□ 时间管理的核是早睡早起,80%的精力推动20%的主要任务 □
昨日就寝 ☪︎23:30今日晨起 ☼06:19
昨日午休/冥想:00/00min
【今日三只青蛙】
会议记录,收拾新房
*90天改进:有效记录
*90天流程:
【昨日收获】
❤️总结反思
这两天连续做两次会议记录,总结反思如何高效的做会议记录。
一、掌握格式。
会议记录属于公文的一种,基本的格式要素还是要掌握的。首先结构要素要全。结构由两部分组成,第一部分是会议的组织情况,要写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。第二部分是会议的内容,要写明发言、决议、问题。 对于发言的内容,根据会议情况,有两种记法,一是详细具体地记录,尽量记录原话,二是摘要性记录,只记录发言要点,具体用哪种方法视场景和需要而定。
其次,要区分会议记录和会议纪要。一篇完整的会议记录,是用文字对会议全程再现。而会议纪要则是在会议记录的基础上进行整理加工而成,是会议的概要。在行文格式上同样是两部分组成,会议的组织情况和会议内容。不同的是会议内容主要呈现记录会议的议程和决议,一般不写会议讨论的详细过程。经常见到的误区,明明记录的格式,但文中末尾说该篇为会议纪要。
二、搭好框架。
结合会议议程,在开会之前,先搭好会议记录的框架。有条件的,尽量在开会之前,拿到发言人发言材料。这样在现场会议的时候,只需要留意临场发言的变动情况。试想在框架上面修改和全篇现场记录,当然是前者更轻松。
三、用好工具。
现在是信息化智能化的时代,要充分的利用高效的工具,用自动取代人工是最能提高效率的方法。手机上录音转文字的APP有很多,如讯飞听见,录音宝的,都能够实现录音转文字,根据服务时长收费。虽然要花点钱,但我个人认为花点小钱买时间还是值得的,不必在会后利用成倍的时间去重复的听录音。虽然手机也有语音输入功能,经过尝试,手机自带的语音输入适合自己语音输入用,比如我在写这篇文稿时就用的语音输入。但在做会议记录时,听其他参会者的语音输入效果,没有专业的录音app好用。
四、认真理解。
高效的会议记录,不仅是效率,还有质量。搭好框架,用好工具,可以提高效率,但不足以保证会议记录的准确性。录音软件自动转文字,并不能实现语义100%的准确。因此记录者在全程的会议过程当中,仍然要认真的听讲,做好理解和重点记录,以便后续整理检查时候复查。理解比记忆更重要,记忆已经交给了框架和录音工具,就让大脑轻松的来理解吧。
五、及时整理。
会后要尽可能早的进行会议记录内容的整理。理解记忆的效果也是随着时长下降的。一是趁着热度还在,尽快整理,保证质量。二是尽快办结不拖延,避免焦虑。
六、检查总结
会议记录整理完后,及时的反馈参会人员复核,特别是对关键的会议议程和会议决议,讨论过程,经发言人复核,无误后做好记录的存档和报送。
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21天养成行为习惯/90天养成身体习惯/180天养成思维习惯。
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