分享 | 学习和工作中的我,如何提高工作效率?

许多人工作时都会出现这样的情况:几乎每天都很忙,从早到晚都忙不过来,但事情总也做不完、工作进度缓慢.......

如果没有领导在前面紧盯着,死催着进度,刚坐下就想刷新闻,喝口水,唠嗑.......工作效率非常低。

工作效率低造成的结果是——很多事已经开了头没有完成,这种焦灼以及忙乱而无头绪的状态让许多人工作压力很大。

如何从低效的工作中突围,避免“工作不突出”的尴尬,效率是关键。

忙而效率低

今天,我就从自己学习、工作这些年来的亲身经历,聊一聊如何做好时间管理,提高工作效率。

时间管理也就是精力管理,精力就是做事情的能力。想要在紧张的工作中达到全情投入的状态,与其管理时间,不如管理精力。这才是高效做事的基础。

吉姆·洛尔和托尼·施瓦茨编著的《精力管理》一书证明:尽管我们不能挤出额外的时间,也不能减轻自己的压力,但我们可以调动更有意义的东西——精力!管理精力,而非时间。

图片来源于豆瓣

我在工作中写报告这些年,有一个体会比较深刻:

如果我在开始写之前,我去刷了微博或者朋友圈,或者做什么其他无关紧要的事情,那么完蛋了,我手上的这个报告一定会拖很多时间。原本一个小时就能够做好的,我得两个小时才能搞定。

就算开始写之前不刷微博或者朋友圈,中途刷微信,看公众号文章,或者回个信息,浏览其他新闻,不知不觉间,半个小时就过去了。

等再回过神来重新开始工作,大脑变得迟钝,无法有效聚焦在工作上。

这种习惯破坏力极大。一遇到工作不顺利的地方,就掏出手机,从而让自己工作效率大打折扣。

白天无法高效完成工作,只有在下班之后拼命赶进度。上班时的坏毛病,下班后也一样会“复发”,所以工作始终无法高效完成。

这样在找到工作效率不高的“元凶”之后,我开始尝试改变。

首先我做了一个工作记录表格,每天上班之后第一件事情就是梳理当天的工作内容,按照重要程度做好排序,记录每一项工作的完成时间。

同时,找出可以集中处理工作的时间,将手机放置在不受干扰的地方,尽量减少被中断的工作时间。

接下来,对照时间计划去逐项完成,虽然在时间预计方面会有出入,不过因为有了方向,自己会时刻想着尽快完成,就为了在每一项工作完成之后去标注√。

一天下来,看到那一个个√,我内心的焦虑开始减轻,成就感也在一点点增加。

类似的APP:滴答清单、番茄TODO、豌豆清单  

以前,我读过一本很经典的书,中文版的译名是《稀缺:我们是如何陷入贫穷和忙碌的》。书中提到:

稀缺造成的第二个问题是带宽降低。

所谓带宽,是指人的认知能力和执行控制力。认知能力主要是我们获得信息、解决问题和逻辑推理的能力,集中表现为智力水平的高低;执行控制力是坚持计划、集中注意的能力、抑制冲动的能力,集中表现为自我管理水平的强弱。

我的理解是:当你把本来就有限的精力消耗在无关紧要的工作上时,你的精力就开始稀缺了。而这种稀缺又是一个恶性循环,会进一步降低你思考问题的带宽,削弱你接下来抑制冲动的能力,让你越来越控制不住自己。

所以,打破这个恶性循环,就要从源头开始,在你坐在书桌前的那一刻,就杜绝非必要的娱乐与刷屏,直到重要工作告一段落为止。

图片来源于豆瓣

一个人在工作学习的过程中,不可避免地大脑会突然蹦出一些想法和待办事项,比如我在查找资料的时候正好看到一份资料特别好,但这时候手上还有事,还不允许我马上看,那我就会先收藏起来,同时避免后面忘记整理,我就拿一个便贴纸写下来粘在电脑桌上;

又比如,我正在写邮件,突然想起来要买一双运动鞋,那我也赶紧写在便签纸上提醒自己闲时去办,这样既能避免忘记处理一些事情,又能不打断手上的工作,整块的工作时间解决了,效率自然就提升了。

时间管理是一项长久的课程,一种理念,更离不开实践。坚持践行上述的方法,同时使用一些小技巧、小工具来帮助自己管理时间,你会发现自己对时间更有掌控感,会更加愉悦和满足,自信也随之不断增强。

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