1个月5篇会议纪要,这工作量还大?3个步骤,会议纪要轻松搞定

有个朋友有过一段很离奇的工作经历,他入职到一家新公司,领导面露难色的跟他说,“这个月的工作量有点大,你要把前5次项目评审的会议纪要改一下,正式发出来。”朋友听完很惊讶,一个月改5份会议纪要?当他看到那5份会议纪要的时候,他就明白他不是要改,而是要重新写。

那5份会议纪要真的是惨不忍睹,有些听不清楚的地方居然还用了省略号。朋友听着录音,3天把会议纪要整完了,又怕太伤害同事和领导的感情,拖了两周把纪要交给了领导,得到了领导和同事的高度表扬,一致认为他工作效率太高了,然后朋友就辞职了。

会议纪要好写吗?会者不难,难者不会。会写的人,会议开完纪要就出来了,不会写的人,就像朋友的那家公司,5个会议纪要拖半年。怎样高效又快速的写一篇会议纪要呢?

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在写会议纪要之前,首先要明白写会议纪要是为了啥?对会议做一个总结,方便后续布置工作,安排项目进度,以及日后查阅。

但是会议纪要不是速记稿,现在有很多录音软件,把会上每个人的发言一字不差的记下来,省事儿省脑子,却是无能的表现。没有人会有耐心去翻阅厚厚几万字的会议纪要,更何况绝大部分都是废话。

写一篇合格的会议纪要,只要按照以下三个步骤,就能轻松高效的写出一份领导满意的会议纪要。

开会前:做好准备工作

事先指定你来做会议纪要,那在开会之前要确认:会议主题,会议议程,参会人员的名字职务,会议纪要有没有特定的版本。

临时指定你来做会议纪要,那就可以利用会前的几分钟时间快速翻阅相关的会议资料。有不认识的参会人员,看看桌牌上,会议资料里有没有这个人的职务和姓名。

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会议开始前没有时间做这些准备,那就记住参会人做的位置,或给每个参会的人一个明显的代号,散会后询问其他的人,得到参会人的姓名职务等信息,保证和自己记录的内容对得上号。

会议中:有重点的记录

在会议当中要记录必备的会议要素,如开会的时间、地点、参会人,讨论的议题,针对议题每个人的意见,最终得出的结论,或者是需落实的工作。

  • 会议要有结论

如果是成熟的公司召开的成熟会议,那你需要记录的东西也会很明确,主持人或领导会就每一个议题有一个总结发言,一般来说这个总结发言就是结论。

但不是所有的公司都那么成熟,那么正经。会议开得乱七八糟,参会人员各自为政,你说你的我说我的,议题都没有结论,这时候会议纪要咋整呢?你可以在会上主动询问一下主持人或领导议题的结论,或者是没有结论,下次会议继续探讨。

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  • 会议中录音

担心自己会遗漏一些重要内容,你可以在做会议记录之前询问领导,可不可以录音,方便你做记录。如果领导同意,你就可以利用手机或者录音笔做录音,会后整理的时候参考。

会议后:整理成文

会议纪要要在开会完成的第一时间整理,对于经验丰富的做会议纪要的人来说,会议结束会议纪要也就出来了。

  • 文字简短清晰客观

你不可能把会上每个人说的话一字不漏的记录下来,所以越早整理,对会议的印象就越深刻,也就做得越快。

会议纪要成文要注意,尽量采取简短清晰的句子,多检查几遍,不要有错别字,不要有自己的想象和发挥,也不要用太华丽的词藻,每个字都要经得起推敲。

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  • 会议纪要模板

如果公司有会议纪要的固定模板,那就按照模板来填充内容。如果公司没有模板,那就可以自由发挥。

按照审议事项一项一项的写议题、讨论意见和结论,如果审议事项较多 也可以把事项的结论和待办事项写在第一页,然后再一一展示审议事项。

会议纪要成文后,要让参会人员确认纪要内容,进行适当修改。如果条件限制,无法让参会的人都查阅,那就由参会的最高领导确认后,定稿,下发,存档。至此,一份会议纪要就完成了,

虽然,很多人调侃开会没用,浪费时间,推诿责任,对牛弹琴,但会议却依然是工作中不可或缺的很部分,高效是会议也确实能解决工作中的很多问题。会议纪要,就是会议的精华,会议纪要的完成不代表工作的结束,会后需落实的工作,需要跟进的项目,需要按会议结论去执行的事项,都在会议纪要里。

所以,不要再觉得会议纪要无关紧要 ,凑合凑合就行了,认真码好每一个字,做好每一件工作,你才会变成更好的你。

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