德鲁克先生认为卓有成效如果有什么秘诀的话,那就是善于集中精力,而其中又有两个原则,第一“要事第一”;第二“一次只做一件事”。
因为管理者每天都要面临许多事情,又多又杂,在这么多纷繁复杂的工作当中,管理者越是要发展出来专注的品质,特别是对于那些非常重要的工作,越需要专心致志地运用大块的,完整的时间来做,才有可能取得好的效果。
相信小伙伴也有过类似的经历,在处理一件需要专心的工作时,如果中途被人打扰,重新回到这项工作上时,就需要花时间找回思路。在处理需要大段时间的工作,比如与下属有效的沟通、编制方案等工作时,往往不受打扰的2到3个小时,比不断被人打扰的一天还要更有效。
对于“一次只做一件事”比较容易理解。那么如何判断什么是“要事”呢?
在本书中,德鲁克没有给出明确的答案,不过,作者还是给出判断什么是要事的思考角度,
首先是放弃那些不再产生价值的工作,比如那些已经不再符合今天的市场需求的产品与服务。曾经的手机巨头诺基亚黯然离场的案例很好地诠释了不遵循这一原则的后果。
其次,德鲁克在书中谈到了确定优先次序的重要原则,包括:
1、 重将来而不重过去;
2、 重视机会,不能只看到困难;
3、 选择自己的方向,而不盲从;
4、 目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。
我曾经辅导过一个管理者,我就称呼她为小A,有一次她找我沟通是否应该接受独立负责一个部门的机会,因为她的领导觉得她已经具备足够的准备度了。但是她却有些犹豫,新的岗位需要她调到集团旗下的另一家工厂,离家比较远,而且听说新的部门里还有一名本来想竞聘这一岗位失败的员工,她很担心自己去了以后搞不定那个老员工。
根据经验,我感觉小A之所以犹豫,更多地是被眼前的困难吓到了,我没有和她直接就现状进行探讨,而是引导她去看自己的职业方向。她在过程中看到了她未来的愿景是成为一个能够独立担当、有能力、内心有力量的经理人。同时她也意识到自己有过独立负责小部门的经历,只要她做好决定,认真应对,她是有能力面对这一新的挑战的。最后她决定要抓住领导给到的机会。
从这个案例当中可以看出,我们在进行决策时,更多的要基于未来的方向与机会,而不是眼前的困难。
诺基亚的例子是关于组织的战略方向选择,小A的故事是关于个人的职业方向选择,小伙伴们可能会说,工作中我们几乎很少碰到这两个例子当中的情境。那么在日常的工作中,我们该如何践行时间管理的两个原则“要事优先”和“一次只做一件事”呢?
大家应该比较熟悉:“时间管理矩阵”这个工具
用紧急不紧急,及重要不重要两个维度,将我们的工作分成四个象限。
既重要又紧急的是第一类事务;重要但不紧急的是第二类事务;
不重要但紧急的是第三类事务;不重要也不紧急的就是第四类事务。
重要紧急的事情是危机,需要我们救火,压力很大。这种事比重过大,耗费精力。容易使自己陷入没有精力去思考要做的事情是否重要,因为紧急就去做了的状况。重要不紧急的事情拖着不做,就会拖成重要紧急的事情,管理者就会整天忙于救火。
多年前我由一家公司单一部门的主管,晋升为集团旗下另一家子公司的人力资源部门的负责人,负责范围扩大为人力资源的全模块;下属人数也增加不少,因为是新接管的部门,部门员工的能力和职业习惯也良莠不齐,团队成员还彼此谁也瞧不上谁。我记得足足有半年的时间里,我都有些手忙脚乱,经常要加班到很晚才能回家。虽然每天靠加班能够完成工作,但由于对自己在不同工作中承担的角色、目标梳理的不够清晰,且缺乏对事情轻重缓急的认真思考,内心的焦虑与日俱增。
这样的工作生活状态让我筋疲力尽,直到开始调整我的计划方式,我的工作逐步走上了正轨。下面,我简单介绍一下自己的做法:
第一,每周列出当周的重要工作,每天在周计划基础上进行细化;
每天下班时,我会对第二天的工作计划进行梳理,把要完成的所有事项,以及每一事项当中我所承担的角色、希望达成的阶段性目标、所需资源、时间要求都列示清楚;
第二,明确哪些工作必须由我完成,选出1-3项须由我完成的工作,安排出第二天合适的时间段以确保有效产出;
第三,对于那些可由下属代劳的工作,通过有效授权安排出去。
在任务安排方面,对于能力强的,我会说清楚具体目标、要求、结果衡量标准,并要求下属给予阶段性的反馈;
对于能力稍弱的,不仅要说明要求,还要给出明确的指导和任务标准,并在过程中及时跟进辅导。
计划设定之后,第二天我会按计划推进工作,情况发生改变再进行适时的调整。每天工作结束时,我会回顾当天的工作完成情况,把还需要跟进的工作放到后续的计划当中。
这样做以后,我对于每天的工作非常清晰,哪些工作应由我来完成,哪些是下属的责任,我在其中承担的角色都非常清楚。小小的习惯改变之后,我能够把更多的精力放在一些重要但不紧急的工作之上,工作产出和下属的成长反而比原来自己亲历亲为的时候还要好得多。
有效的自我管理以及通过授权对他人进行有效的管理,其中的关键并不是技巧、工具或其他外在因素。这种有效管理的中心是内在的,是以第二类事务为中心的思维定式,让你能从重要性而不是紧迫性来观察一切事务。如果你能够将这个习惯体现到日常实践中的话,相信我,你的工作生活必然会发生不同,也许是更有效率,也许是你内心更加清晰坚定。邀请小伙伴亲身去实践,找到关于自己的答案。