第二部分 清空收件夹
为什么有的人被杂事打败，总是抱怨时间不够、事情太多，工作与人生都充满压力，事情却一件也无法好好完成？而有的人却可以把杂事转化成动力，他们看起来同样忙碌，但忙得开心，忙得有目标，忙得有条理？差距就在于是否建立了时间管理系统。
这就是我常说的“做事靠系统，不能靠感觉”。而后者“心静如水”的境界也正是我们通过时间管理想要达到的，要建立系统，提高境界，从我们每天早晨最重要的清空收件夹开始。
第八章
清空收件夹：将杂事加工成行动
这个世界上的信息固然非常多，但终会被信息组成者宰制，这些人能在对的时间点，归纳整合正确的信息，批判性地思考，明智地做出重要决定。
—— 哈佛大学教授 爱德华·奥斯本·威尔森（Edward Osborne Wilson）
时间管理研习会的学员都玩过这样一个游戏，我们把它叫作“僵尸游戏”。每位同学用一张便利贴写下自己最习惯使用的时间管理工具名称，把它粘在额头上，然后寻找和自己使用同样工具的伙伴，组成使用同样工具的小组。
在大陆，人数最多的组是印象笔记、为知笔记、有道云笔记，接下来是滴答清单、奇妙清单、Omnifocus、纸质手账等。也有一小部分不确定自己使用何种工具的同学，自成一个小组。之所以做这个互动，是为了让大家梳理自己在时间管理系统中是否使用了很多工具，其中最习惯使用的工具又是哪些。系统最理想的状态是只有一个常用工具，最多也只有两三个常用工具，因为如果再多了就等同于没有。
一个人可能拥有电子邮件、笔记、日程表、行动清单、任务清单、各类数据库等时间管理工具，如图左边。但若无法构成井然有序的系统，就会使人觉得工作中充满杂事，无法推进任务，所以需要学习“清空收件夹”。清空收件夹，就是通过将杂事加工成行动，建立一个贯通收件夹和行动提示的系统。
将杂事加工成行动，并且不断调整到一条高速铁路上，从杂乱的道路到最后用高铁的速度直线飞奔，效率自然大增。而这条高速铁路，需要有一个强力的火车头，也就是图右边的剑。
接下来的练习，我们会从杂事的收集、三种收件夹、分批加工杂事成为行动、建立杂事加工成行动的系统、运转杂事加工成行动的系统，一步步来探讨与练习。
我希望各位读者，练就清空收件夹的一流身手，若是以火车的速度来做比喻，没办法做好清空收件夹的人，是绿皮车的速度及服务等级，能做到清空收件夹的时间管理高手，则是高铁的速度及服务等级。
原本我们的系统像前页图左方一样分散，所以杂事永远是杂事。但是经由每天早晨清空收件夹的过程，我们可以像前页图右方那样，将之收纳到一把宝剑上（我称之为“捅人利器”），最后和第三个习惯构成“STAR神盾系统”，组合成高效率的时间管理系统。
清空收件夹分三步：收集杂事、将杂事加工成行动、贯通收件夹与行动提示系统。
清空收件夹三步骤
第一步：收集杂事
面对日益增加的会议、电子邮件、会谈笔记、电子及纸本文件、电话会议、各种想法等杂事，我们可以借助收集杂事的习惯让自己的工作逐渐走上轨道。这就是第九章，收集杂事的力量。
要清空收件夹，首先要有好用的收件夹，第十章我会针对目前读者的具体需求，讨论如何管理好即时通信工具、电子邮件及笔记本三种收件夹，并进而建立好的收件夹系统。
收集杂事这个流程，由收集杂事的习惯及建立收件夹系统两个部分构成。练好这个流程的益处是，让杂事进来的同时，立刻放到收件夹，继续专心在眼前的事情上，并且因为杂事放在头脑以外的地方，也能够降低心理上的压力。
第二步：将杂事加工成行动
杂事还不是你的行动，在第一个习惯中，我们已经提过要找出任务的下一步行动才是关键，否则任务永远不会被执行。
在第八章，我们会学习“将杂事加工成行动”的语法公式，可以说是把杂事一件件加工成行动的技巧。再配合分批处理的方法，加快清空收件夹的速度，打造一条由杂事收件夹进化到行动提示系统的“高速铁路”。
练好这个流程的益处是用标准的流程来处理杂事到行动的转变，并且借由语法公式、建立系统、“捅人利器”等方法，持续打磨这把利器，处理起杂事就能快如闪电。
第三步：贯通收件夹与行动提示系统
在第十二章中，我提供了时间管理帝王表，供你分析自己的现有系统，了解收件夹系统（Input，分实时讯息、电子邮件及笔记本三类）的各种工具，也思考行动提示系统（Output，分成S、T、A、R四类）的各种工具。
然后我们就能选择出可以贯通两个系统的工具，接着挑选出清空收件夹的路径图，最后用第十三章中“捅人利器”原则，分批处理杂事、清空收件夹。
练好这个流程的益处是建立自己的系统后，就可以持续学习，让整个时间管理系统有效率，从每次的收集、加工、组织不断提升，事情不仅做得更好，而且更快。
学习好“清空收件夹”的三个流程，就是练习三个基本功：首先，管理好杂事收件夹系统；其次，架构好行动提示系统；最后，清空收件夹，贯通从杂事到行动的高速铁路。
让杂事有明确可以放置的地方，有明确的流程让杂事变成行动，最后做事的速度与质量因为有良好的行动提示系统而得到提升，这就是清空收件夹的目的。
由本书手绘图设计者David所创作的这幅图，展示了一个人如果拥有本书的三大习惯：吃掉青蛙、清空收件夹、有能力把输入的杂事加工成输出的行动，就会成为一个幸福、高效率的人。
时间管理的高手能运用合适的工具，架构出清空收件夹的流程及工具系统，分批将杂事加工成行动，成为未来世界的“信息组成者”。各位“信息组成者”，加油！
本章练习
1．思考本章所附图的意义。
2．检查自己的房间和办公桌是否被杂物填满；思考自己的大脑是否被杂事填满。
3．放下固有的成见和担忧，只留下好奇心，准备一起进入打造时间管理高速铁路的练习。
延伸阅读
《搞定》（Getting Things Done）戴维·艾伦（David Allen）著
我2008年去美国向戴维·艾伦学习，后来这本书每年都要翻几遍。书中扼要介绍了时间管理领域的经典系统GTD以及实施的方法。不过这本书有点儿厚，想要详细了解GTD的可以仔细阅读。
