【A1:描述自己的相关经验】
正如老师[I]中提到的那样,总-分-总的原则小学语文老师就教过,可工作后却很少用,后来看麦肯锡的《金字塔原理》也有提到结论先行的原则,以及最近常提到的30秒电梯汇报理论,其实它们都是这个道理,可见这种总-分-总的思维逻辑多牛。
所以这些年,我就提醒自己一定要遵守这个原则,几年下来效果非常好,上司都夸我汇报简练、直击重点不绕弯子,其实就是得意于这个理论。
上周三下午,我安排新入岗李XX去总公司财务报销一笔3万元的采购费用,上周五早上我问李XX事情办的怎么样了。
她回答:“星期三下午她先去找了财务科长签字(公司规定费用报销需经财务科长审核—财务总监审批),结果她不在,于是我在办公室外面等她,直到下班了也没看到她回来,于是我星期四又去找她才找到她签字,科长签完字后,我又拿着报销单找财务总监签字,结果财务总监出差了不在办公室就没签到字,今天早上我又去找财务总监她还是不在,我也不知道她多久回来。”
听她说了一堆,我打断问道:“那你的意思是这件事没办成,对吧?”
她回答:“是的”。
其实我需要只是结果,办成了还是没办成。
公司新人李XX就是没有掌握好总-分-总的汇报原则。
她应该先告诉我,这事没办成(总),如果时间充裕再细说那样原因造成没办成(分),然后再告诉我她接下来要怎么办(总)。
【A2:我的应用(目标与行动)】
[目标】让新人李XX掌握总-分-总的工作汇报技巧。
【WHY】告诉她领导每天要处理的事情都很多,没有时间听她娓娓道来,一旦她掌握了这种总-分-总的方法,也会让她的工作效率大大提升。
【HOW】这个周一,以她向我汇报费用报销这事为案例,向她介绍什么是总-分-总的汇报方法。
讲完之后让她再想一个她自己经历的事件进行分析,进行强化(因为中国人已经习惯了说“因为。。。所以。。。。”,要改变不容易,我也是练习了许久才算适应)
直到她真正理解这个办法后才让她离开办公室。