一个工作方法,效率专家教你,如何按时下班

【壹】


“你睡了没?”

“感觉生活都没什么意思了”

“天天忙到团团转,但是什么也没做成”

凌晨02:40醒来,摸着手机去卫生间,才发现闺蜜小K在12点多的时候,给我发来这么几条没头没脑的消息,但直觉告诉我,这不是日常吐槽,一定是有什么特别不好的事情发生。

我想也没想就给她回了消息,希望她明早起来就能第一时间看到,我本想加几句宽慰的话,还没等我发送,就收到了小K的秒回,看来这是一夜无眠。


小K与我相识10年之久,从上学到毕业到工作,再到各自组建家庭,各自的孩子也都相继出生,年龄在增长,生活也越发忙碌。

一向开朗乐观的小K,往常虽然爱吐槽,却多少带着自嘲和排遣的口吻,骨子里还是个积极向上的人,当了妈妈以后,更是如此。所以收到这样的消息我还是心中一惊,马上问了缘由。

原来最近小K的生活彻底混乱失衡了,作为职场妈妈,每天下班回家,一身疲惫,有时候还带着未完成的工作,可是抵不住不陪孩子带来的愧疚感,硬扛着陪孩子玩。

好不容易等到孩子睡觉,她更是一动也不想动,只想看个综艺节目放松,一不小心熬到很晚,第二天早晨3,5个闹钟轮番轰炸才能勉强唤醒她。

顶着黑眼圈和疲惫上班,掐着点打卡,顾不上吃个正经早餐,一到晌午就打瞌睡,午休的时候也常常睡不醒,浑浑噩噩一下午,下班时间又是带着未完成的工作和一身疲惫回家。

如此循环… ...


听她絮絮叨叨发了十几条消息,我隔着屏幕都能感觉到那掉进漩涡的挣扎和绝望,每一个状态都掺夹着痛苦,每一个行为似乎都情有可原,但就是怎么也走不出这个循环


【贰】

一边看着闺蜜还不断发过来的消息,我的脑子里一边不受控制地想起了朋友圈里的另一个朋友,小D。

我们大约半年前在一个线上课认识,彼此加了微信以后,来来往往,一直觉得颇为投机,于是慢慢地成了朋友。

之所以此刻想起她来,是因为她的状态让我们很多人都非常羡慕,工作,生活,自我提升,陪伴家人,一切井然有序,明明一天24小时,她却过出了72小时的感觉。

虽然是一家公司的经理,却不像大家以为的那样职位越高加班越多,而是基本上尽量按时下班,回到家,陪孩子,阅读写作,偶尔看剧,都不耽误。

一到周末,她带着全家人在附近的小公园野餐,陪孩子疯玩,累了就和孩子蹲着观察蚂蚁,和家人放松地聊聊天,还不忘拍照记录一家人的美好时刻。

每每看到她朋友圈发的日常,我忍不住评论点赞。


后来,我有一次非常好奇地问她,你们公司不忙吗?

她说:

“也不是不忙,要看你怎么规划了。

每个时间段都有对应的最重要的事情要做,白天8小时已经得到高效运用,重要的工作也都做完了。

到了下班时间段,就会有新的重要的事情出现,比如陪家人,看书,健身。

等我下班这个时间段的重要事情做完了,还有时间的话,也会处理一些工作事务,这部分留到第二天也没有大碍。”

我平时接受了太多“今日事,今日毕”的观念,乍一听这种“每次只抓各个时间段最重要的事情,其余分散安排”的说法,还微微有些吃惊。

但是仔细一想,这不就是著名的“六点优先工作法”吗?

每天做好最重要的事情,那么每周每月的重要计划也都完成了,放到一年里,一年的重要目标自然也都实现了。



【叁】

小K和小D,同样是职场妈妈,同样是一天24小时,两个人却过出了截然不同的生活节奏,这其中最大的差别,正是小D所说的“抓最重要的事”,也就是如何规划运用你的时间。

  • 六点优先工作法。

六点优先工作法,由效率专家艾维·利在给客户做咨询时提出。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·施瓦布有一天来到艾维·利的办公室,他表示对自己的工作效率不满意。

艾维·利将一张白纸递给施瓦布,让他在纸上写下明天要做的最重要的六件事。当施瓦布写好后,他让施瓦布给这些事标上重要性次序。

接着,艾维利对施瓦布说:“现在把这张纸放进口袋,明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来,做第一件事,不要看其他的。第一件事做完以后,再用同样方法对待第二件事、第三件事,直到你下班为止。”

施瓦布问:“如果明天我没有做完这六件事,该怎么办呢?”

艾维利说:“即便你只做完第一件事情,那也不要紧。因为你总是做着最重要的事情。”

后来,施瓦布把这个方案推行至高层管理,最后推行至每一位员工。

一年后,施瓦布给艾维利寄去了一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说那是他一生中最有价值的一堂课。

五年之后,这个当时不为人知的小钢铁公司,一跃成为世界上最大的独立钢铁公司。

艾维·利认为,我们如果能把一天中最重要的六件事做好,就算得上非常高效了,这正是朋友小D一直在做的。

“六点优先工作法”,具体可以按照这个步骤:

1. 写下当天最重要的六件事;

2. 给这六件事按照优先顺序排序;

3. 每天从第一件事开始执行,完成为止,随即开启第二件事,以此类推;

4. 若当天六件事没做完, 可继续放入第二天,重新进行排序;



  • 记录时间开销,培养时间感知力。

看完了六点优先工作法,是不是看上去很简单,你也可能不止一次听说过这个方法,但做起来却完全不是那么回事,究竟是哪个环节出了问题?

时间总是不易察觉地流逝,常常让我们在想起来看一看时间的时候,为时已晚。所以在执行目标的过程中,你要随时保持对时间的警觉性,或者等你运用自如的时候,我们称之为“时间感知力”。

历史上时间感知力最强的莫过于苏联昆虫学家亚历山大·亚历山德罗维奇·柳比歇夫,他同通过自己独创的“时间统计法”,对时间的感知程度可以精确到分钟。他和朋友出去散步,回来的时候不用看表,也能准确地知道花了多长时间。

得益于“时间统计法”,我们可以在每天的工作中,详细记录“事件-时间”开销,坚持一段时间之后你会发现,自己的时间感知力有很大的提升。

做时间开销记录的时候,尽量,详细完整,例如:

09:20-10:00,每周例会,主要回顾上周工作(包括项目进展,遇到的难题以及所需协助),耗时40分钟;

10:05-11:25,与XX部门负责人详谈XX项目立项细节(包括参与部门,动用人员预估,项目验收标准等,耗时80分钟;

11:25-11:40,给供应商XX发XX事宜邮件,耗时15分钟;

11:45-12:20,午餐,耗时35分钟

... ...


  • 警惕临时事件打扰。

如果你如实地做了一段时间开销记录,一定会从中发现一个秘密:

那些没法完成六要事的日子,一定都闯入了许多意想不到的临时事件。它们侵占你原本刚刚好的时间和精力,使得重要的事情延后,引发出一些列的临时事件。

所有的临时事件,都是紧急不重要的事,因为重要的事情早该被你提前安排,所以当临时事件出现的时候,你就要警惕了。不到万不得已,不要让它中断你正在做的事情,你只要花一分钟记录下来,从脑中“下载”到纸上,在不忙的时候统一处理它们。



【肆】

我们每天的生活中,会涌入无数的事情,而我们的时间,注意力和精力都是相当有限的资源,如何运用我们的时间和精力,我们便过什么样的人生。

做紧急的事,就会耽误重要的事,陪不值得的人,就会冷落重要的人。

少即是多,舍即是得,抓住那少部分重要的,舍弃那大部分不重要的,才能过得不急不慢,活得明明白白。


叶小鱼跑跑跑:《文案变现》《新媒体文案创作与传播》作者,在这个账号上,由她和她的文案训练营的小伙伴为大家写作。欢迎关注账号,了解更多职场成长干货。

本文作者:Y点点,叶小鱼文案训练营6期优秀学员,静能码字,动能暴走的非标准“工科女”。

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