - for example ,if I went to the Gym on Thursday evenings after work(going to the Gym would be an Event),I might add a reminder on Thursday morning to take my gym gear with me to work .

我的例子 （只需要记着就好）

• 比如周四会去声乐课，提醒我去的时候带上一本书
• 提醒我每天吃药，吃鱼油
• 提醒我早上9:15 打新债
• 每天学习 声乐呼吸

Tasks Tasks allow you to have multiple items to be done ,for example ,a taskof 'weekend away'

Tip：How to add a reminder

Add reminders in Google Calendar
You can add reminders in Google Calendar. Reminders carry over to the next day until you mark them as done. For example, if you create a reminder to make a restaurant reservation, you'll see the reminder each day until you mark it as done.

Your reminders are private and can’t be shared with anyone else.

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提醒新任务

挺行的方式可以选择声音或者震动提醒（操作见下图）。选用声音时，建议多花两分钟时间，挑选一款自己喜欢的铃声（可使用手机里的其他音乐）作为提醒音。
这个铃声日后会经常想起，而且有时响起是提醒我们去处理不愿意做的任务。如果能有一个悦耳的铃声，会让我们身心愉悦，减少执行的阻力。我选的是一支很短很优雅的钢琴曲。像短信提示音一样，短短几秒即可，无须太长。
提醒的目的是避免我们错过时间。根据任务不同，提醒的时间点可以选择准时提醒或自定义提前多少时间提醒，甚至设置两次提醒，见下图，凡带有提醒的

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我平时的习惯：
（1）我工作起来容易专注，
（2）如果去参加声乐课程，比如晚上8:15，我6:30需要出门，会设置一个提醒，6:00需要停下手头工作，进行洗澡换衣准备
（3）周日下午去养老院 3:30开始，2:00到地铁站与小伙伴集合，1：45出门，1:30准备，既然与小伙伴约的时间是两点，那么schedule（meeting或者硬日程）可以设为两点，1:45 提醒出门
（4）每隔几天会轮流带小组会议，需要提前提醒准备，可以提前时间设置
（5）下午两点办理民生银行香港卡
（6）下午一点与汉口商铺沟通

【小讲堂】
日清单是每天必用软件，建议使用手机的“桌面工具”，把它们放在桌面上，以便随时查看。下面是我的手机主界面

1-3 日清单必备：一日三分法

一日三分，让时间翻倍！
四种颜色管理任务，每天过多彩生活
前一节大家轻松学会了高效Google Calendar app的基础操作。请注意，我们学习的重心不在于App的操作，而在于其背后的时间管理理念与方法。如同乐高积木同样的积木块，又的人只能拼出普通的平房，而有的人却能搭建出气势磅礴的城堡。差别不在积木块的组装用法，而在于头脑中的想法。做好时间管理，不仅要用更好的工具，更需要具备好的时间管理思维和理念。
接下来讲解如何用它来制作真正有效的日清单。本节解锁的是一日三分法与四色管理法。

1-3-1 一日三分法

在前一节中设置了每天【午】和【晚】的循环任务，是出于两个目的：
1.Google Calendar中：【午】和【晚】在一天的日清单起到分割线的作用，通过这两个任务将一天之中除了睡觉之外的清醒时间分为三个时间快：上午（早晨醒来～12:00），下午（12:00-18:00）和晚上（18:00-睡觉前）。**我将其命名为“一日三分法”。
一日三分法的用处与益处如下：

1. 高效安排任务，延长每天的时长：
   现在有两种做法可选择：一个是安排10个小时的任务，另一个是安排3个小时的任务。哪个更容易做到高效呢？
   自然是后者，若制药高效安排三个小时，成年人基本都能做到，但未必人人都能很好的掌控十个小时，它需要更高的时间管理能力。见下图：
   
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   Tip：
   将一日三分法 早 午 晚 设置为task，是因为在task完成后依旧会停留在原来的位置，保持一日三分法的状态。或者可以通过早餐 午餐 晚餐 进行区分。
   将早 中 晚 设置成任务，到了时间点击 marked as done，开启下一个阶段。
   早 8:55 中 13:55 （5hours） 晚 7:55 （6hours）
   如同项目可以分解，时间也可以拆解，一日三分法就是把一天的时间拆解成三份，这样每块时间只有3-5个小时，我们可以一小块一小块的安排任务，既有利于把任务安排的更合理，更紧凑，减少浪费，又有利于快速发现空余的时间，插入新任务。
   同时，如引言中所述，每天我们有大量的业余时间可以利用起来，一日三分法让这种意识显像化，它明明白白的提醒你：无论是周末，还是晚饭后，都一个个时间快，在静待你的安排。
   长时间使用一日三分法后，我们看待时间的单位会从1天缩短至1/3天。
   同样的时间，在使用三分法后带给我们的感受却有很大不同。我们先做到把时间单位从1天缩短至1/3天，已形成更强的时间观念。日后，随时不断地学习和精进，再继续慢慢缩短时间单位
2. 缓解焦虑，提升执行力
   对比前一页的两张图，同样都是7项任务。左图是一般的日清单显示，右图是采用一日三分法的日清单显示。大家的直观感受是什么？
   上左图中，密密麻麻的任务罗列在一起，看起来很多的样子，想象一下，当我们造神打开日清单，看到一天要做这么多的任务，心里一定会产生隐隐的抗拒吧。用小伙伴自己的话说：妈呀，还是刷个朋友圈压压惊吧...
   而下图中**仅仅因为加入了分割线，我们能轻松的辨识出：上午只要完成3件，下午只要完成3件，晚上只要完成1件就可以了。这样想来，是不是感觉浑身轻松了很多，更有信心完成日清单了呢？
   焦虑会带来拖延，造成低效。在本书中很多不起眼的做法都能帮大家缓解焦虑，过上有条不紊的生活。

Tip:
在执行日清单时，每完成一个任务都要打勾，【午】和【晚】也是要打勾的。小伙伴们反馈说，每次打勾都给自己带来成就感，提升了行动和执行的意愿，很有效果。

12月3日 1-4 日清单做法：远估近瞄

近瞄，用日清单掌控每一天，远估,留出时间余量，在安全线内跳舞
至此，大家已经掌握了日清单的三个基本用法：时间轴，一日三分法与四色管理法，接下来，本节解锁完整日清单的制作方法，我取名为“近瞄远估”。
近瞄的对象是时间（一整天），指详细制作近一天完整的日清单，远估的对象是单个任务，指对于执行时间较远的任务，先预估一个日期和时间点，写入日清单内。然后，在临近该日期时，再通过“近瞄”最终确定真正的执行时间。远估与近瞄两者搭配使用。
中国自古有很多关于做计划的谚语，诸如“凡事预则立，不预则废”“谋定而后行动，则无往而不胜”。西方时间管理大师博恩崔西说：”每拿出一分钟制定计划，在行动时将会节省出相当于指定计划10倍的时间。所以，每天只要拿出10-12分钟制定计划，就能节省出将近两小时的时间（约为100-120分钟）。“
每天10分钟的规划是否真的能节省出2小时，可能因人而异。但做规划能提升效率，这点毋庸质疑如果没有规划，做事全凭感觉，或者走一步看一步，那么我们就会陷入被环境，被他人，被工作所支配的境地。并且，重要的事情会被那些简单又容易的小事和紧急的事情所取代，最后碌碌无为。我们自己不做主，便会为他人做主。
日清单的本质是提前对时间的利用做规划
请看下面的5个例子：
（1）微信里，你的同事发来一条信息，想约你在12月12日14:00开会讨论某个项目（或者一起外出拜访）
（2）在家晚上9点，你突然想起明天去公司和小姐姐沟通客户TS的资料问题，不过现在太晚了，明天见面的时候记得沟通
（3）早上，你正在做饭，发现酱油用光了，于是，你想着，明天下班路上经过便利店时买瓶酱油。
个人例子：有笔现金，明天下班路上去附近的ATM去存款。（早上记得 带银行卡）
（4）本月月底健身卡到期需要续费。于是，你想着，去健身房前要带好信用卡
个人例子：中午吃饭时突然想起晚上朋友7:00来家里做客，需要自己下午五点预定永辉超市下单，六点到家时菜就刚好送到。
个人例子：双十一那天很多东西都有优惠，比如人身保险 车险 一些米面（三个月为量），提醒 （周期性任务）

周期做的事情

姐姐生日：进行生日提醒，购买礼物
理发 周期性的事情
（5）TM演讲俱乐部邀请你与7月7日（星期六）去做分享。而这天你已收到了另一个俱乐部的口头邀请，但尚未收到书面邀请函。因此7月7日能否去俱乐部分享，尚不能确定。
个人例子：12月27日（周日）接到存在老师课程邀请，而这天你已收到信息，这天有可能出差，因此 12月27日能否去参加存在老师课程，尚不能确定。

（6）设立一些目标，比如每天早上进行写作，中午午休，晚上进行声乐练习，英语学习，长期坚持的任务

或许，读到这里的此时此刻，你脑海中也突然闪现了数件新的待办事项。
那么，大家平时时如何处理这些待办事项呢？
很多人什么都不做，因为他们很信任自己的大脑，他们的想法是：”这点小事，我记住了“。
结果会怎样呢？可能是：

• 2小时后你看到张总从会议室里出来，感觉似乎有什么事想向他请示，却怎么也想不起来是什么事。
• 第一天下班路上忘记买酱油，到家后才想起来，第二天继续忘，如此日复一日......
• 第一天下班路上路过ATM存款机，突然想到忘记带银行卡，第二天继续忘......

这些例子一再说明，靠大脑记忆其实是不靠谱的，尤其信息爆炸的时代，信息多到你的大脑根本来不及处理和记忆。大脑的功能是用来思考。