导读：现代企业使用电子化系统越来越普遍，有针对性地、自主建立电子化系统也越来越流行，那我们怎么对众多的电子化需求进行评估筛选? 流程电子化的推进过程中，流程管理部门，业务部门和IT部门怎样配合，才能打造完美的系统呢？

说到流程落地，不免要谈起流程电子化，面对众多的流程电子化需求，你是不是觉得难以取舍？该怎样去进行评估筛选呢？

是不是经常会发生这种状况，业务部门抱怨IT开发的系统不是他们想要的，IT部门却抱怨业务部门给的需求不清晰，所以项目一推再推，距离结案遥遥无期。

其实出现这些问题很正常，因为很多时候，我们并没有给流程电子化一个清晰的定位，都是为了解决问题而解决问题，简单的救火型。

在开始流程电子化之前，需要清楚我们为什么要推行流程电子化，流程电子化对于当下的我们有哪些好处？

1. 有哪些好处

规范：规范输入，规范执行，规范输出。规范信息流，也规范岗位职责，减少执行偏差，最大限度地消除人为差异。

透明：信息同步，及时共享，减少信息传递过程中的失真。同时消除地域限制，可多人并行操作处理，提高效率。

可追朔：实时监控，及时跟进，也为后续的业务提升或流程改进提供数据分析。

虽然流程电子化的好处这么多，但我们在电子化之前，需要考虑企业的实际情况，确定企业有合适的土壤，再筛选合适的流程。

2. 需要哪些前期准备

审视企业流程管理环境，如企业规模，产品生命周期，业务场景，系统覆盖率等等，以确定目前是否适合导入系统。

并不是说看其他企业导入，我们就一味地跟风，永远记住满足我们需求的就是最好的。

明确目的，业务流程电子化的目的主要有以下几种：提高效率，降低成本，控制风险，协同管理，信息共享，数据分析等。

目的不一样，电子化系统的侧重点会不一样，相对应的功能架构也会不一样。

筛选流程，企业大大小小的流程很多，业务部门提出的电子化需求也很多，基于人力物力财力的考虑，有针对性的进行筛选。

一般而言，筛选都基于这几个方面考虑：流程的重要程度，难易程度，稳定程度，以及失控后的风险影响程度。

成本收益比，管理是需要成本的，开发电子化系统更加离不开成本。评估需要花费的成本，预期潜在的收益，结合后期维护方式，计算成本收益比。

搭建框架，由业务架构到功能架构，再到技术架构，从上到下，由粗到细，从输入到输出，由职责到交付，对将要实现的电子化系统做一个全面的梳理。

目的明确了，电子化系统的对象也明确了，接下来就是执行了，流程管理部门，业务部门和IT开发部门需要全力配合，打造完美的电子化系统。

系统开发需求说明书，作为业务人员和开发人员共同沟通的语言，一定要详细，如界面呈现，场景取舍，数据来源，流转方向，输出形式，防呆功能，推送方法，接口链接，角色权限等等。

确认上下游流程是否已经电子化？相关联的系统如何对接？基础数据库的元素是否满足要求？哪些可以共用，哪些需要扩展，哪些需要重新定义？

与开发人员多沟通，业务人员和开发人员的专业不一样，注定他们理解的系统会不一样。业务人员期望中的系统，可能程序并不能实现，这中间存在一个认知差，需要我们沟通，沟通，再沟通。

建议基于模块化开发，在小范围试用，收集反馈，及时修正。试运行时，一定要找各层级相关利益人做测试。

系统要考虑人性化设计，符合常规逻辑，操作简单易上手。太复杂的系统，人天然会有排斥感，不利于推广，而且也与电子化系统的初衷背道而驰。

制作详细的系统操作指南，上线前安排培训，保证所有用户明白操作规则。管理角色和执行角色可分开培训。

好了，关于流程电子化就说到这里，我们下次接着聊。有任何建议或意见，欢迎留言进一步讨论。

作者简介：曹美玲，拥有10+年供应链领域工作经验，曾任职于大型跨国集团台企、德企、美企、央企。美国 ISM CPSM，PMP，精通营销、研发、计划、采购、生产、质量、物流、客服等全流程管理，致力于国内本土企业的流程管理优化，欢迎交流，一起探讨，一起尽责！