由于众多不可预见的情况，会议活动往往会被搁浅：你的场地提供商临时变卦，糟糕的天气威胁到嘉宾的安全等。
活动取消已经不是一件稀罕事了，但是如果我们不能很好的处理的话，你的电话就要被参会者打爆了！况且，一个完美的处理方案也是展示品牌形象的绝佳机会。
不得已要取消一场会议活动时，你要怎么做才能从困境中走出来？下面这些提示可以帮助你改变自己的不利地位，带给参会者最佳体验！
向参会者解释，停止售票
如果你确定要取消这场会议了，首先要做的事就是和你的参会者进行有效的沟通并且停止一切售票事务。顾客就是上帝，你应该第一时间通知到他们如果你已作出最终决定的话。
提前多久通知参会者并不是个轻松的活，但最少你要提前24小时。因此，有个理论就是越早通知，得容易得到谅解，尤其是一些远路的参会者，他们需要提前预定机票和酒店，对于他们来说，是需要一些时间来重新规划行程的。
尽可能给他们发送电邮通知一下并作出合理解释，如果可能的话，给他们每个人都打一个电话吧。有些人并不总是检查邮箱的，况且有时候你发的邮件会被当做垃圾邮件处理的，所以利用起一切渠道来发布消息吧。官网，营销邮件或者其他一些推广平台都是很好的宣传渠道。
发送邮件时候，标明退款金额，处理时间以及到账时间。最后，以类似下列的格式进行署名：“Carol，大会主席”。
全额退款
如果是收费票的话，你应该尽快给参会者全额退款，如果你的会议分多日举行并且只有单日取消的话，部分或者按比例为购买通票的参会者予以补偿是相对合理的。
只是延期会议并非是取消？一旦重新选定了会议时间地点，你可以把它作为一个新的会议来发布。此外，为他们全额退款因为新的会议日程并非适用于每个人。
小提示：你还需要告知到参会者：退款事项需联系开户银行或者信用卡服务商。
三省吾身
一旦事件渐趋平息，所有人都知道了会议取消的信息，你就应该静下心来思考了。
哪里做错了？未来怎么做才能更出彩？怎样吸引参会者并且让他们首选自己的会议？还有多少参会者愿意为你的下一场会议买单？这些问题的解决对你来说是无价之宝。
对于组织者而言，一场会议的取消是最糟糕的情况，但是如果处理得当的话，它也会为你的会议活动树立一个良好的形象。而且，这样的经历也会加速你的成长历程，甚至成为你未来成功道路上的垫脚石。
本文部分内容译自《How to gracefully cancel an event?》,由百格活动整理报道！了解我们更多情进入官网：http://www.bagevent.com/
