在工作中能高效产出是我们的目标，但是事实情况总是让人比较沮丧。我们在工作中常常效率不高或者不断被打扰，弄得只能加班来完成本来应该上班完成的工作。
可是下班时间还有别的事情啊，这样的循环真是糟糕。（好消息是……你不是一个人，一大票人都和你一样，有没有感觉好一点。）
其实还是有很多可以改善和提高工作效率的方法，我们的目标是——准时下班。（笑……）
本质上更有效率是一个工作能力与任务相匹配下的时间管理问题。单单谈论时间管理的理论和方法就是个大工程，我们还是从一些可执行并且非常有效的的TIPS开始吧，争取试一下，很快可以感觉到成果：
▌ 请建立一个“暂存”列表来写入临时任务
在忙碌的工作日中，你的同事或者老板或者其他突发事件会突然出现打断你本来计划好的工作安排，这事儿太常出现了。很容易出现的情况是——我们去解决这个突发事件，而延迟手里正在进行的项目，然后一整天的时间都不见了。
更好的解决方案是：建立一个“暂存”列表，把这些突发事件放进去，然后拉回注意力到你正在进行的工作中。
为什么要这么做：在你的工作中回应同事的要求或者开始新的任务，这会暂停你正在做的事情，导致花费大量时间在你的非关键项目上，而不是在当前的优先级上，这会延误你的工作，降低工作效率。
当你的优先任务完成，你就可以重新回到“暂存”任务列表，并且开始处理额外加入的任务。
这种方法可以帮助你把注意力集中在重要的事情上，并且仍然可以完成“额外加入”的任务，更重要的是，能够保持你一整天的生产力和对工作的节奏感。
▌ 停止多任务处理，一次只做一件事
我们经常发现，自己从开始工作的那一刻起就一心多用。 也许你正在打电话，查看电子邮件，同时完成所有的项目。 虽然你的老板经常喜欢看见这种技能，但它实际上对生产力的影响是很大的。
说句题外话，我觉得生产力是比效率更恰当的概念——生产力着眼点在产出上，而效率着眼点在完成上。实际上交付成果与完成工作还是不同的。
当我们进行多任务时，我们实际上是"任务切换"， 这不仅仅是同时处理两个任务，而是更接近于一次性在几个任务之间转换焦点，因为每个任务需要关注的重点都是不同的。
当然，这种方法可以在更短的时间内看到多个任务的进展，但是任务的完成程度不会很好。（我们说的工作是指需要投入精力产出的工作，事务性的工作不在此列。） 事实上，多任务处理会损害我们完成重要任务的能力以及我们区分优先事项的能力，并且严重分散注意力。
正是从这个角度来说，微信是非常糟糕的工作沟通工具——太过要求即时反馈，几乎把所有的工作都打断为片段化。不可能呢专注，自然也就无法得到高质量的工作成果。——所以我极度不理解很多老板喜欢在微信群里安排工作并且要求即时回复。
列好任务清单，一次只做一件事！
▌ 尽量给自己安排出专注时间
实际上，设定一个专门的时间来完成你最重要的任务可以为你的整体生产力带来巨大的提升。也就是说你需要一段进入专注状态的时间。——因此在互联网企业中，码农们都带着耳机工作，这是有些道理的。
糟糕的是，会议接踵而来、客户电话或其他事情不断，这些事情都会让你远离你的任务。那么问题来了——比你更忙、会议更多、事务更多的经理人、职业人是怎么高效完成工作的？
现在能够理解为什么经理人都要早起了——每天早上，检查一下日程表和任务列表。 根据你估计的时间，把你的优先任务安排在日历上的空白处。
虽然总是会出现各种状况，请尽力把注意力放在你的首要任务上，确保它的完成。如果你能够保持高效产出——你的同事就慢慢能够理解你需要一段时间的专注。（好在一个番茄时间是25分钟，一天最高效的专注时间最多也不过5-7个番茄，因此还是有时间去处理其他事情的。）
▌ 给自己设定边界
我们去追求高效工作的目的是什么？——是为了更好的生活。有时间去做其他你喜欢做的事情，把时间花在你的爱好、家人、运动等等事情上。
因此——你需要设定你的边界。对哪些事情说“不”。（好吧，我知道这很困难，尤其是当你还在初阶的时候，你既没能够展露出高效的能力也没有高质量产出，还没有讨价还价的余地。）
我们从可以操作的部分开始——给自己设定边界，比如告诉自己“我今天一定不把工作带回家”。你一旦和自己谈妥规则，生产力的提升超出你的想象。
举个例子，我和合伙人最近都在重启动自己的公众号写作。于是我们沟通一定要高效率的把工作完成，下班时间来做新媒体学习和写作的事。——然后嘞？我们上班时间的效率大概提升了一倍不止。以前纠结的工作文档都迅速完成，沟通的事情都很快推进。这样的效果，我们也确实十分意外！
这让我意识到：当我们知道晚上把工作带回家是一种选择时，很容易让生产力在白天溜走。 然后，当我们到家的时候，将本来应该放松的时间去用来完成一天的工作。
所以，设定自己的边界很重要。一旦意识到你下班之后的时间可以过得更有趣，更有价值，上班时间提升生产力就是一件很自然的事情。
▌ 多建立系统，善用模板
节省意志力的很好的方法之一，就是把工作程序化、系统化。只要是重复性的工作，都应该建立起系统和模板，下次应对的时候，只要在模板的基础上进行修改就好了。这样可以在很大程度上简化工作。
如果你总是需要回忆：我上次是怎么做事儿的？上次的文件放哪儿去了？——那么就说明你很需要建立这样的工作系统。
邮件模板、文件管理系统、会议记录模板、项目沟通模板、报告模板、出差流程模板、报销模板……甚至外出办事，地点、拜访单位地址、电话，都可以建立模板。
理论上只要是重复两次以上的工作，都可以建立模板。这个模板自己使用，就可以避免疏漏、节省意志力和时间；如果可以讨论后团队使用，就是团队的知识库。
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