一个人早上从起床到晚上睡觉,中间的这段时间会做许多事情,所有的事情都可以说是为了解决问题而做。例如,刷牙是为了解决口腔卫生问题,吃早餐是为了解决生存问题。上班是为了解决个人经济来源问题,看电影玩游戏是为了解决无聊的问题。
我们再深入的思考一下,刷牙有许多方法,是横着刷还是竖着刷,是刷2分钟还是刷3分钟,每天都用同一种牙膏行不行,正确的刷牙姿势是什么,你会发现,即使如刷牙这样一件事情,很多人都做不好,所以牙医一直都是受人尊敬并且收入丰厚的职业。
到了中午,我们会发愁到底该点鱼香肉丝还是来一份水煮鱼片,吃什么简直是个困扰上班族的千古难题。吃什么还是一个小问题,小到可以忽略。但是你不能忽略老板给你的任务,每个任务本质上都是一个问题或者多个问题。一个销售人员要完成销售目标,而销售目标通常都是一个难题。
既然我们生来就是为了解决问题,那么我们每个人都应该有一份问题清单。问题清单是一个人面临的或者中长期需要解决的问题列表。一般有三个步骤:第一个步是列出初步清单,把所能想到的问题按照分类全部列出;第二步是从第一步中的问题筛选出围绕焦点问题(你所关注的问题),列出的问题清单;第三步是把第二步中的焦点问题按症结点(根源问题)列出的问题清单,这一份清单才是我们需要解决的清单。
初步清单:
我的人生目标是什么?
什么事情让我忧虑?
有什么事情能让我感到开心?
最近遇到什么难以解决的问题?
我认识多少朋友?朋友们现在都在做什么?有多久没联系?
为什么我无法专注做一件事情?
身体健康情况是怎么样?
公司这个月给我安排的销售目标不可能完成?
今天晚上看什么电影?
......
焦点问题清单:
我的人生目标是什么?
公司这个月给我安排的销售目标不可能完成?
什么事情让我忧虑?要如何解决?
......
问题症结点清单:
我缺乏一个明确的人生目标
......
这一份清单,往大处说,可以做你的人生规划,往小处说,可以帮助你解决困扰。
有了问题清单,我们就需要学习一种解决问题的方法论。这个方法论包括“弄清问题”、“拟定计划”、“实现计划”和“回顾反思”四大步骤。
问题:为开展一项新业务,公司新成立的业务部门需要技术部门提供一套物流系统,只有两个月时间,该系统如果要开发预计需要投入40个人工作一个月,当前已有的资源是技术团队只有两个人,一个是产品经理,一个是项目经理。
第一步,弄清问题。
目标是什么?
要达成的目标是:两个月内为业务部门提供一套可满足业务需要的物流系统。
已有资源:2个人(产品经理、项目经理)
工作量:40人月
需要投入资源:20人*2个月
试试从结果倒推需要什么条件。目标是两个月的时间内要完成系统上线,有几种方法:
1)招聘20个人开发系统。优点是完全符合业务部门需要,缺点是短期内可能招聘不到足够的人员。
2)买一套现成的系统。优点是快速上线,缺点是不一定符合业务部门的要求,并且也需要花时间寻找。
3)把项目外包出去给外包公司开发。优点是完全符合业务部门需要,缺点是系统质量不好把控,后期维护有难度。
从如上分析来看,无疑第一种方案最为合适。那么问题就变成一个问题,如何在1个月之内招聘到足够的人员在剩下1个月内开发一套新系统。
继续倒推。如上问题拆分成两个问题,我们再来寻找问题的解决办法:
a)1个月之内招聘到20个人
按照常理来说,这是一个非常有难度的任务。时间短,而且要人员尽快上岗,通常来说,离职到新公司都要有15天到30天的周期。
所以不能仅用常规的手法来招聘,所以需要采用如下方法:
a1)通过猎头寻找合适的人选
a2)通过人力资源外包的方式
a3)内部人员推荐
b)1个月之内系统完成开发和测试并且上线运行
在这么短的时间内完成目标,也是具备挑战性。相当于20个人在1个月内完成2个月的工作量。最大的挑战来自于,招聘来的人员还需要对业务进行熟悉,系统还要保证开发质量。
在这个过程中,需要:
b1)产品经理和开发人员配合无间,采取边学习业务边开发系统的方法。
b2)尽可能的加班,1个月内全体人员没有休息日,每天工作12小时甚至16小时,周六日工作8小时。如此高的加班强度,能有多少新人能够坚持下来,是个问题。为了解决这个问题,必须从人员心态上和加班福利上来考虑,包括动员大会,封闭式开发、加班餐、水果茶点等等。
b3)系统只实现必须要的基础功能,在保证基础功能上,再逐步优化系统。
第二步,拟定计划。
弄清楚问题,再把问题的解决方法找出来之后,就可以按照时间节点倒推的方法来制定计划。
例如系统要在9月31日上线,那么计划开始时间就在7月31日。从上线时间倒推,完成上线需要做哪些工作,有哪些交付物,需要投入多少资源(人员、费用等)
计划包括招聘计划、产品设计计划、开发计划、测试计划、发布验收计划等等。每一项任务的时间不能超过半天,只有精细制定计划才能最大化的保证进度。
计划制定完成之后,需要把关键路径找出来,关键路径上的任务环环相扣,如果其中一个任务延期,势必影响整个项目进度。所以务必保证关键路径上的任务完成。同时,关键路径还能检验整个项目计划是否合理。
计划需要评审,有没有疏漏,以及可行性。
第三步,实现计划。
这个阶段是计划的执行阶段,一般说来,前期制定计划的时候越充分,执行计划的时候越容易。
第四步,回顾反思。
当计划完成的时候,我们要进行回顾,这个过程中,哪些是做得好的地方,哪些是不足的地方,哪些是最初没有想到的,下次如何避免,这个环节非常重要。
小结
在如上的解决问题的过程中,我们采用了逆向思维方法,也就是从你需要完成的目标开始分析,需要达到目标有哪些路径,每条路径有什么困难和问题,找出最容易到达的那条路径,问题就能解决掉。
记住两点,弄清楚你真正的问题是什么,然后从结果倒推解决问题的方法路径。
解决问题的其他方法论
有兴趣的朋友可以自行百度波利亚的四步解题法,以及桥水基金创始人达里奥的五步成功法。
五步成功法运用案例:方法论 | 如何完成一件看似不可能完成的任务
思考
一、你的目标是什么?你能将自己的目标清晰、生动的说出来吗?能完整的理解目标并记下来吗?你以前碰到过相似的目标吗?
二、为达到目标你有哪些可用的东西?你能顺利在已有条件和目标间建立联系吗?哪些是目标的主要部分?如何防止细枝末节的问题分散自己的注意力?
三、去达成目标的过程中注意哪些是取得进展的标志,怎样去获得一些进展以激励自己继续下去?变化目标,找到一些更容易达成的目标。变化已有条件,找到更容易达到目标的已有条件。
四、如何顺利去执行已有的思路。
五、回顾,这一过程能否推广?在下次遇到一些问题时能否用到这些手段?