《算法之美》之时间管理的心法和算法

现代社会人人行色匆匆,大家都感觉时间最重要。于是在你的眼前出现了各种各样的时间管理的方法。
比如说:

GTD:小事先行。

GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。
GTD的核心理念在于清空大脑,然后一步步按照设定的路线去努力执行。
你要心平气静,准备好任务清单,凡是能解决的事情马上解决然后在任务上打勾。只要是两分钟能解决的问题就不用放在任务清单中。——《搞定:无压工作的艺术》

每日三件事:吃掉那只青蛙。

告诉自己:我不可能有时间做完所有的事情,我只要做完最重要的事情就好了!写下今天最有价值,最重要的三件事,而且只选择三件。——《吃掉那只青蛙》

时间管理的四象限:紧急而不重要

你要把事情分为四类:重要紧急,重要不紧急,不重要紧急,不重要不紧急。你必须要做的是“重要紧急”的事情,但是你应该要做的是“重要不紧急”的事情。而且有人还会告诉你:“重要不紧急的事情”才是你成长路上的助推器。

上面提到的这几种方法其实都是心法,而不是算法,是艺术而不是技术。

人生是什么?人生就是花时间做事情。

时间就是每天24个小时,除去吃饭、睡觉、娱乐还有几个小时专属于自己?而每天的事情可能并不是只有两三件等着你。
时间管理也许不应该是一个物理学的问题,而应该归为心理学的问题。有任务压着你会让你产生焦虑,完成任务就可以获得成就感,我们或许是为了管理心理才产生了管理时间的需求。

今天我们可以使用数学的方法来管理时间——时间管理算法。
《算法之美:指导生活的算法》告诉你时间管理的算法。


《算法之美》

一、吃水果问题:最近截止日期

如果你有一筐桃子,你要在十天之内吃完。那你该怎么吃?从一般人的角度来说,你肯定会先吃掉明天就要烂掉的桃子,这样做的结果就是可以让你感觉到没有浪费食物。
数学家给的建议非常简单,根据截止日期的先后来做事情。
但问题是如果你的筐子里不只有桃子,还有西瓜。桃子你可能每天吃5个,但是西瓜你只能3天吃一个。在面对扔桃子还是扔西瓜这个问题上,你决定先扔哪一个?
答案是你要先扔到水果中最大的那个——也就是西瓜。这意味着如果你想要在规定的时间内尽可能多的完成任务,那你就要先放弃占用时间最长的那个任务。
这个算法叫——摩尔算法。

二、小事和要事:你先做哪个?

如果任务的截止时间比较宽裕,那时间的安排就可能会有些变化。
如果这个事情牵涉到别人的等待时间,建议使用“小事优先”的原则。就是先完成时间短的任务。
比如有A和B两个人都有和你讨论问题,A需要5分钟,B需要10分钟。那你要先和A进行谈话,然后才是B。
原因如下:先和A谈,这两个人总共停留的时间是20分钟(5+5+10)。如果先和B谈,总的时间就变为了25分钟(10+10+5)。这样A的时间就被浪费了。

可是如果不同任务的重要程度不一样,那就不能简单地小事优先。重要任务给你的心理负担也更大!在小事和要事之间,怎么权衡呢?
数学家的答案也非常简单。你先估算一下每个任务的“重要程度“,然后你算一算每个任务的“密度“。

一个任务的密度=重要程度/完成时间

然后你就按照任务的密度从高到底的顺序去做事。这就能让你总的心理负担最小。
比如:工作1需要2小时,给你的回报是,400元的收益。工作2需要工作3小时,给你带来的收益是450元。按照任务的密度来说,你应该先做工作1,因为工作1的密度是200,工作2的密度是150。
上面的这个算法叫做:加权最短处理时间算法。虽然看上去比较简单,但是里面包含了一个重要的思想——量化。你不能光说要事优先,那到底有多优先才算是重要,要有一个测量的方法。

用钱来衡量就是优先考虑单位时间收入最高的工作。

“最近截止日期”算法、摩尔算法、小事优先算法、“加权最短处理时间”算法,思路都是先从一个简单的情况出发,再针对复杂情况进行改进,就是遇到新的问题要进行迭代。不能使用老方法来解决新问题。

三、这个世界上存在万全之策吗

如果你的任务列表中既有轻重,又有缓急的区别,也就是既要考虑不同任务的截止日期,又要考虑它们的重要程度,你应该怎么办呢?
答案是没有办法。也许你对遇到的每一个具体的任务列表能想出一个最好的排序方法,但是数学家们没有一个通用的算法能对每一种情况给出最优解。
如果列表中有些任务和任务之间存在先后顺序的关联,比如你必须完成A任务才能去做B任务,这种情况也没有固定的算法可以解决。
如果有的任务必须要等到一个特定的时间才能开始做,比如你需要等上级做出明确的决定后,再执行的任务——这种情况也无解。
时间管理并不是我们想象的那么简单,实际要困难的多。所以,你才会看到有不同流派的时间管理图书。因为真的是没有一个方法是万能的。
但是也不要太沮丧,好消息还是有一个的。这本书还是给了我们一个简单却很实用的方法。

允许你临时中断一个任务,去做新的任务。

比如你正在做一件事情,做到某一时间来了一个新的事情要求你做,那么你是应该继续完成手头的工作呢?还是应该立即转向去做这个新的工作?这个问题是有解的。

方法就是你只要按照同样的标准去比较这个新任务和你手里的任务就行了。

如果你使用的是“最近截止日期“算法,那你就比较一下新任务和你手里任务的截止日期。
如果你是用的是“加权最短处理时间“算法,那你就比较一下新任务和你手里任务的密度。手里任务的优先级高,你就继续做手里的任务。新任务的优先级高,你就转头去做新任务。

在金庸的小说《笑傲江湖》中,令狐冲习得独孤求败所创的“独孤九剑”之后,剑术突飞猛进,江湖地位从一个三流门派的弟子一跃变成可以和江湖大佬们称兄道弟的风云人物。着实令我们这些凡夫俗子们好生羡慕。
但是生活中没有传说中的“独孤九剑”,也没有解决问题的“万全之策”,不是所有的事情都要现成的方法可以解决。所以,有时你不得不自己去尝试和冒险,在这段旅程之中你可能会对需要解决的问题有更加深刻的了解,使你的认知可以达到一个更高的水平,你的生命也会变得更有意思。

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