01.
提起“开会”，我相信很多人对它的印象是很不好的，不论您是作为开会人来说，还是作为听会人来讲。因为开会时的好多情景都是这样的：
领导一个人在台上讲个不停，职工一群人在台下玩得不亦乐乎；40分钟过去，会场上像往常一样响起了热烈的掌声，台下的手掌一张一合，台下的笑脸一迎一逢；但是该解决的问题还是没有解决，该反映的问题也仍然没有反映。
虽然有很多人想要解决这个问题，但于员工来说，他们无能为力，于领导来说，开会相比于大量繁杂冗乱的工作，或许是还是一时的逃避之举，因此高效开会的解决就被耽搁了下来。于是，大家渐渐适应并默认了这样一种低质低效的会议模式，会议变得越来越长，领导和职工也变得越来越焦虑。
但是不可否认的一点是，开会作为任务下发与任务执行的重要工作接点，随着市场竞争的愈发激烈，随着小群体战略的大势所趋，它在提高企业工作效率中愈加起到了更重要的作用。因此，解决高效开会的问题迫在眉睫。
02.
首先，先来总结一下目前开会出现低效的几大类原因。只有明确问题产生的根源，才可以更精准更高效的解决问题。
一、会议角度
1、会议目标不明确。
抛开很多员工在开会之后一头雾水不说，很多会议的召开者可能对于会议的目标也并不是十分的清晰。通常只是列一主题对会议框架进行梳理，而至于会议主题下的分主题，该主题对应哪一部门，该部门的核心业绩及现存问题如何，以及下放到责任到谁，会议召开者或许并没有十分清晰。这样一来，就会导致口头表述不清，逻辑混乱，造成员工与领导之间的沟通障碍，因而导致会议召开并不高效。
2、会议流程设计不严谨。
除了会议目标不明确之外，会议角度另外一个较为重要的因素就是，会议流程设计不严谨。这里所指的会议流程设计，并不是上文所提到的会议主题之下，会议框架的设计，而是指，针对这一框架，时间维度的辅助设计。
会议召开者对会议的整体时间一般都有一个较好的把控，例如我计划本次会议的召开时间为2个小时，但往往缺乏对各下分流程的时间把控，如会议的讨论部分时间估算为多少，这样就造成两个问题。第一，员工的紧迫感不够，因此对其思维的激发能力较弱，因而使参会过程较为尴尬，容易出现冷场等情况，导致会议时间较长，效率不高。第二，领导把控能力无法凸显。对会议时间掌控不好的会议召开者往往会给人带来拖沓、犹豫等性格理解，造成员工的懈怠与放松，使会议场面缺乏节奏感，由此导致会议低效。
二、参会者角度
1、参会人思想未被激活。
参会人作为会议协作的主要参与者，他们的思维活跃程度往往决定了会议的效率及质量。参会人思想未被激活的原因有很多，除了上述提到的，会议召开者对会议时间把控能力弱，导致会议时间长给员工带来的懈怠感之外，还存在下列原因：
（1）会议时间规划不合理。明明在思想活跃程度较高的状态下，可以用5分钟解决的事情，却偏偏规划为15分钟，利用“Y”理论人格假设来解释，人们会利用剩余的10分钟进行社交、娱乐等，无意之间就阻碍的会议的高效性。
（2）会议召开者没有进行适当放权。
在很多大会现场，我们会经常目睹这样的情况，整场会议下来，领导的讲话率高达90%，而员工的发言率仅仅不到10%。还有这样的情况：员工任意提议都会被讨论，但最终被否掉，这种情境下，虽然员工与会议召开者的发言率较为平衡，但实际上二者并不处于平等的状态，久而久之就导致，员工没有激情去说，领导没有耐心去听，不能达到集思广益的目的，因而降低会议的效率。
2、参会人员的思路过于开阔，经常性偏离主题。
这种情况在生活中也屡屡出现。明明提前通知的是方案讨论会，几个小时下来，却变成了茶话会？？总之，之前明确的目的及任务都随着时间的推移而竟然凭空消失了。导致这一问题出现的最主要原因有两点。第一，就是我们之前提到的，对会议目标的明确及流程设计力度不够，因此导致会议场面略有失控。第二，会议中缺乏流程的监督者，这件事如果不由员工代表来做，就只能由公司的领导甚至会议召开者亲自去做。
03.
面临以上问题，最关键的一点就是，有什么方法可以使公司做到高效开会呢？
方法只有一个，就是优化开会的流程。重要的事情说三遍，优化开会流程！优化开会流程！优化开会流程！
第一步：任务诊断
任务诊断是高效开会的第一步。在这一步中，你需要明确开会的目的以及需要完成的任务，而且越清晰越好。而作为所谓的任务诊断，你还需要进行的关键一步就是，分析这个任务的好与坏，难与易。这可以帮助你顺利的判断，在会议中提出来的好多种方案之中，哪一个的可行性更高，由此掌握会议的主动权。
第二步：会议分解
在明确任务以及会议需求后，接下来就要对整个会议的流程进行逐步分解。同样的，也需要在这一步当中进行非常细致的构建和思考，越清晰越好。将会议的大框架及大框架之下的小分点进行逐步梳理后，千万不要忘记，给每一个分点进行适当的时间赋值！保证会议可以在最短最高效的时间中以此完成。
这一部分你可以自己设计进行，也可以参考下面我介绍的一套完整流程进行设计，我们将会议的展开一共分为7个步骤，并把每一个步骤总结为四字词语便于记忆。
（1）孤立大脑（约10分钟）
确定成员提出的所有想法。在头脑风暴阶段，会议召开者将按照倒计时的方法，让参会人员将自己头脑中的想法输出并整理出来，请注意，在这10分钟之内，大家的想法产生尽量独立，不要受到其他人的干扰，以此保证想法的独特性和产出的公平性，以此来看，每个人都有说出自己想法的机会，且机会均等，可很好调动员工的积极性和思想爆发性。
（2）米花拾掇（约10分钟）
在头脑风暴这10分钟过后，进入到米花拾掇阶段，将所以以产生的想法按逻辑整理并归类。此步骤由会议召开者完成，或员工代表完成，总之不要带有个人的想法偏见，以此保证分类的公平，便于之后讨论的再次展开。这10分钟，也正好为参会员工提供一个稍事休息的机会，保证思维的持续活跃。
（3）风暴思考（约10分钟）
经过米花拾掇环节对所有想法的归类与整理，我们已经将头脑风暴当中凌乱不堪的想法归纳的整整齐齐，一目了然。接下来需要做的是，员工将针对每一个类别的所有想法，再次进行深入探讨。而与孤立大脑环节不同的是，这一过程需要充分与他人进行讨论与意见交换，享受大脑与大脑之间思维的碰撞。各抒己见，权衡利弊，最后达到一个目的，那就是再次确认分类的正确性以及想法的有效性。保证各大类之中的想法具有可预见性及可实施性。
（4）水桶漫步（约15分钟）
这一环节需要员工和会议召开者共同配合完成。目的是为了对各类别下的优质意见进行进一步排查和筛选。这一步骤与会议的任务诊断紧密相连，会议召开者需要借助各方面因素，全方位衡量每一种方案的可行性，再通过与员工的近距离沟通，进一步加深对每一种方案的理解与判断。最终得出有效结论。
（5）麦秆投票（约10分钟）
在这一环节中，员工需要对各类下的方案及想法进行投票表决，以此保证会议的公开透明性，并有利于会议高效的召开，避免因意见不同意而产生的分歧导致时间的浪费。
（6）铁锹选择（约10分钟）
这一过程的最主要目的就是，根据上一环节的投票结果，员工与会议召开者可对上一轮的投票进行意见反馈，并通过进一步协商与磨合，敲定初步的讨论结果。
（7）环形确定（约10分钟）
在初步确定会议方案的基础上，对全体员工再一次进行地毯式问询，再次向其寻求意见及建议，以保证方案通过的完整性及结果的有效性。
第三步：会议总结
对到会人员进行致谢，并对会议上达成的方案进行进一步阐释及确定，以保证沟通的顺畅性，确保信息准确无误的传达至所有人。
至此，一个以目标为导向的会议流程全部完成。
现在，在保证会议任务圆满完成的基础上，如果你还想进行进一步气氛的活跃以及团队凝聚力的构建，那么，尽情消磨时光去娱乐，去玩耍吧~
