如何做计划2:统筹

统筹方法就是对所做事务的优先级安排,对时间的精准把控,对平行时间任务的重新安排。我们无法忍受简单重复,自然思考对工作流水线的改进:在熟悉掌握并测量统计之后,就可以优化任何可预估的流程,但对于每天要完成的同样的事情,基于熟悉掌握、测量统计、准确预估、统筹安排的步骤,可以改善效率,同时对抗简单重复。

“统筹方法”的重点在合理的安排时间和事务优先级,每件事的优先级不同,先做和后做产生的效率和效果就有很大差别。拖延症的成因很大程度上是因为把本就重要的事务的优先级放到后面。我们需要思考,很多事的下一步是需要建立在前一步完成的基础上的,这种事就要一步一步做,比如必须洗了水壶才能烧开水。如果步骤之间是平行的,则可以可以运用统筹方法节约时间,比如说用烧开水的时间洗茶壶、茶杯之类。所以真正的难度不在顺序或平行,而在于是否能分辨出来哪些必须顺序,哪些可以统筹,才能合理重置计划。我分享下自己的体会:

比如写文章这件事是线性事务,每一段都是为下一段做准备的,比如以我的习惯,我要先确定写什么主题,然后怎么开篇、怎么收尾,中间有几个论点,用思维导图梳理大纲然后动笔,这就需要一步一步做。有些人可能会说,我是这么写博客的:突然被灵感砸中脑袋,于是动笔开始写,写了一会觉得写的不好,删掉再写,又感觉没灵感了,合上电脑在屋子里转一圈再写,我觉得这也是线性的,不管前面做了多少“无用功”,都是在为后面做准备,乔布斯的connecting the dots也是这个意思,所以仍然是一步一步做的。

作为80后大多是从课本中华罗庚的文章里有时间管理的概念的,这文章很不容易找到,我重新拿出这篇文章的部分内容重温一下:

统筹方法,是一种安排工作进程的数学方法。它的适用范围极广泛,在企业管理和基本建设中,以及关系复杂的科研项目的组织与管理中,都可以应用。

怎样应用呢?主要是把工序安排好。大师为我们举了一个非常简单的泡茶的例子来说明统筹方法。

比如,想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有;水壶要洗,茶壶茶杯要洗;火生了,茶叶也有了。怎么办?

办法甲:洗好水壶,灌上凉水,放在火上;在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶;等水开了,泡茶喝。

办法乙:先做好一些准备工作,洗水壶,洗茶壶茶杯,拿茶叶;一切就绪,灌水烧水;坐待水开了泡茶喝。

办法丙:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开;水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。

哪一种办法省时间?我们能一眼看出第一种办法好,后两种办法都窝了工。

在这里,大师把复杂的社会实践简化成一个让我们一目了然的例子,便把统筹方法讲述得清清楚楚。如果我们把这种方法自觉应用到日常的工作、生产、管理、生活、学习中,那将是一个非常重要的方法。

水壶不洗,不能烧开水,因而洗水壶是烧开水的前提。没开水、没茶叶、不洗茶壶茶杯,就不能泡茶,因而这些又是泡茶的前提。

坦率的说,统筹方法是建立在事先计划的基础上计划就是对可控时间和事物优先级的匹配。如果没有计划,人们的注意力总会倾向于寻找更高刺激,从而将注意力无意义的分散掉,微博、头条等APP从来都是杀时间的利器。专注计划体系状态不掉线,找到执行的节奏感才最重要,很多人一天到晚看起来忙忙碌碌,实则是没有时间规划,从而一直处理最紧急的事情,没时间做重要的事情,后面重要的事被拖延成紧急的事,处理起来需要耗费更多时间和心力。

由于人的状态分等级,那么我们可以根据状态给事务分等级比如说我们做逻辑题或者背单词的时候总是疲倦的非常快,那是我们的基础体能不够强,如同半年没运动的人想要抬腿跑完1万米,那么一开始就会心率爆表。在合理计划的基础上拿出状态最好的时间来处理这些棘手的事物,好钢锻造的刀刃是用来切滚刀肉的。我早起锻炼结束,早餐完毕喝了一杯咖啡,这时候战斗力爆表;或者午休结束,身体的各感官都变得异常敏锐,这时候用来攻克那些平时难以逾越的难题再好不过了。

在计划中做事总有种惯性,如心流状态的如鱼得水,效率极高。但是有紧迫的事务将要打断安排好的计划怎么办?这里我参考了番茄工作法的事务处理经验:小事情随手处理好,需要耗费精力和时间的事情就记录到手边的备忘录,运用优先级排序列入计划列表,安排合适的时间处理。

统筹方法放在快速学习上简直效率加倍,要了解什么时间记忆力最好,什么时间推理能力最强,什么时间脑力最充沛。比如上午最适合记忆东西,下午最适合刷题,晚上最适合被动听课学习等等。本文权当抛砖引玉,这种方法专门针对需要重复的工作或者事务计划重新构造和思考。

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