明星校长说的很对,解决问题的最好方式是不要让问题发生。
说到班级发展中期的这些高概率会发生的事情,既然之前已经有这么多班级积累的经验了,我们首先应该分析出现的问题,在这个基础上,设置我们的规则尽量避免这些问题的出现;另一方面,在出现问题苗头的时候,应该尽快的进行干预,而不是等到问题已经变得非常严重的时候在想办法进行修复。
根据明星校长的总结,主要有三方面的问题:
1. 写作:有的战友写作进入良性循环,有的进入恶性循环初步掉队的边缘;
2. 点评:作业雨点评率下降,质量降低,班级的活跃度下降;
3. 管理:战友们不愿意担当值月生和志愿者;
本次作业校长提出了下两个问题:
1. 班级发展中你觉得哪些细节发生的事后要第一时间引起警觉要马上修复?
2. 小细节积累出大问题,有很多小问题通常发生在值月小组交接工作不到位,你会怎样设置值月小组交接时的kpi呢?你会在班级建立接班人文化吗?
我将按照以下逻辑把对这两个问题的回答融入其中,首先是如何安排能够尽量避免问题的产生(偏重于回答问题2),其次如何及时发现问题的苗头并及时进行干预(偏重于回答问题1)。
一、如何尽量避免问题的发生:
1. 一个班的氛围非常重要,如果氛围有问题,那么问题很可能是出在班长和值月生身上,因此最重要的是选择合适的班长,以及选择合适的人担任值月生。前者就是训练营的任务,后者就是班长的任务。
2. 我会建立一个持续的数据记录系统。持续数据记录是非常重要的,这些数据不仅包含战友提交作业和点评的情况,同时也包括值月组每个人值月的时间开销情况,因为这对于我们判断问题乃至解决问题提供了依据。这些数据都是元数据,也就是最基本的数据,在这些基本数据上我们就可以进行分析,或者建立其他指标。
例如上图就是一个写作和点评统计的元数据表格,其中“状态”会标出请假或者是出局;“作业雨”这一项中1表示按时提交,0表示迟交,-1表示未交;“点评数”表示该战友点评了多少篇文章;“被点评数”表示该战友的文章得到多少个点评;
同样可以做出值月人员每个人的值月时间元数据表格。有了这些数据就可以为我们进一步分析班级的的情况,和改进值月工作提供依据。
3. 我会建立一个评价指标体系,或者说KPI,通过该指标来跟踪和评价每个月班级的写作和点评情况,总体的指标为“零迟交零未交和全点评”(全点评指的是在规定时间内每个战友完成规定的两篇文章的点评)。这个指标的数据直接可以通过第2项所说的元数据计算出,这样可以对每个月的值月情况进行总体的评价,找出问题,进行改进。
4. 有了元数据,就可以跟踪每个战友的写作提交情况,点评情况和被点评情况。在每个月值月周期完成后,值月组应该根据这些数据做一个值月总结。目的是把那些写作和点评都有问题的战友找出来,在进行值月交接的时候提醒下个月的值月生进行重点关注,避免有的战友被大家遗忘,最后离开。
5. 我会明确值月组的具体工作以及时间开销。一方面让大家理解值月工作对于班级和个人的价值所在,让大家形成一种争当值月生和志愿者的氛围;另一方面把工作尽量规范化,尽量降低和减少值月生和志愿者的的工作量,达到最高的效率。为了达成第二个方面,就是帮助值月组优化和改进工作流程节省他们的时间,就需要使用第2项所记录的值月人员值月的时间开销数据,分析不同月份值月时间开销的差异,以及不同值月人员时间开销的差异,与值月人员定期沟通发现好的工作方法,以及优化工作流程,尽最大可能的减少值月人员时间投入,而且能够在招聘值月生或者志愿者的时候明确的告诉他们在一个月中需要投入的时间,这样能够更好的让他们评估自己的时间,避免加入值月组后没有办法投入足够的时间而影响了值月组的工作。
6. 我会建立统一的值月工作交接流程。例如以下流程
1) 生成“值月报告” 。当月值月组在最后一次值月任务完成后,应该生成一份“值月报告”,内容包含值月的KPI完成情况,存在的问题,需要重点关注的战友等;
2)值月生和志愿者工作交接。交接“值月报告”以及相关统计数据,当月值月者应该按照“值月报告”详细的向下月值月者介绍情况,提醒需要重点关注的问题等;
3)群管理交接。在班级群以及各小组群中发布新的值月组人员名单,以及本月的值月工作安排。值月生和志愿者的班级群和小组群群主变更,志愿者熟悉小组群中的每个成员,与每个人进行一次一对一的沟通,了解实际状况,为具体工作做准备;
二、发现问题苗头及时进行干预:
一个班的氛围非常重要,氛围会影响战友交作业和点评的积极性,同时也会影响值月组工作的积极性。值月组如果工作积极,会促进战友积极的交作业和点评,这样共同作用会让整个班级的氛围非常好,于是就会形成一个正向循环,保持这个循环就会保持一个好的氛围,就会有人愿意积极的加入值月工作。相反如果形成负向的循环,战友们不积极交作业也不积极点评,一片散沙,也就没人想去做值月工作了,因此班长要及值月组要对问题苗头保持警惕。积极进行干预的目的是为了尽量长时间的维持正向循环,避免陷入到负向循环之中。
以下是一些可能遇到的苗头及应对方法:
1. 志愿者报名不积极。
出现这种问题时,班长应该积极帮助值月生想办法,例如与特定的战友进行沟通,争取他们的加入等。
2. 班级群里面,战友们的互动减少。
值月组应该分析互动减少的原因,及时的进行介入,例如在班级群中组织一些讨论写作主题,讨论好文章等类似的小活动,调动大家交流的积极性。
3. 有的战友经常的晚交作业,或者在最后一刻才提交作业。
值月组应该和这样的战友及时进行沟通,了解他们晚交作业的原因,积极提供一些建议,例如建议他们合理的安排时间,提早进行写作不要等到最后一天等。
4. 有不少战友交了作业,不点评别人的文章,也得不到别人的点评。
为打破这个恶性循环,值月组应该积极的和这些战友沟通,同时呼吁大家多去对他们的文章做一些点评。
5. 有战友一贯写作和点评还不错,但是突然出现一两次的不交或者不点评。
值月组应及时与战友沟通,了解遇到的问题,如果战友实在这段时间太忙,无法抽出足够的时间,就应该建议他们请假。