如果我问你，“请描述下一个有效的会议是什么样的？” 你会怎么说？它会按时结束吗？你会实现你设定的目标吗？你会在结束时感到高兴和欣慰吗？你上一次离开会议并感受到这些事情是什么时候？
大公司的经理和专业人士平均每周要花两天时间参与商业会议，据统计，其中一半的会议，是在浪费大家的时间。
那么你能做些什么呢？我们提出了一个四点建议，确保你的会议以微笑而不是皱眉结束。
1. 只邀请相关的人参加
如果你正在开会讨论销售目标，非得叫上技术团队？据会享APP的统计，介于15%和25%的与会者参加会议不是必须的。但你怎么知道那头的人应不应该参加呢？
通常情况下，不要邀请这三类人参加会议：
- 替身（代替别人出席的）；
- 刷存在感的（需要在关键会议上“被看得见”的）；
- 三心二意的（开会时还在忙者打字、接电话或者应酬客户的，无论是CEO或实习生）。
这些类型的参会者存在，不仅使会议感到多余，也使成员们感受不到应有的 “尊重”。
2. 准备好
令人惊讶的是，75%的会议没有事先安排好的主题或议程。即使是那些填了主题的会议，也没有特定的结果。所以，如果你看到一个会议主题在你的APP上突然出现，说“例会”，你不知道这个会议会涉及什么，或者你需要准备什么，甚至你是否需要参加？
好的会议有一系列明确的主题，合适的时间，合理的议程，以及可预期的结果。会议通知通常应该在前一天发出，让大家有足够的准备时间。如果需要准备PPT，一般应该提前三天发出通知。
主题：上周工作总结及本周计划
时间：周二 上午 10点 （这个时间点大家都有空）
议程：1. 三个部门汇报工作（各10分钟）2. 总经理谈话（10分钟）3. 下周工作安排 4.散会
预期结果：分析上周存在问题并布置好下周工作
注：不能参加的人，可以听回放录音，看会议纪要。
3. 尊重他人
会议常常涉及激烈的辩论——这是决策过程中健康的一部分。然而， 争论的基础是团队中的每一个成员，感到同事们很尊敬他。
马歇尔商学院对超过500名参会的专业人士进行了调查，发现让人感到最烦的就是（会议中）使用智能手机。无论是打电话、写文章或发电子邮件，甚至在别人谈话时瞥一眼你的电话，都会极大地破坏团队成员为了参加会议而需要的公平感。
对于使用手机参加远程会议的人来说，选择安静的环境，佩戴耳麦，开启免打扰模式（或者飞行模式+WIFI），都是对其他人的尊重。
4. 明确的结果
史蒂夫·乔布斯在九十年代对苹果进行了彻底的改革，确保每一次会议都有明确的结果。作为先决条件，每一个任务将在一个会议上分配了直接责任人。这意味着任何需要行动的任务都是独立的。这样做可以为个人提供公共责任，确保项目或任务完成，并为团队发出清晰、有组织的指示。
会议任务应该和会议纪要一起，合并群发。
为了确保任务得以跟踪并且提高大家积极性，每次会议之前，应该将上次会议的任务review一次。
