OmniFocus上手(3):锦上添花

重点:

标记可以让我们标识出那些最重要的事项;
预计持续时间是我们对做这件事所需时间的评估;
推迟至是当这件事情不能或者不想如期完成而设定的延期;
到期是我们期望这件事情何时做完;
重复是周期性的重复这个事项;
预测可以以类似日历的视图查看最近的事项。

前两篇分别提到了对待办事项的收集分类快速收集最主要,是我们用OF所必做的,目的就是帮我们清空大脑,让突然想到的事情进入收件箱,然后在我们的碎片时间,把事项按项目上下文进行分类,这样呢,当我们处在某个情景下,便可以通过上下文找到有哪些事情可以处理了。

这些基本上可以满足我对一款清单app,或者说对待办事项管理的大部分需求了,可OF还有更绝的,算得上是锦上添花了。

我们打开一条事项,这次关注标记预计持续时间推迟至到期重复。让我们从预计持续时间开始。

预计持续时间

这个不难理解,就是估计花多长时间完成这条事项,点一下开始编辑,单位是分钟或者小时,以5分钟或者1小时递增。再点一下完成编辑。

图片发自简书App

推迟至

把这句话补充完整,就是推迟至设定的时间再开始。言外之意,在这个时间到来之前,这条事项会被app认定为不可用,所以当把此项设定到一个未来的时间之后返回列表(收件箱或情境),会发现这条事项消失了,如下图。

图片发自简书App
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去哪儿了?后面再说。不过到了那个设定的时间,又会出现在列表里:

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所以这条事项如果当期不想或不能开始,又不想看到它,可以设置这个日期。这样设置还有一个额外的好处,假设这样一个场景:

车该做保养了(一条待办事项),计划这周末去(项目:紧急2周内),但是车被朋友借走了,要两周后还(交友不慎哇)。

很显然,两周内是无法完成这件事了。我们当然没必要删掉它,也不用每天看到它,索性推迟至约定的换车日前后,到那时,这条事项会自动出现,并仍属于紧急2周内这个项目,也就是从那天起,两周内我要去保养车。

设置起来也不麻烦,点一下推迟至,会出现时间选择器,以及一天、一周等快捷选项。最有意思的是“稍后”,点了会发现是随机出来的未来时间。

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到期

我们可以为这条事项设置我们期望的完成时间。但是不要对这个时间有太大的负担,我们一直在说:

清单就是用来收集那些对时间要求不很严格的事项

所以大可不必停掉手头的事情来处理一件要到期的事情,除非它变得紧急了,但如果这样,我们就不该用清单来管理它,不是吗?

对于到期的事项,可以重新为它安排个到期时间。

另外我在实际使用的一个经验是,不要在意到小时甚至分钟级别,只要当天可以完成的,我是不会为了到底推迟几个小时而大伤脑筋的。

重复

这个也不难理解,就是按某个周期重复这条事项,特别适合比如手机费重置、保单续保这些定期会发生的事情。点一下会进入一个新界面,如果我们只是想简单的重复这条事项,那就选择“定期重复”,然后设置一个自己需要的“重复间隔”就可以啦。

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重复的事项,会在当期事项到期后,自动出现下一期,无论当期事项是否被我们标记为已完成,如下图的事项,每天都会重复出现。

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标记

看到那个小旗子了吗?点一下,小旗子会被点亮,同时这条事项名后面的圆圈也被点亮了。这个很方便我们标记出那些重要的事情,就像是叶武滨老师说的,三只青蛙

所以我觉得,标出来的小旗子不应该太多,另外每条早上可以过一下清单,标出一些今天可以去做的,重要的事情。

我们也可以在任何一个待办事项的列表,向左滑一条事项,也会出现“标记”按钮,这样更快捷。

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标记完的,在哪里看呢?

回到app主页

这次看预测已标注

已标注就是那些刚刚点亮小旗子的事项,我们可以看到,这些事项是按上下文(情境)分类的,每条事项下面,还有它所属的项目

再来看看预测

点一下最上面的预测,会看到下面的界面:

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上面列出了过去今天未来四天,以及将来所有待办事项的个数。可以点击切换看事项列表。最下面还会同步手机的日历,很是方便。

来说说过去这个选项。这里面的全是过了到期时间的事项,就像上面说的,点进去,重新安排到期时间就好啦。

最后说一下“视图”

上面说到推迟至,设置了推迟至之后,事项会消失,还有我们完成的事项,也消失了,那么去哪儿了呢?

随便进入一个上下文,或收件箱,总之能看到事项列表就好,另外这里面最好有推迟的,或已完成的事项,否则我们看不出区别。

将整个列表向下滑一下,会看到列表上方多出来一块,有三个按钮,同步、视图、搜索。

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同步就是把我们本机的事项和设置同步到服务器,并且下载来自其它设备的变更。

搜索顾名思义,就不解释了。

视图是让我们选择列表展示哪些事项。点一下,这里只解释三个:可用剩余全部

先说说哪些算是不可用。上面说的,那些推迟的,只要还没到再次开始的时间,就算不可用;另外一个项目或者上下文,也可以设置或修改它的状态,将它变为暂停(上一篇我没有提及,因为我的使用中,不会去暂停一个项目或者上下文,所以这里只是提一句),那么这样,这个项目或上下文里的事项,也是不可用的了。

还有上一篇中,说到项目的类型,有一种叫顺序,我举了个读书的例子,对于那个例子,或者对于顺序的项目来说,只有当前进行的是可用,之后的均为不可用,而之前的必为已完成。

所以简单说,

如果发现可用里没有,那就是这条事项还没到开始的时候。

剩余就是所有没完成的事项,不管是否可用。

全部就是所有的,不管什么状态,是否完成,统统列出来。

写在最后

对于OF的使用,我也是刚刚开始,总结了一些时间管理达人的思路和设置,感谢他们。最后想说的是,OF功能再强大,它也只是个app,也只是个工具,是工具就应该辅助我们,而不应该驾驭我们,不要花太多的时间在学习如何使用OF上,最有意义的实践,就是收集。

The End

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