律师如何提高工作效率

同学们大家好！今天就律师如何提高工作效率的问题，和大家交流一下。

       关于效率问题，在之前的工作交流中，经常有其他的律师问我为什么能够写这么多文章，同时还能够兼顾办案工作，哪里来的精力？甚至有时候同行私下询问过，是不是那些文章和讲座都是助手准备的。

       同时，我也发现有些同学在工作中尽管很勤勉很认真，工作效率却往往不高。长此以往，整个人的工作状态容易陷入疲劳焦虑状态，不仅影响工作，也影响生活。

       因此我考虑结合自己的工作经验，简单交流一下，具体而言有八个方面。我想这些方法如果认真记住，对自己以后的工作应当能够起到重要的作用。

01进入专注的状态，利用整块的时间

       在工作中，我们时常被一些干扰信息所牵扯注意力，工作效率肯定不会高。举例来说，在开庭庭审过程中、进行辩论的过程中，人的思维会更敏捷、反应更快、效率更高。原因在于外在的环境给我们创造了专注的氛围。在特定环境的驱使下，被动以必要的专注力完成工作，在这样的场景下，我们通常能够保持专注且高效地完成工作。在相对日常的工作中，同样应当尽可能地保持专注，如此能够提高效率，进而更加高效地完成工作任务。

       这是一个最基础的常识性问题。但，在很多时候，我们还是需要对某些常识性问题进行的强调，来避免所谓的司空见惯、熟视无睹。

       同时这里说的专注，必须要有一整块相对完整的时间。比如学校的课堂设计，45分钟一节课，课程之间设置休息时间。这样的生活细节，往往是有相应合理性的，其中很多是通过实践来总结出的经验。因此，我们在工作中，尤其需要高效完成工作的时候，应当尽可能地减少外界的信息干扰，尤其是手机。

       我想，半个小时、45分钟不接手机，集中精力工作，对大家来说应当并不是很困难。但在现实的工作中，大家往往容易手机放在身边，一会有个信息，一会有个微信，边工作边接收其他的信息，这样必然导致工作效率难以提高。

02人为设置紧迫感和紧张感

       我们在工作中间有一种普遍现象：任务布置下来，不到期限临近之前，通常是难以有效率的。在设定任务的时候，人在潜意识中，总认为这个事情还有时间，姑且可以放一放。很可能在思维中的优先级序列上，就没有把这件待办事项作为重要事项或是被归类于不着急完成的事项，结果导致总是做一半就选择搁置。

       尤其是一些没有硬性任务的事项，例如论文、演讲稿、学术交流等，往往半途而废的情况是非常多，甚至高校教授也会存在这种情况。但案件的辩护词、代理词通常很少出现不能完成的情况，因为这是硬性的任务。

       那么想提高自己的工作效率，我们需要人为地给自己设置紧迫感。比如就某一项工作任务给自己限定时间，或是今天必须做成一件什么样的事？

       这种紧迫感和专注力是具有一致性的，是相辅相成的。在紧迫的状况下，更能激发人的灵感，你的注意力会更集中。因此我们在工作中，可以设定某一个卷宗在什么时间完成阅卷工作、什么时间制作出案件审查报告或是质证意见。

       这个设定可以是由自己设定，当然也可以是同事之间相互要求。举例来说律师在给助理布置任务的时候，可以提前提出要求，例如在什么时间内完成，这样能够利用紧迫感提升工作效率。

03训练快速阅读的技巧

       大家要进行速度的刻意练习，用通俗的话说，就要经常注意把自己的速度拉起来，那么速度能力也是培养出来的。我们无论读书还是从事其他活动，尤其是体育运动，能够给我们很大的借鉴。

       在体育项目的训练中，速度拉伸训练的目的是不断挑战自己的极限，而且在速度练习的过程中，是可以把其他的训练目标给抛开的，我们可以用运动员的训练作比喻，据我了解拳击运动员的速度训练，它只要求三秒钟速度，三秒钟甚至两秒钟之内你能够出多少拳，然后迅速休息一分钟，调整，然后开始下一组练习。短跑运动员也是一样，存在20米30米的速度练习，它指向性地对于爆发速度的提高有帮助。

       同理，快速阅读的训练，在快速阅读的时候，就不要求记忆和理解达到多高的程度，但是需要保证的是不打折扣的通读完备。

       通常的快速阅读，尽管自身感觉不到记忆效率的高低，但是实际上和慢读、反复读也是同样不能提高记忆效率的。而且长期的慢速学习和工作会形成一种速度阈值，即速度提不上去了。

       长期的慢节奏学、慢节奏看，其实不利于效率的提高。因此要经常性的进行速度的刻意练习。大家要知道，完成一个具体的工作产品，那是战术问题，而对自己的能力提升是一个战略问题。我们在日常工作中不但要把战术成果完成，也要在战略上对自己的能力提升作一个长久的规划。因此这种速度练习，长远来看，能够对大家形成长远的帮助。

       这也是同学们在协作我办案的时候认为我阅卷很快的原因。有时好像没看到我看多长时间的卷宗，就把核心问题看到了，或者同学们准备的材料哪有遗漏，我能够很快判断出来，这个和长期的快速阅读习惯是有关系的。

       我在90年代末开始从事律师行业，那个时候没有电子版资料，所有的卷宗都要通过复印社进行复印。在复印卷宗的时候，我往往选择把待复印的卷宗取出来翻阅，等待复印。比如复印两本卷，一本在我手翻阅另一本复印，等复印的那本复印好了，我就可以接着翻阅，把手里的这本再交给他复印。通过这种场景下的快速翻阅，对案卷的情况能有一个大致的了解。

       尤其我要求大家阅卷的时候，第一遍一定要快速阅卷。那种情况是不要求记忆清晰，只要知道卷宗里有哪些证据、大致的内容、重要内容就可以。因为阅卷自然不是一遍就能够完成的工作，有了长期的快速阅卷的习惯，也就具备了相应的能力。而能力是工作的基础，事实上工作仅有态度没有能力是不行的。作为运动员想要挑战世界冠军，想要跑赢世界冠军，如果能力跟不上，再怎么有态度也不行，因此速度练习要认真积累。

04团队协作提升效率

       协同工作，其实有利于效率的提升。在阅卷过程中，一个人读，另外一个人记录。读的人用正常语速去读，要求记录者尽可能的记住案件的核心内容。一次两次跟不上其实没有关系，因为这可以修正，慢慢地再用快速去读。

       因为在很多案件的庭审中，一些公诉人的举证速度是非常快的，归纳得很简练，而且十分全面。对于法院书记员的要求就非常高。现在尽管有庭审同步录音，但是书记员需要完成庭审记录，在院内仍然有较高的要求。在这种状况下，如果能够把主要内容、核心内容进行记录，这也是一种能力。我们不能全部依赖录音，因为完全依赖设备的话会形成路径依赖，会让自己的相关能力下降。

       在北京海淀律协进行讲座的时候，他们就有一个专门的速记员，在下面对讲座的内容进行速记工作。而且我也看到了他的速记稿，确确实实效率非常高。这种状况下两个人的配合能够起到拉升速度的作用。类似于赛跑等运动，有一个人快，你的节奏就会被带快。如果另外一个人慢，那么快节奏的人会被带慢，所以大家在一起工作协作的时候，一定要注意效率，注意效率拉伸的作用。

       另外，大家在进行辩论的时候，也会发现大家的效率及思维都会提升。在工作中也是一样，我们可以在阅卷之外形成关联，进行相应的辩论讨论，或是一个人进行主题发言，其他人提出不同意见，这样对我们观点的形成、完善都会提升效率。

       没有协作配合的一群人就是乌合之众，而不是一个团队。因此，大家在以后的工作中要正确理解团队理念，不是说大家同时做一件事就是团队协作了。团队成员之间的配合，一定要注意。

05提升效率需多感官并用

       人的记忆从脑科学的视角而言，仅仅去读、去听或去写，它对于增强记忆、增强理解，其实是不利的。如果把眼睛蒙上去听或者把耳朵堵上去看，往往会让人感觉非常不舒适。在工作中我们尽可能用多感官的视角。

       前面谈到过，在协作过程中有人读，你在听，然后再记。这个过程对于提升记忆力的加深理解是有帮助的，哪怕我们自己一个人工作，在看卷的时候一定要勤于去记，无论用电脑进行记录，还是手写版的记录，这种方法会对你的记忆有帮助，并且记完之后最好对卷宗的内容进行一次通读、朗读。

       我们的办公空间现在是足够用的，部分房间专门调整为工作室。如果需要相应安静的场合或舒适点的环境，大家可以到工作室来进行小组工作，这样大家也能避免相互干扰，同时又有一个好的氛围。就此而言，一个良好的氛围和环境，对团队的协作都存在着积极的影响。

06及时归纳案件的脉络和重要节点

       很多同学在工作的过程中，案卷看完了，自己心里清楚或者说有印象，但是手里没有任何固化的工作成果，也就无法向协作伙伴去传递，只是通过口头介绍及相应的书面文章，这种表达方式不清晰，也不直观

       因此大家要养成及时去归纳案件的脉络、重点节点，包括人物关系、案件的主要事实经过、案件重要争议的分歧、以及你的个人倾向。这种习惯能够使我们的工作成果固化，即使案件搁置一段时间之后再次阅卷，可能还会有新的观点，能够提升工作的品质。

因此不归纳、不记录、不整理，是一种让自己固有的工作成效不能保留的有负面作用的工作习惯，因此这种方法也是提升工作效率的重要手段。

07运用思维导图来搭建思维框架

       思维导图，本身是一种发散性的思维。我们在办理案件的过程中，尤其是诉讼和非诉讼业务，比如风控业务和诉讼业务。它是一种发散性的思维。即发现了一个问题的答案，不代表就找到了解决案件整体问题的答案。很多时候需要的可能是多视角、多维度的进攻与防御，组成一个体系，才能把这个案件的问题解决。

       虽然问题有主次之分，但是在真正实践的过程中，如果孤注一掷，在多数情况下会降低案件的成功率。比如在案办理案件的过程中，在定性罪与非罪的辩护作为第一道防御的情况下，第二道防御有可能是我对它的性质本身也做出我的判断。即使是构罪，是构成重罪还是轻罪，在构罪之后、定性争议之后，有可能在量刑的情节我要继续注意对它的排列，做第三重防御。

       在这种状况下，对于我们的发散性思维要求是很高的。仅仅从上面三点介绍，它就包括了三个方向，每一个方向有具体的理由，也只有思维导图能够全面的把整个思维框架展示出来，并且便于直观地进行拓展、分析、增删。

       但是实践中大家更习惯于通过文稿来记载自己的思想。文稿最大的优势在于它是一个线性思维。它可以让作者更加深入地论证自己的观点，但是它往往是解决具体问题的重要工具。

       如果说舍弃了导图，舍弃了发散思维，用线性思维来解决问题，对自我的局限是非常明显的，往往容易固步自封——写好的东西再大幅的删改，难度很大。

       因此想提高效率，不能着急，开始就把固定的文稿形成，一定要在导图基础上把导图作为总的纲领，再去撰写材料，再去修改，形成的材料才能够有全局感。

08借助口语录音，助力快速写作。

       我有一个具体的建议，大家尝试用录音作为文件初稿的习惯。因为我自己在写作的过程中有一个最明晰的感受是：人在写作时并不是一种感官在作用，而是感性和理性两种状态同时存在。

       所谓的感性，我认为是作者的视角，一种我想去写，想表达某种东西的欲望。但由于键盘的敲击和文字的书写速度跟不上大脑的变化，一旦创作的速度跟不上大脑思维的速度，自然而然理性的视角就开始发挥作用了。理性的自我在这个过程中，通常以编辑的身份出现。它总是在开始否定，“这里好像不太好，我要改，那里也要改。”针对这个问题，现在有很多作家经常谈到的，所谓电脑病——反复改。这种状况通常导致我们的思维经常被中断，不能连贯，导致最终影响写作的效率。

       有一篇介绍写作方法的文章，他使用了一种叫做写作禅的说法，即进入禅定状态来写作，想到什么写到什么，信马由缰地写下去，最后再进行修改。这种方法我尝试过，效果也很好，但是我感觉在实践中最好的方法还是通过口语的表达，录音之后再对文稿进行梳理。因为口语的表达速度相对比较快，它不仅能练习我们的口语表达能力、练习我们思维的敏捷速度，同时也推动了自己把文章在列好提纲之后必须走下去。

       在这个过程中，你的理性自我——那个编辑，是没有时间、没有机会出现来修改的。这种状况下，容易把整个文章一气呵成。根据以往的经验来说，一个相对长篇的文稿，是能够通过口语能够迅速完成的。律所内帮我校稿的同学知道，我在省律协给青年律师的讲座，一共是一天的时间，但是整理出的文稿是6万字，总体质量还过得去，当然需要进一步修改、调整，但是6万字的文字要是写出来，我想任何人没有十个工作日以上，都是很难完成的。因此我们利用口语的录音，迅速把初稿打出来，但并不代表这种方式形成的文章就显得粗糙，即使有这样可能，也可以进一步的修改。

       前两天在和客户交流的过程中，我就这个问题打了个比方，例如修路铺沥青一样，先把沥青堆过去全部堆满，大致均匀就可以了，然后总体找平。最终的路面肯定是平整的，而且也是高效的。如果一块、一块的路面全部先铺平之后再往前推进，有可能最终不仅消耗的时间多而且效率也会极低。

       因此咱们通过口语提高效率，再经过后续的增删修改，来提升书面文字的能力，这样不仅能够提高工作效率同时口语的能力也能得到提升。

       以上就是我给大家介绍的八种方法，我希望通过这些方式方法能够尽可能地提高大家的工作效率，这不仅不会给我们的工作增添额外的负担，反而会使我们的工作和思想更轻松，所谓一张一弛，文武之道。我们可以紧张工作、高效工作，同时也可以放松休息，缓解拖延症，缓解工作压力给我们带来的焦虑，因为屡屡有工作不能完成，或者不能高效、高质量地完成，自己心里是有负担、有挫败感的。那么通过这种提升效率的方式，让我们的休息也更轻松、更坦然，总体上提升自己的工作能力，进而提高生活质量。

       以上就是今天给大家介绍的，关于律师如何提高工作效率的问题。

                                                                                                                         作者：单玉成律师

                                                                                                                         责任编辑：丁胜