能不能一次把话讲清楚?
最近忙季,工作节奏很快,加班如火如荼地进行着。
昨天晚上,我们一群人在会议室做后期,同事小王要写审计总结,但由于没有直接参与项目,就问旁边的项目负责人小李:
你们是什么时候去项目现场的?
1月25日。
小王敲打键盘,在项目开始日期上填上1月25日。小李继续投入到自己的工作中去。
不一会儿,小王继续问:
你们去了几天?
3天。
小王在项目结束日期上填上1月27日。小李显得有些不耐烦,毕竟正在思考较为复杂的问题,但回答后还是成功转回了思绪。
又过了一会儿,小王接着问:
哪些人去的?
婷婷、莉莉和我。
小李有点不高兴地回答。因为思路再次被小王无情地打断了。
接着,小王又问:
工作怎么分配的?
你能不能一次把话说清楚?
小李终于忍无可忍。
我在一旁看着乐了,笑着对小王说:
小李说得有道理,大家都在忙,思路被打断,再转回去会降低效率,除非有着急的事情,不然可以晚点说,说的时候,尽量一次性把话说清楚。
小王低头,不好意思地说:知道了,知道了。
语言:思维表达的窗口
上面提到的同事小王,虽然工作态度还算积极,但是大家对他的评价普遍不高。为什么呢?
因为小王做事情不够上心,沟通能力又欠缺,交付的工作成果总出现这样、那样粗心的错误。久而久之,在大家心里,他被定义为“一个不怎么靠谱的人”,也就没人敢将重要的工作交付给他。
这样导致的不良后果就是:小王和同级的同事比,得不到相同的待遇,比如大家会把简单的工作交给他,而难度稍微高点的,会分配给其他人,甚至一些比小王晚进公司,但是比他靠谱的人。小王在工作上得不到提升,慢慢就会失去职场竞争力。
从上面的小事可见,小王的语言让我们初步判断他是:一个不怎么会沟通、工作能力一般的人。语言,是思维表达的窗口。如果你的思维富有成长性、创造性,说出来的话也会有启发性、逻辑性;而为了让别人更好地理解我们内心的想法,语言组织能力、事情描述能力、逻辑思维能力都显得非常重要。
也就是说,我们首先要成为一个独立思考的人,努力搭建好思维窗口;其次,勇敢去尝试表达,用精准的语言,让更多人了解我们的内心。
怎样才是高效、良性的沟通?
毫无疑问,上述的沟通琐碎、低效。如何在工作中避免出现这类情况,保持良好、高效沟通呢?
首先,沟通需要换位思考。
几年前,在和同事讨论工作问题时,我总是没等对方说完,就据理力争,急于表达自己的观点。大概年轻气盛都不会太沉稳。逐渐随着年龄增长、经验积累,我开始认真去思考,沟通的意义在哪里。
沟通:并不等于说服。所以,我们根本没有必要举例第一、第二点来说服别人赞同我们的观点。沟通,是一个双向的过程。只有明白对方想表达什么,你才知道应该如何回应。同样,在沟通时考虑对方的处境,比如对方正在忙着思考问题,这时候沟通会打断对方,沟通过程中对方可能会有抵触心理,倒不如晚一点,等对方有空了,再作沟通。
其次,沟通需要积极主动。
这点涉及到人的性格和对工作的态度。有些人比较内向,很多事情不愿意主动沟通,经常被动地等待别人来问。而有些人的工作态度差,有些事问也不问就自行做主。
第一种短期无法改变,只能通过长时间刻意练习才有可能改善。另外,沟通的另一方创造良好的沟通环境,也有利于改变。第二种,显然是消极主动,会产生负面影响。短时间内,可能因为不主动沟通,少很多麻烦事,时间长了,会慢慢发现,好的机会,已不再属于你了。因为缺少积极主动沟通,你已经失去了职场竞争力。
最后,将单纯的文字语言和对应的处境结合去理解背后的意思。
怎么理解?举个简单例子:有一天,老婆生日,但老公很晚还没下班,老婆心里不高兴,给老公打电话,说这么晚了为什么还没回家;老公说在加班,老婆说:那你别回家了。
那你别回家了。从字面意思就是:你加班晚点没事,不回家也可以。但是带入上面的语境后,我们知道是老婆生气了,其实意思是你怎么忘记我的生日,还这么晚回家。
在简单沟通时,一般单纯的文字语言能反映直接的意思。但在复杂事项的沟通中,有时候我们对对方回复的理解,和对方真正想要表达的意思,真得天差地远。
带着误解的沟通,一定不会高效。所以,还不如在第一次沟通时,记得反问一句或者强调一下:刚才你说的意思是xxx?我的理解对吗?
分享:简单的沟通tips
关于沟通技巧的书,汗牛充栋。这里分享一些我在工作中积累的,不那么教条的小tips:
1、选择合适的沟通方式和沟通场景
沟通分为当面、电话、网络通讯工具等。重要、紧急的事情,我会选择当面沟通,关系较为熟悉,我就直接打电话;关系一般,会提前发短信、微信等,问是否方便接电话。
需要告知许多人的事项,我会在群里统一说清楚。在QQ、微信里说的时候,我会一次性把话说完,而不是蹦出很多条。说的格式大概这样:
@xx:关于某项工作所需要关注事项主要有:
1、XXX
2、XXX
3、XXX
大家及时查阅该信息,如果方便的话回复“收到”。
当出现一些复杂的工作问题需要讨论,我会思考哪些人和该讨论主题有关,并且和他们敲定时间,安排现场讨论或者电话会议,尽量减少信息因在不同人之间转述而引起的误解,从而提高沟通效率。
2、制作沟通备忘录
之前写过一篇文章,关于如何在工作中,尽量避免犯第二次同样的错误。沟通也是如此。有兴趣可以点击链接:
我们无论再努力、再厉害,也会遇到因为不良沟通带来的问题,小到彼此误解,大到损失订单、经营失败等。因此,沟通无小事,我们必须学会从错误中吸取教训,逐步提高沟通能力。
我的沟通备忘录大致长成这样:
时间:x年x月x日
当事人:xx/xx/xx
沟通事项:关于某个技术问题的处理
沟通失败情况:大家反复沟通了四五次,才发现纠结的问题并不是A,而是B。
沟通失败后果:虽然没有造成严重损失,但浪费项目组宝贵精力和时间。
为什么会沟通失败:沟通问题事先没有核实清楚。
空的时候,我经常会将这些积累的备忘录拿出来看,温故而知新。
或许我们不是那种天赋异禀、异常聪慧的人,但通过坚持不懈的努力,保持每天比一般人多一点点进步的信念,岁月一定不会亏待我们。加油,和你一起共勉。
上述就是我对工作中常规事项沟通的一些心得。但实务中的沟通,会出现更多复杂的情况,还涉及到人际关系的处理、组织团队的管理,是一门值得投入时间研究的学问。
最后,明天还要早起出差,就不多说了。如果觉得上述分享还不错,记得帮忙转发、点击好看!