如何专业地组织一次线下活动?

一场线下活动的复杂程度,远高过从未有活动组织经历的人的想象。

不管做什么什么事情,都要谨记:

(你经历过的事情并不一定能成为你的经验,除非你能把你的经历总结下来,成为别人可以参考的内容,这才是经验。)

从个人发展来说,只有能够成为别人可以复制,执行的经验,你才能解脱成为一个合格的带头人,才有机会脱颖而出成为团队的管理者。

从个人成长来说,只有经常总结才能形成结构化思考,学会用流程框架来纵观全局,这种框架积累的越多,综合能力就越强。

邀请嘉宾讲座可以分为5个大阶段:

1、活动策划

2、嘉宾预约

3、正式邀请

4、现场活动

5、活动总结

阶段一:活动策划

自己社团发展需要邀请怎样的名人?

针对怎样的目标群体?

做怎么样的分享?

听众:针对哪一类目标人群

主题:哪些主题,目标人群感兴趣,能否得到官方认可

邀请嘉宾:这些主题可以找到那些嘉宾来讲,能否长期合作

规模:准备组织多大的规模,场地是否有保障

费用:要多少宣传费用,嘉宾差旅及礼品费用,人工成本

时间:可以安排在哪几个大时间段

(关键是,活动主题要让目标人群感兴趣,而且能得到官方认可;没有第一个条件,活动组织不起来,没有第二个条件,活动连组织的条件都没有)

阶段二:嘉宾预约

最佳的方式是发一封活动预约邮件

邀约嘉宾,至少应该说清楚这些事情:

1、你是谁:一句话表明自己的身份

2、你想做什么?:邀请嘉宾来干什么,主题,对象和可能规模,开放程度?

3、讲座地点:便于被邀约嘉宾判断行程

4、宣传方案:会如何宣传,这点对嘉宾判断是否分享很有意义

5、有什么要求:时间,往返路费及差旅,有无报酬,分享内容是否需要审核?

6、更多介绍:分享的影响力,促进嘉宾答应邀请

7、下一步建议:提供自己的全名,电话,邮件,微博微信信息,便于嘉宾反馈,并请嘉宾提供其他方便的联系方式。

什么叫做做好工作的细节?——其实就是与人方便、与己方便。

阶段三:正式邀请

1、主要要有planB意识

2、注意宣传文案的确认

如果宣传方案得到嘉宾的认可,需要把宣传的文案给嘉宾确认,这个包括校内海报还有微博的文案。

如果是微博文案,必须考虑是否要说明时间地点主题,还有是否对外开放,详细说明行车地点。

3、注意听众情况的介绍

比如:他们是谁,年龄阶段,想听什么,关注什么问题,是怎样的水平,目前的困惑/痛点/需求....这些都便于嘉宾做一些针对性的准备。

4、注意微博的发送技巧

不要发N条微博,反复发一条胜过N条;

微博文案要精心设计提高吸引力;

微博里不要@一堆人,应该私下邀请朋友们转发,转发有了一点影响,再请嘉宾转发,让嘉宾看到你们的能量,这才是让大家感觉双赢的方式。

5、注意保证上座率

注意分享的规模不一定要求大,但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功,也就是上座率一定要努力保证。

阶段四:现场活动

活动当天有三个关键板块:宣传,接待和预热

1、关于宣传的几个建议:

重视新媒体的运用,主要是微博微信,一定要策划和引导同学们发布,如何引导,是有学问的,要有一些同学发布样例,让其它同学明白怎么做。

发微博前,事先准备几句和嘉宾匹配的文案,再配发多图微博,效果会更好。

2、关于接待的几个建议:

分享活动开始前一周或者三天短信提醒嘉宾注意行程安排。

提前3天短信接待人电话还有详细路线,便于嘉宾打车或行车;请务必短信或微信,这会比价方便嘉宾观看。

前一天再次礼貌确认嘉宾日程安排,告知当地天气情况,询问是否需要接车....等等。

接到嘉宾后马上再次和嘉宾确认现场活动流程,有无预热,有无其他领导讲话,有无其它社团宣传,有无答疑环节,有无过程互动,有无抽奖环节,活动后有无合影环节,嘉宾对活动整体时间控制要求,还有演讲完后的安排!

如果现场对嘉宾有介绍,介绍文案也需嘉宾再次确认。

如果嘉宾来得比较早,应该考虑安排一个休息的地方,准备茶水,并顺便问问嘉宾演讲时喝什么饮料,有的嘉宾无所谓,有的可能不能喝凉水。

特别要注意嘉宾的演讲PPT要求,是否需要投影,是否需要无线话筒,是否用自己的电脑(如果是,需要提前测试笔记本和投影仪是否可以用),是否对powerpoint版本有要求,是否需要遥控笔,是否需要白板,这些细节需要提前测试和确认。

最大的建议:形成标准化,最好是执行手册。


关于现场活动流程的几个建议:

如果有微博互动,需要进场时进行宣传,建议给入场同学发一个名片式小卡片提示如何操作。

开场应该介绍活动流程,有无答疑,(请大家提前准备问题,写到纸条上),有无抽奖(非常重要,留人的关键),是否可以在结束后合影,如果嘉宾行程紧张,也要事先说明,不能多留,机会难得,抓住机会提问。

现场活动过程中,要特别注意提问环节,因为会场大,提问声音可能听不到,提前应该测试话筒的音量,安排同学快速传递话筒,如果没有话筒,也要考虑如何方便嘉宾回答,比如收纸条。

活动结束后,安排专人安排嘉宾送到目的地!

阶段五:事后总结

对外:官网新闻宣传,新媒体宣传,特别是微博的宣传!

对内:全部活动完成后做一个系统的总结。

什么是好总结?是别人看了你的总结知道自己也可以怎样做,这才是好总结!

经验一定是经过结构化思考后可以系统复制的东西。

活动结束后1-2天内应发一封感谢信给嘉宾,感谢他的到来和支持,并且就讲座现场反馈给嘉宾一个汇总,也请嘉宾对活动本身有什么建议或不满希望给予指出,好方便日后改进,留下经验。

另外精选一些现场拍摄的高质量的照片做附件给嘉宾留存。

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