本人是一个从小就爱做笔记的人,除了学习笔记,大大小小笔记本包括时间开销、日记、花销清单、工作日志等主题就有接近20本。当笔记本数量和种类都逐渐增加时,不管理做笔记反而成为了累赘。看了这本书才知道要协调好工作生活和学习其实只需要三本笔记本。
正文
这本书作者是日本笔记达人美崎荣一郎,他独创了“金三角笔记法”——记事笔记本+航母笔记本+行程笔记本。他认为,工作笔记不同于学生时代的课堂笔记,学生做课堂笔记是为了“记忆”,而工作笔记则是为了“遗忘”,“烂笔头”式面面俱到的笔记法不再适用,技巧与效率兼备的超级笔记法才是职场达人的必杀技。由于原书内容虽多,但行文琐碎,这里只列举我认为可操作的几个核心观点,具体步骤可以参照书籍。
做笔记是为了遗忘
做笔记的目的
善于总结和积累的人,可以将经验转化为丰富的资历,而这种资历与个人的未来发展有着直接且密切的关联。不会从经验中积累知识的人,要么不断地犯同样的错误,要么做了一作却没有丝毫进步,一直在原地踏步。即使有一定的提高,速度也相对太慢。
工作笔记的一个目的是为了遗忘,为了我们能够集中注意力处理眼前的事情,先将心头的想法和灵感通过笔记本储存下来。然后放置一旁,当需要处理时拿出来整理信息。
金三角笔记法组合
“记事笔记本+航母笔记本+日程笔记本”
具体做法是:根据具体情况和目的,灵活搭配使用三个笔记本,并以便利贴作为辅助。
记事笔记本
记事笔记本一般使用A6纸(105mm×148mm),这种小本子要随身携带,养成随时做记录的习惯。
使用情景:
突发事件 在你专心致志做一件事时候别人拜托你又不需要马上做的事情,可以记录下来这件事的关键词、对象、时间。
灵感记录 当你对一个未完成项目毫无头绪时,可以利用在乘车或者休息时候记录突然萌生的未成熟想法。
信息收集 通过网络、熟人、书籍等途径获得的有价值信息。
需要进一步判断做决策的事情 朋友对你未来某一天的邀请,别人拜托你的事情等。
航母笔记本
一般是A5尺寸装订笔记本最佳,航母笔记本相当于一个硬盘的作用,目的是进行项目管理、文档记录、资料备案。
原则&技巧
尽量一个主题一页纸
按照时间顺序将记事笔记本的有价值事项撕下来粘贴上去
将网页邮件和项目有关的资料、宣传材料等打印为纸张,纸质资料剪贴下来粘贴上去
商讨结论、会议内容、项目进程管理、策划案底稿等已经经过初步整理的信息可以直接记录
“PDCA”流程
PDCA是指“Plan、Do、Check、Action”这四个步骤,我们大多数是人只能做到计划和实施没法做到检查和改善,而笔记本的作用就是用笔书写对经历反思总结。
根据这个流程,我们可分三个部分来记录航母笔记:
设想部分:记录设想计划的策划案要点,粘贴公司印发的资料、重要邮件内容打印文件等。
实施阶段:记录实施过程中的进程、问题及解决方案、注意事项及结果。
收尾阶段:记录设想和实施阶段的比较,如时间差别、问题总结、最终结果等。
此外,三个阶段都要记录日期并做好标签,并且用三种颜色笔书写区分。
日程笔记本
管理日程安排的A6尺寸轻薄型笔记本,操作比电子日历更加方便。可以以周或者月为单位安排工作进程,以3W(When、Where、Who)记录事项关键词,如“15-17点N公司开会@会议室”。当需要确定行程时,拿出笔记本将预约核对和添加。
留出一段缓冲时间,日程安排时可以避过,如周四的一下午用来处理意外事情。
决定日程的项目包括:开会、电话、电子邮件、网站、缓冲时间、任务计划表、定期活动。
会议笔记:
开会的目的是为了某事做出决议才召集众人,所以应该用笔记本先决定好议程
明确“本次会议要决定什么?”及“会议决定了什么”,将要决定内容用关键字写下来,如:促销计划、负责人及责任分配。会议中,要学会把自己当作决策者,自己从3W(When、Who、What)的角度思考并作出自己的决策来和实际对照,培养自己预测未来的能力。设想部分用黑笔书写,实际部分用红笔书写,作为职场新人即使没有决定权,也会让会议变得高效而有趣。
When:每个工作的deadline、时长、关键时间点
Who:主动记录工作的各部分负责人,无法确定负责人的工作可以自告奋勇接下来,或者需要协助时找到相关人。
What:每个事项的具体工作和要求。
会议笔记小技巧
画一张会议现场位置图,按实际情况标出席人的次序和姓名。在名字旁边以漫画形式画出对话框,里面记录这个人的发言重点和最终任务。
笔记的数字化管理
当笔记增多而换了好几个笔记本的时候,笔记就需要数字化管理,以便外出时候也能翻阅笔记内容。用手机或者相机,将笔记拍制成JPG格式,并用日期+内容作为命名。放入该本笔记的文件夹中,当需要笔记时便可以使用关键词搜索。