物品整理： 工作空间必须井井有条

工作的断舍离：必需品混在杂物中会打乱工作进度。整理就是丢弃，工作能力强的人会丢掉名片，只把关系留下来。办公桌只留计算机、电话、便利贴、月历，其他全部丢掉。

高效率笔记术：笔记本左右摊开，左页纪录演讲内容，右页则是自由联想空间，所有想法、灵感、提案、企划、联想……都随心所欲地写在这里。

灵活运用便利贴：随用随丢，高效又不占空间的便利工作工具。

一、断、舍、离，工作中也需要

断舍离=戒掉坏习惯+舍弃不需要的东西，也就是脱离对物品的执着。

简单地说，工作中的断、舍、离的重点就是“丢掉”——丢掉“不会再用的物品”，丢掉“别人有的物品”，丢掉“还会再得到的物品”，丢掉“不会马上需要的物品”。

二、桌面零杂物，效率直通车

整理办公桌的诀窍是选出现在的必需品，现在不使用、甚至未来也不使用的物品则可以丢掉或者送给同事。

那么，什么是必需品，什么又是不需要的呢？不少人时常搞不清楚这个问题，仿佛办公桌上的所有东西都是必需的，又仿佛有很多东西是多余的。要学会“需要/不需要”的分类处理，以下8个步骤非常重要。

①将现在办公桌上的所有东西一扫而空，全部放进一个大箱子里。

②从箱子中拿出目前工作需要用的物品。

③一个星期后，将几乎每天都用的物品整理出来。

④再分别整理出2~3天用一次的物品和一周才用一次的物品。

⑤将几乎每天都要用到的物品摆放在办公桌上一伸手就能触碰到的中央位置。

⑥2~3天使用一次的物品摆放在办公桌上“右手边”的空间。

⑦一周才用一次的物品摆放在办公桌上“左手边”空间。

⑧最后留在箱子里的就是属于“杂物”，这些东西完全可以丢进杂物间或者转送给有需要的同事。

经过这样的整理，你会发现自己再也不会浪费时间在寻找物品上了，工作进程更加顺畅，效率得到了明显的提升。整洁的办公桌让你的心情也变得更加愉悦了。

三、让数字化成为你的得力助手

纸质文件，不仅整理起来费时费力，而且查找起来也很麻烦。与之相比，数字化的文件管理就高效多了。具体地说，不妨遵循以下几个步骤。

步骤1：将纸质文件录入计算机。

数字化时代，如果因为工作中不是经常用得到计算机（比如做业务员或公关的）又或者因为不擅长或不喜欢使用计算机，而使用档案袋来管理纸质文件，你很容易埋没在堆积如山的纸质文件中，这并不是明智之举。除非你的时间真的多到可以随意浪费，否则一定要将纸质文件录入计算机，这样不仅节约空间，而且检索、查找起来也方便许多。

纸质文件可以丢掉，不过纸质文件上的信息可千万不能丢。这些信息可以全都录入计算机中加以管理，以便使用。

需要注意的是，这里所说的录入，并不是一一打字输入，你可以借助扫描仪、文字识别软件又或者其他的读取软件录入资料。

步骤2：将文件进行分类管理。 录入后，文件非常繁杂，有各种用途、各种类别。因此，一定要进行分类管理，这样工作会更加高效。

首先，将文件分为“使用中”和“存档”两类。与手头上工作相关的资料和数据，归类在“使用中”，并且工作完成之前都先保存在这里；工作完成后，所有的文件和数据就都可以放到“存档”中。

步骤3：聪明地为文件命名。

为文件取名，不是越简单越好，而是越具体越好。举个例子，“客户1”与“××公司××经理-需求调查-2015.3.21”相比，显然后者更加靠谱，只要一看文件名就知道文件的大致内容是什么。而日期也更有利于我们掌控信息的变化，使文件名更加具有参考价值。

学会聪明地为文件命名会提升你对工作的掌控力。具体地说，文件名至少应该包括这样几部分内容：文件主体人物、功用、日期。比如，“××公司××经理”就是文件主体人物，“需求调查”是文件的主要功用，“2015.3.21”则是对应的日期。

经过筛选、分类、命名后，乱七八糟的各种资料和数据立刻就会变得有条有理了，而具体的文件也会变得“面目清晰”，这样你工作起来会更加顺利。

四、将繁杂的纸质文件建档、归类

整理文件其实是整理工作的过程，将自己一天的工作都一一过目，同时也为第二天的工作做好打算，避免盲目。

细节决定成败。整理文件这样一个小习惯，在领导看来却是一个良好的职业习惯，是走向成功的必要一步。而要整理好自己各种各样的文件，下面的一些方法或许能给你帮助。

①批示完毕的文件一定要转交出去，决不能在自己手里过夜。

②将一些重要却不经常用到的文件放进柜子里。

③暂时没有用的文件一定要存入档案柜，决不能杂乱地堆在眼前。

④将好几年前的文件扫描成电子版本或者存档，不要一直堆在办公桌上。

⑤对于需要处理的文件，一定要整理好后放在办公桌的显著位置，绝不能对待处理的文件心中无数。

⑥将没有用的垃圾文件丢掉，清理一下繁杂的办公桌（电脑里的文件也是如此，该丢的丢，该存档的存档）。

⑦日常中需要使用的文件应该触手可及，转转椅子就能拿到。

⑧不属于自己工作范围内的文件立刻转手给相应的人员。

文件杂乱无章往往会让自己觉得有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，好像根本做不完一样。面对大量繁杂的文件，你根本无法感受到工作的轻松和快乐。

每天腾出10分钟时间整理一下文件，一方面可以梳理一下工作计划，另一方面又能优化工作空间，何乐而不为呢？

五、学会整理，摆脱“洪水文件”

大批堆积的文件，要是你拿它们没有办法，结果就是你自己成为牺牲品，被看上去不起眼的文件打垮。其实，简化“文件洪水”处理的手段没有什么秘密可言，就是一定要想办法堵塞这些文件的源头。

那么，如何才能处理好这些如洪水般的文件，从而将自己从“洪水”中解救出来呢？

①从现在开始，注意并分析那些被有规律地送来的文件、时事资讯、备忘录、报道、信件和垃圾信件，计算每天处理文件你要花掉的时间。然后再仔细判断有哪些文件可以丢弃，或者哪些文件可以忽略。

②对于报道或备忘录，可以只把有用的内容留下，联系那些给你送对你无用的印刷品或电子信件的机构，让他们把你的联系方式从列表中划去。

③取消订阅那些内容重复的时事通信、杂志和商业性报刊。如果你没时间去阅览，那就更没必要订阅这些杂志。你应该这样看待这些杂志的价值。如果你没时间来看这些东西，说明它们其实不怎么重要。

④找出那些真正有用的材料，至于别的则可以理直气壮地丢在一边不管。

⑤你完全可以再互联网上搜寻有价值的电子时事资讯、电子刊物和网上新闻。

⑥通过某一邮件途径，与同事以及下属职员们共享报刊与时事资讯，这样就在总体上节省了大量的时间。

六、高效率笔记术

技巧1：不是只有主要内容才重要，细枝末节也不可忽视。

通常来说，笔记的基本架构应该是：抬头写上时间、会议或洽谈主题，比如“部门季度工作汇总会议2014.10.26”；下面的具体内容应以“发言人+关键字”的形式，比如“客户反馈不理想→挖掘客户深层需求→建立每周沟通交流会制度→……——公关部 2组主管××”。

技巧2：不要傻傻照抄笔记，“联想”很重要。 记笔记时，不要只抄录或者标出重点。这样除了能够让你回顾一下会议或洽谈内容之外，没有丝毫用处。

你可以将笔记本左右摊开，左页记录内容和重点，右页则是属于自己的自由联想空间。所有在洽谈、会议中产生的想法、灵感、提案、联想、设想、空想、疑问，都可以记录在这里。因为看的人只有自己，所以不用条列，不需要讲究文字优美，也不需要遵循什么麻烦的规则，只要真实地记录心中所想就可以了。

当然，想要这些“联想”变成宝藏并切实地为你的工作带来帮助，你不能把这些“联想”记录下来以后就不管了，一定要把它们整理一下，根据所属工作领域的不同、功用的不同，将它们进行分类，并储存进电脑里以便查阅。 在整理的过程中，那些想法会更加清晰，你会更了解它们的价值、实现它们的方法与时机。

技巧3：选择适合的笔记本。

笔记本并不是将白纸简单装订在一起就可以的。不合适的笔记本不仅会让你书写不畅，而且会增加你的记录量，你要劳心劳力地标注出标题、内容、备注部分，此外后期整理起来也不容易。因此选择笔记本的时候一定要满足以下几个条件。

①尺寸最好为B5、A4或A5。

②纸质良好，容易书写（这一点非常重要）。

③每页上方有标题栏，下方有备注栏。

④每页都有裁切压线，方便撕下来扫描、影印或贴到其他某个地方。

七、搜集并保留好用的办公模板

工作能力强的人会不断地搜集更新、更好用的办公模板。

工作中就应该养成搜集有效模板或表格样式等资料的好习惯。有了各种好的模板，不论是工作总结还是会议演讲PPT,做得精致了，不仅自己看着舒服，也会给领导一个好印象。

那么，如何才能更好地去搜集整理常用的模板，从而更加高效地工作呢？具体地说，不妨参考以下方法。

①不论是自己还是同事用过的模板，都要先保留一份，而不要用过了就删掉。

②时间紧张而没有合适模板的情况下，要懂得利用现有模板来创建新模板。

③网上搜集来的PPT模板，更要妥善保存。

④将不同类型、不同风格的模板根据类别保存到不同的文件里。

⑤了解各种模板的样式和使用场合，有所筛选，而不要见到一个就保存一个，有很多可能是自己根本用不到的。

⑥也可以使用现有模板来改变当前的文件风格，使内容更加符合。

⑦不要单纯通过网络，而要从各种途径获得需要的模板，然后保存。

⑧记清楚自己保存文件的路径，确保随时能找到合适的模板。

八、小小便利贴的强大力量

通常来说，便利贴是随时使用、随时丢掉的，非常适合一些突如其来的、计划之外的事务。那么，如何才能够利用好便利贴，从而让自己的工作更加顺利呢？

①将临时的事情及时地记录在便利帖上。比如某个时候你跟对方说“那么，我2小时后再打电话”，挂断电话后，将这件事写在便利贴上。

②把便利贴贴到随时都能看到的地方，这才是重点。比如你若是从事案头工作较多，则可以在办公桌上专门为便利贴腾出一个空间，然后集中在此使用便利帖。

③随身携带便利贴，遇到事情随时记录下来。

④给普通记事本贴上便利贴后，它就能摇身一变成为多功能记事本。我们可以更换不同的便利贴，将其变成具有收集、编辑功能的记事本（这一点在前面我们已经详细介绍过）。

⑤其实笔记本电脑的手托部分也很适合贴便利贴。浏览网页时忽然想做笔记了，这时候你可以立刻使用这种方法。如果你正在操作电脑时来了个电话，也能快速地做电话记录。除此之外，贴上便利贴还能隔绝污渍，以免弄脏电脑手托。

⑥可以利用便利贴的颜色来区分具体信息的不同，比如绿色的用来记录客户信息，红色的用来记录重要的工作等，便于区分和运用。

⑦可以给自己或公司制作一个“点子板”，将自己平时的创意、想法及时记录下来，贴在上面，说不定工作中就用得上。

⑧如果你很难习惯使用便利贴，不喜欢将自己的办公桌贴得花花绿绿的，那么也可以使用计算机的便利贴功能，搜索一款合适的便利贴软件一定能让你的工作事半功倍。

九、灵活使用各种联络工具

我们必须学会在合适的环境情况下使用合适的通信工具，活用各类通信工具。比如，有些事非常烦琐，即时通信工具也并不一定安全有效，我们就必须将即时通信工具与电子邮件等工具结合起来使用。

①对于重要的事情，一定要先打电话通知，然后发邮件将具体事件交代清楚。

②不论电话还是邮件，保持简短明了的开场白。

③对于不重要的事情，发邮件即可，等自己有时间的时候再去处理。

④控制通话时间，保持通话主题。

⑤对于紧急需要的东西，而对方又不方便联系，除了打电话，还要通过其他的即时通信工具随时与对方保持联系，一旦对方有空闲时间，立刻索取。

⑥向同事请求协作时，要双方达成一致，不要随意打扰别人。

⑦对于领导传达的命令，一定要发邮件通知到每个员工，然后通知各科室。

⑧自己能解决的事就不要依赖别人，要知道，大家都很忙。

⑨工作中出现的问题，需要立刻同负责人取得联系的，要积极尝试各种联络方法。

⑩将事情集中起来一次说明白，不要三番五次去麻烦、打扰别人。