流程(Process)不等于程序(Procedure),它包括政策(Policy)、程序(Procedure)、操作指导(Guideline)、模板(Template)、检查表((Checklist)等五个部分;
政策(Policy)注重解决这个业务流程在执行中所需要遵循的管理导向、工作要求、政策要点和管控机制,以确保本业务流程的运作是符合公司业务模式、文化要求和商业需求的,这是这个流程的魂。
程序(Procedure)就是我们日常熟悉的流程图和相应的流程说明书,侧重于规定为完成业务过程所需要遵循的活动程序,包括每个关键动作的次序前后关系、输入输出成果以及操作过程所涉及的组织或角色的责权分工,这是这个流程的经络。需要指出的是程序环节也就是通常说的流程动作必须经过细致的设计,以实现完备简洁的要求。程序环节的设计必须首先明确每个环节的价值,注重具有关键价值的环节的设计,尽量保证每个价值环节的内容不重叠,重复的、不增值的环节应予以删除,以提高程序效率,同时要学会将程序环节的辅助动作和沟通动作识别出来,作为程序环节的配套活动而不是程序环节。如原有的招聘考核录用流程通常有十几个审批环节,我们是否真要这么多环节去把关呢?
我们目前的流程评审过程,可能还只是停留在评审流程图的表面评审,而对其中的每个环节或活动是否有真正的业务价值、是否耗费了太多的成本、执行风险是否被充分考虑了等因素评审还是远远不足的。
操作指南((Guideline)起到的作用就是解决流程的程序操作性,就关键程序动作的操作细节进行规范或指导,往往会详细说明执行某个程序环节时可能用到的工具、方法以及重要的注意事项,甚至会给出操作案例,是流程运作的润滑剂。操作指南看似繁琐,却对流程的准确和规范执行起到至关重要的作用,因为 PROCEDURE在制定时因篇幅和行文规范原因往往简练扼要,但也往往容易引起歧义,需要操作指南来细化和规范操作的要求。
模板((Template)和检查表((Checklist)是流程得到规范和一致执行的保障,模板和检查表能否设计得合理和清晰,对于流程操作人员尤其是流程操作新手是至关重要的。