管理杂谈② | 政府关联项目,不能干了再说

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这个世上但很难说有纯粹的商业项目,一般来说多多少少都要与政府部门打交道,政府是项目干系人之一,做好项目工作需要“管理”好政府这个特殊的干系人。

一般来讲,大部分项目立项都需要经过政府部门的审批,尤其固定资产投资项目,需要占用或使用社会资源较多,政府审批是必不可少的环节。很多以以投资规模驱动的企业,获得政府行政许可的能力是衡量企业竞争力的重要方面。

有些项目,由于牵涉到公共利益或民生,一方面政府很支持和关注,但往往干预也比较多。我本人曾在一供热公司任职,每年采暖季之前,主管副市长都要牵头召开协调会的,直接调度有关事项,当然支持有干预,干预当中有支持。

更有些些项目,真正使用的是政府财政资金或或政府投资平台直接投资的项目,政府或部门已成为甲方,他们的意见就更加重要,比如一些产业扶贫项目、城市地铁、给排水等市政工程等。

以上项目都可以统称为“与政府绩效有关联的项目“,有的关联程度高,有的关联程度低,高联程度高的项目更得要重视和研究政府这个干系人的特点,才有可能“让干系人尽到责任”促进项目的成功。那么到底该强何“管理”好政府干系人呢?在此笔者有如下建议:

一、多汇报。

政府是一个官僚系统,大大小小的官员进行分层管理,自有其内部运行逻辑,没有多年沉浸其中的经历很难把握与其沟通之奥妙的。但有一点应该是不成文的共识,那就是要注意向关键领导多请示、勤汇报,“你所汇报的次数远低于领导对你的期待”,一方面做好项目事情本身就需要多沟通,另一方面这是能够给领导带来尊重感、掌控感、存在感的重要方式,一个不善于汇报的项目经理会让项目充满艰难,具体怎么做呢?

1、大事有呈报。什么是大事呢,项目的主要目标、里程碑计划、成本及效益预测、组织方案、重大变更有很正式的汇报,这既是项目工作内容所需,是项目的合法合规性的需要性,同时也是取得理解和支持和重要手段。项目程中总有一些需要政府定的事,比如利用政策、资金等,没有正式的申请也不可能给到你。呈报是很有讲究的一件事,要看时机、会写文、详略得当等。

2、小事勤汇报。无论大小事,日常不妨与主要领导多聊聊,这即是建立关系的需要,也是取得支持的重要措施。每次聊聊,领导也不一定有什么不同指示,即使有指示做为项目经理的你也不一定完全照搬,因为毕竟很多事还要综合考虑,当然勤汇报不是乱汇报、瞎汇报,而是指在合适的时机、合适的地点向合适的人汇报有关情况。

3、日常发简报。规范的项目管理是应该有项目状态报告的,而且这种状态报告基本上是可以公开的信息,那么建议你不妨多向相关领导发发,不管他看不看你一定要坚持发,坚持发就是一种信号,不断地提醒这个项目是与他有关的,与他相关他也会乐意在适当的时候提供帮助。根据笔者观察,大部分项目在项目动态报告方面重视不够,出的报告也是简单粗糙,很遗憾浪费掉了一种与领导沟通联系的一种方式。

多汇报,是一种沟通的艺术,利用的好,带来的不仅有锦上添花,更有雪中送炭。

二、不出错。

承建与政府政绩高度相关的项目,要有底线思维,不能越线,不能出错。

一般来讲,有三个方面务必不能出错,一旦出事你会“吃不了兜着走”。这三个方面分别是:

1、安全零事故。设备、人身等,一个事故都不能出,原因很简单,因为安全是底线,政府管理执行安全一票否决,安全上出事,尤其再出现大事,领导肯定是被受牵连的,项目管理者要时刻绷紧这根弦。

2、行为要廉洁,新时代下政风廉政要求很严格,与政府方面打交道,还是要把工作做在平时,甭想一些歪门邪道的事儿,甭总想着走捷径或省减的事儿,廉政方面出点事儿,放在谁身上都“伤不起”。

2、程序要规范,项目立项、招投标管理、变更管理、结算支付等方面要有流程,要规划。一般来说,与政府高度关联项目各种审计和检查较多,做为项目经理你要确保项目经得起各种审计和检查。

其实也不是说政府方面怕出事,这其实是项目管理中的一种底线思维,任何公司对此都马虎不得。一旦出些事,项目本身受影响,公司的持续发展和品牌建设也会受影响,这些情况是不必要的,真出现了原因无他,是你公司管理水平不够。

三、会“麻烦”。

而让政府官员们尽到自己的责任其实是有方法的,其中多麻烦一下其实是个好办法,项目管理有句谚语说“想让谁帮助你就去麻烦他”,具体该如何做呢?

沟通中的正式呈报是一种麻烦,但这些是不够的,更好的麻烦是提高他们的参与感,越参与越有可能提供更多的帮助,其中提高政府领导参与感的方式有很多,其中最常用的一个手段是开会:

1、专题协调会有参加,尤其涉及到各部门时,大领导出席甚至让他来主持都是非常好的一种安排,当然也不要引起各部门的反感,造成是你让领导来压他们的,一切安排的更尽可能自然一些;

2、日常例会有通报,领导如参加一定要让其发言,领导不能参加时,注意做好会议纪要,到时请领导审阅一下之后再发,这就是在提高参与感。

政府的支持是一种重要的资源,巧妙的利用各种关系资源,比你自己在哪儿拱可能要容易多,这也算是一种借力术吧,为了项目一致的大目标,这没有什么不光彩的,反而是你善于调动资源的一种反映。

四、争出彩。

如果说,工程按目标完成,达到合同约定是宝贵的。但与政府高度相关项目,除了工作做好要及格外,还是尽可能琢磨出点彩。这个彩是更多地照顾到“政绩”的需要,做为项目经理有必要为政绩多谋划一些多出力一些。其实这件事换一个视角也很容易理解,成就项目,成就政府,不也是在成就自己吗。

具体怎么做呢?不妨采取思路:

1、重要媒体上有动态,尤其是领导到一线视察指导的新闻,官媒上有,内网上最好也有;

2、如有可能得个奖。比如行业的、系统的,说出来谁都会有光彩;

3、有些工作成果。比如写点论文、鼓捣出点创新成果,把主要领导名字写进去等等。

总之多想一点,创造些惊喜,与政府绩效相关的项目,不能仅着眼于完成,还要尽可能地出彩。

最来再来总结一下,要想管理好政府这个干系人,在些提了四点建议,分别是多汇报、不出错、会麻烦、争出彩,其实这些只是个抛砖引玉,对政府干系的人的研究还可能更多更深,需要项目管理工作者在工作实践中多思考多体悟。

当然重视政府干系人,不是意味着对其它干系人的忽视,一花开放不是春,百花盛开春满园,各种干系人的管理是项目成败的关键,这也是项目管理复杂性的体现,做为一个项目经理,如果你能认识到项目管理的复杂性,才是走上成熟的真正开始。

无论任时,都要记住沟通的重要性,“沟通、沟通、再沟通”。

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