EXCEL特训营第10期 第5节

前言

学会抽丝剥茧

飞机是最简单的方法

去尝试不同的方法,

当你有这样的思维与理念,才能真正学习EXCEL的技能

方法

1、知识EXCEL的三表理论

明细表:手工录入,外部单位填写,系统导出

参数表:进行引用,将明细表进行加工汇总,把时间花在参数表,而非明细表

汇总表:透视表,公式自动生成汇总表

时间分布:20%汇总表,80%参数表

2、七步走:核心

开始:弄明白领导的意图,当任务交待时,我们到底要输出 什么样的结果,同比还是环比,心中形成一个样式。

获取:获取基本数据

规范:格式不符,进行规范,特别是多表时,三年数据合并时,要进行规范处理

计算:计算处理,公式,函数或POWERQUERY 分析插件,更方便更快捷

分析: 销售仪表盘,不同的字段 进行分析与筛选,把分析的结果 显示 出来

转化:放在PPT

输出 :发送给领导

习惯

1、良好的保存习惯,很多人的桌面很乱 

2、常用快捷键的好习惯

3、自动化:避免一个一个录入,进行公式实现自动化

4、常保存:CTRL+S ,文件 -选项进行设置

5、备份

6、多检查

技巧

从思维、方法、规律、技巧,最后是技巧

知识地图:从基础阶段-高级阶段-系统运用

利用函数,图表,制作销售仪表盘,灵活运用EXCEL的知识。

基础知识

1、自定义访问工具栏:快捷添加功能键,比如:筛选;右键,添加到快速访问工具栏,当我们按ALT键时,激活上方快速访问工具栏;

ALT+T实现自动筛选

2、名称框:S100,回车时,快速跳转到S100 这个单元格;快速跳转指定区域,将区域定义一下名称即可。

回顾

一、效率加倍的快捷键,功能有很多。

CTRL  ATL  WIN  单独按  四种类型

我们不用死记硬背,在模拟区进行学习,操作,使用。

举例:CTRL+A全选,把整个区域进行选中了,不用往下拖动去选择;两次CTRL+A ,整个表格给选中。

二、不为人知的排序和筛选

把数据排序后,一眼就能判断结果; 字不如表,表不如图,做成图表,将更加直观。

七个功能:

1、搜索框:1; 数据-筛选-搜索框,输入1,找到全部带1 的数字

2、以1开始的数字: 输入1*, “*”代表通配符,代表任何多个字符,

3、以1结尾=*1,确定

4、输入4位数字 :????,英文状态下输入四个问号,?代表单个占位符,一个?号代表一个字符。

5、以1开始和以8开始,第二次筛选时,当前所选内容添加到筛选器,勾选,并确定

6、精确查找数字,英文状态 下的双引号,里面输入7,确定

7、筛选*号,前面加一下前缀,小波浪符,  SHIFT+~,键盘的最左边,在TAB的上方;特殊用法。

三、查找和替换的应用

1、CTRL+F快捷键,调出查找窗口,

2、替换,替换下一个,一个一个查找与替换

3、整个工作薄进行查找与替换,选项-范围:工作薄(默认为工作表)

4、查找黄色区域,选项-格式-填充黄色-查找全部

5、查找公式,以=开头,输入=,查找全部,即可。

答疑

一、公式与函数:函数是事先设置好的公式; 数组的运用,也很常用,比如累计金额,输入=SUM(E2:E11)*单价,按CTRL+SHIFT+回车,大括号,代表数组的运用;循环引用,计算出错,0或箭头,进行修正。

插入方法:

1、手工插入,公式-插入函数-找到想用的函数,录入指定区域

2、编辑栏,FX图标

3、在编辑栏,直接录入

4、快捷键,ALT+= ,自动求和的快捷键

用法:参数的帮助,参数的介绍

嵌套函数与结构,后续进行系统的讲解与运用。

二、数据太多,函数多,造成卡顿,LOADING计算状态,如何 化解这个问题,大家通用的问题。

为什么会出现数据处理慢,原因是什么?

方法一:

=sumif  选中一列,再选中区域,一列的数据,最多会到104万行,计算104万次运算,所以会慢。不要用一列,可以比数据大10倍就行了。而非一列,降低数据处理速度,运算次数。

解决 方案:指定区域,

方法二:更快捷的方法,自动选中,对数据区域进行定义名称,比如“销售员","金额”,名称框的运用。

F3进行名称调用,计算时,会非常的快捷。

总结 :指定区域,结合名称框使用。

方法三:公式-计算选项-手动计算,当按CTRL+S保存时才会进行运算,全部录入公式后,再CTRL+S保存就可以了。

三、快捷键

CTRL+SHIFT+箭头,快速选中连续的区域

四、为什么有时候输入公式不计算,存在两种情况

1、计算选项,是手动计算

2、数据被改为文本格式时:选中H列,数据-分列-完成,快速文本转为数值。(分列的功能)

五、查找函数有几个,最快的方式

VLOOKUP  HLOOKUP  INDEX MATCH  INDIRECT

VLOOKUP 单个条件进行查找,找什么、区域、返回第几列、精确查找不是模糊查找。注意点,返回的第几列,从要找的列开始数,当中间插入一列,修改列2改为3

HLOOKUP与VLOOKUP 知识点一样,从上到下查找;

六、筛选排序时,出现计算结果出错

公式错位导致计算错误

筛选指定数字时,用英文状态下的双引号,进行筛选指定值 ;比如“储君”,而非“储君老师”,注意:英文状态下。

七、绝对引用和相对引用

口诀,当做钱。

相对引用,行与列都发生变化

F4,切换相对引用和绝对引用。顺序:相对引用,列绝对引用,行绝对引用,绝对引用。

88分钟的一节课,一共讲了35个问题,涵盖了各种知识点,笔记就先整理到这里,需要慢慢消化与整理;关键是能学会,能弄懂,能多多使用,大家一起加油哦!

感谢大家!

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