说话清晰:传达命令要简单易懂
日本本田公司创办人本田宗一郎说:“总经理并没有什么了不起,他只不过是能把命令系统清楚地转换成符号。”这句话听起来还是让人有些费解,难道总经理真的就这么简单吗?又该如何把命令系统转换成符号呢?回答这些问题之前,我们先来看一个寓言故事: 有一只狗外出穿过森林时,遇到一条宽阔的大河。河水湍急,狗观望半晌,找不到渡过河的办法。
这时,河边树上的猫头鹰伸出脑袋,看到了着急的狗,狗也看到了猫头鹰,它诚恳地请求道:“猫头鹰大姐,请问你知道怎么过河吗?” 猫头鹰望望河水,轻描淡写地说:“很简单啊,只要你变成一只青蛙,就可以游到对岸去了。” 狗想了想,继续问:“那么我怎么样才能变成一只青蛙呢?” 猫头鹰一听,不耐烦了,气哼哼地说:“我负责为你出主意,哪里知道具体如何做?真是的,这要你自己动脑筋。”
没有明确地指出“如何做”的步骤,一切主意和建议均等于“零”,对事情无任何意义。可见清楚地解读步骤,对于做事情的重要性。许多优秀的管理者都是擅长表述命令和传达命令的,他们能够清楚地告诉人们该怎么做,如何达成目标。 观察身边的人和事,不难看到这样的情形: ·每次召集会议,人越多麻烦越大。
如果会议超过100人,那么至少要花费30分钟以上的时间召集与会人员,60分钟发布信息,而且为了召开这次会议,至少需要3次以上通知。 ·为了完成一项任务而临时组成的团队,成员们或者盲目地听从一人指挥,不去思考,也不去创新,或者就像一盘散沙,无组织无纪律,各干各的。 为什么会这样?是我们缺乏团队精神还是太自私?有些人喜欢以蚂蚁为例来说明团队力量的作用,他们认为蚂蚁是团结能干的好手。
事实真的如此吗?蚂蚁的社会分工简单,除了蚁后和公蚁外,我们见到的几乎都是工蚁,工蚁们彼此并不认识,只靠气味辨别是否属于同一种群。它们负责觅食的任务,彼此之间没有职位区别,不存在命令与服从的关系,简单地说它们都是平等的。可见,这与我们人类社会中理解的团队并不同,我们人类社会存在等级差别,分工复杂而多变。 互不熟识、分工简单、目标明确的蚂蚁却具有不可小视的力量,它们不仅找到食物,还以最短的路径运送食物。这一过程中需要调动85%在外觅食的蚂蚁,让它们集中到一粒粮食上。这是多么高效的工作,它们是如何做到的? 1992年,马科·多利戈博士提出了“蚁群算法”这一说法,是用于解决复杂图形中寻找最佳路径的概率性技术。
其指出蚂蚁依靠简单的沟通方式完成了复杂的寻觅食物、搬运、储存等高级任务,从此,简单规则被人们充分认识,并得到广泛推广流行。 简单规则,用在管理中可以帮助我们“把命令系统清楚地转换成符号”。 第一,尽量简单地传达命令信息,越简单越好。
1910年,美军在训练时曾经这样传递过一条命令。当时,营长对值班军官说:“明天晚上8点钟左右,这个地区可能看到哈雷彗星。这种彗星极为罕见,每隔76年才能看到一次,命令部队,所有士兵穿野战服在操场集合。如果下雨,就到礼堂集合,为大家放一部有关彗星的影片。”
没想到,值班军官听令后,对各部连长传达道:“根据营长的命令,明天晚上8点哈雷彗星将在操场上空出现。如果下雨,就让士兵穿着野战服到礼堂集合,这是一个罕见的现象,将在那里出现。” 连长又是如何对排长传达的呢?他说:“根据营长的命令,明天晚上8点,不凡的哈雷彗星将身穿野战服在礼堂出现。
如果下雨,营长将下达新命令,这种命令每隔76年才会出现一次。” 排长接到命令后,对班长作了传达,内容如下:“明天晚上8点,营长将带着哈雷彗星在礼堂出现,这是每隔76年才出现一次的事。如果下雨,营长将下达命令,让彗星穿着野战服去操场。” 最后,班长该对士兵传达命令了,他说:“明天晚上8点,下雨时,著名的76岁的哈雷将军会在营长陪同下,身着野战服,开着‘彗星’牌汽车,经过操场到礼堂去。”
由于命令信息过于复杂,每个人会产生不同的理解,这样在传达过程中就会出现误解,以至于曲解本意,闹出笑话。试想,真到了打仗时,这样的命令传达下去,怎么得了?
第二,命令的内容应该一致化,以目标为核心。 在管理中,高层意图应该准确、有效地传达,中层负有双向沟通的责任,对上层指示应该具体落实,对下层信息应该及时反馈。 第三,把工作量化。 我们都听说麦当劳有项规定:烤鸡腿出炉后,20分钟之内没有卖掉,就一定要丢弃。
20分钟就是一个量化标准,是一个简单的符号。为了达到这一目标,要求每家店铺不仅掌握烤鸡腿的技术,更要详细地记录顾客需求,找出顾客数量与烤鸡腿数量之间的合理比例,保证烤出的鸡腿既能满足需求,又不会产生太多浪费。否则,烤得太多,20分钟内消费不完只好扔掉,增大经营成本;烤得太少,让顾客等的时间太长,又会失去顾客。 20分钟看似简单,实则达到了非常有效的经营目标,真是难得的管理手段。这种量化方法在麦当劳中还体现在其他食品和服务方面,也都有相应的标准。
一般来说,企业进行量化管理包括3个方面,首先确定工作任务名称,知道“做什么”;其次简化内容和过程,指出工作任务的具体指标、方法和操作步骤,简明易懂;最后确定完成任务所要达到的标准,用具体的数位、符号加以说明,比如数量、时间等。 现实表明,如果按照以上3个方面完成任务,可以有效避免“上级不满”“下级无功”的现象,不必为了一项任务费尽周折地去安排、调动,结果收效甚微。
你要记得: 1.尽量简单地传达命令信息,越简单越好。 2.命令的内容应该一致化,以目标为核心。 3.首先确定工作任务名称,知道“做什么”;其次简化内容和过程,指出工作任务的具体指标、方法和操作步骤,简明易懂;最后确定完成任务。所要达到的标准,用具体的数位、符号加以说明,比如数量、时间等。