上一任职公司，员工千人以上，年会中的工作，一直是负责年会众多项目中的其中一个环节，跟进了几年，也积累下了经验。对于全局的把控，经验不足。

如今，年会担子落在自己肩上，公司两百多人的规模，莫名的紧张。

提前按照年会事项列出一个事项进展表及事项负责人，所有的事项按照事项进展表有条不紊的进行。当然，计划只能是计划，突发事情随机解决。

作为电商公司，双十二结束之后，就发出来节目征集令，发动各店铺各部门同事准备节目，同时征集节目礼仪人员和主持人。

节目征集令有两种形式：一种是比较常见的Word文档发出；一种是颜色绚丽的海报。海报选择种类较多，比较吸引人眼球。但是有些HR同事会苦于自己不会PS，可是别忘了，除了PS，还有功能强大的美图秀秀网页版，使用非常便利。

这是我拟定的流程表。

第一阶段：

元旦过后，几条年会的主线可依次展开，也可同时由不同的负责人负责同时开始进展。

主线一：确定节目的第一次彩排或海选时间。

确定第一次彩排时间后需确定以下事宜：

1. 每天催促提报节目的部门抓紧时间排练，未提交节目的部门及时补充节目。

2. 需要确定各节目时长，提报的节目音乐和内容是否有重合，哪些节目可以整合到一起。

3. 主持人、公司领导层（根据实际需要）、主要承担年会的部门（大部分公司都是人力资源部）。

4. 摄影师（不是必须）可拍摄一些年会节目花絮。

确定第一次彩排时间后，给员工一些压力。时间定了，没有好的节目，有责任感的员工会抓紧时间排练。

主线二：年度评优。

年会评优是必不可少的一部分，既是对过去一年表现优秀的员工或者团队的一种鼓励，也是给予员工的一种来年的激励。

评优需注意：

1. 确定评优方案（包括评优奖项、评选条件、评优比例、评优奖金）。

请注意：评优方案只有得到上层领导的认可才能执行。

2. 与各部门/店铺负责人讲解评优方案，提交入围人员名单，同时备注入围原因。

3. 收集到入围名单后，人力资源部需要核对员工是否达到评选条件；

4. 最终确定入围名单；

5. 挑选购买荣誉证书、奖杯、鲜花、红包，申请评优奖金（根据公司实际需要开展）。

评优名单可提前告知员工，当年会现场念到员工的名字时保证员工在现场；也可不公告评优名单，保持一种神秘感，年会现场揭晓答案。

主线三：奖品的购买。

奖品根据公司预算可分为：抽奖奖品、评优奖品（如评优确定为现金奖励可不用购买评优奖品）、节目及工作人员奖品、年会人手一份的礼品、嘉宾奖品等。

这项最主要的是确定预算。

1. 抽奖奖品需确定抽奖奖项等级设置、奖品金额确定、奖品数量确定。

（如计划设定5个抽奖等级，特等奖1名，奖品金额8000元；一等奖2名，奖品金额4000元）；

2. 评优奖品根据评优人数可适当调整评优奖品的价值。

（如某评优奖项奖金是500元，数量较多的话，在网上采购价值高于500的产品，员工拿到产品上网一比价觉得额度还不错，要比拿到奖金更开心）

3. 节目人员及工作人员为年会筹备阶段也付出不少努力，他们应当给予鼓励，特申请节目及工作人员奖品人手一份。

4. 有些公司沿袭参加年会的所有人员都有一份礼品，这份礼品价格不在于高，在于公司对辛苦一年的员工的一种认可。

主线四：年会场地、年会时间、年会主题的确定。

此3项根据公司的需求排列顺序可随意调整，你的预算额度决定了年会场地的档次。

1. 对于公司规模比较大的企业，有些在年会时间前三四个月已经在挑选年会场地了。而下手比较晚的，只能根据酒店空缺的时间来调整公司的年会时间。年会场地大部分以酒店为主，有些选择农庄、泡温泉、拓展等。

2. 企业会根据公司销售情况来确定年会时间，以2018年年会为例，有些公司在2018年1月初召开年会，大部分企业的年会时间为2018年1月中下旬-2月10号之前，也有一些公司的年会时间定在年后的三四月份。

3. 年会主题的确定，也与销售情况和利润情况息息相关。如果销售情况不理想，年会主题会以激励为主，比如“新跨越”“新起航”，而年会的预算会相应压缩；如果公司面临产品转型，年会主题会以“蜕变”“重生”等为主题；如果在过去一年公司销售情况超预期，公司将会投入更高的预算规格。

 以我所在的公司为例，我们会根据公司的销售情况以及第二年的销售规划列出十个左右的主题供公司老板选择。

主线五：海报、视频、手稿、宣传资料等的设计准备工作。

确定好年会主题后，与主题相关的海报资料就要开始准备制作。大部分公司由企划部来负责设计。

1.海报的设计风格需与年会主题息息相关；

2.视频制作方面，一般由3部分组成，一部分为公司成立以来至2017年年底的内容展示，一部分为2017年一整年的活动回顾，一部分为年会倒计时的视频。可根据各公司的时间需求，增加或者减少。

视频的内容可以是静态的也可以是动态的，静态的是把公司发展的一些照片组织成视频，动态的是把公司发展的视频截取最出彩的一部分组织成视频。这项就考验视频制作者的技术了。

3.主持人的手卡、抽奖券的设计、PPT页面的设计等等设计工作的完成。

4.设计的内容需要不停的修修改改，仁者见仁智者见智，所以要留够充足的时间。

主线内容完成后，年会的筹备工作已过大半。

第一次彩排或海选结束后，可对提报的节目进行调整，开始进入年会第二阶段。

第二阶段：

事项安排如下：

1. 确定节目顺序，抽奖顺序，颁奖顺序，抽奖及颁奖嘉宾。

1.1节目顺序遵循“高-低-高”的原则，即前1/3时间要安排能够调动气氛、吸引坐下宾客的注意力的节目，中间1/3时间可安排节奏轻缓的节目，后1/3时间可安排压轴的精彩的节目。

1.2抽奖顺序，以特等奖、一二三等奖、幸运奖为例，可在节目表演过程中穿插先三等奖，后二一等奖，接下来特等奖，最后幸运奖。

当节目节奏high时可相对于的安排小奖，当节目节奏轻缓时，可安排大奖。这样张弛有序，效果会很好。

1.3奖项出来了，抽奖嘉宾和颁奖嘉宾也需确定。可根据公司层级来安排，根据奖项的级别升序来排列，一个个安排级别越来越高的领导抽奖和颁奖。

2. 文字内容

2.1上述内容确定好之后，要拟定主持人稿，主持人分好搭档和内容，哪一环节哪对主持人上台，主持人间要知道那句词是自己说，那句词是搭档说的，不能出现尬场的情况。

  员工名单中的生僻字、易读错字主持人要提前记熟练，以免出现念错名字的情况。

2.2 领导的致辞稿。

 致辞稿的整体内容是总结过去，展望未来，以数字说话，让员工和嘉宾对企业在过去的一年又进一步的认识、对未来的规划有清晰的目标。

 领导的致辞稿有些公司会找专门的文案人员来写，而有些公司是老板自己拟定。

3. 各文件内容

    涉及到年会的所有文件内容，建议打印多份，同时笔记本电脑保存一份，U盘带一份，移动硬盘带一份。

比如，年会现场座位图，每桌的座位表，工作人员通讯录，工作人员分工表，年会流程表，节目人员通讯录，等等内容，建议多打印几份，不同人保管。

比如，上述设计的各海报，保存3种以上途径。

4. 其他事宜

4.1音响、灯光、视频、拍照

 需联系专业的机构，目前供应商大都提供一体化的服务：音响、灯光、视频一体化。

 照片的拍摄可安排公司的摄影师或者擅长拍摄的员工负责。

4.2 年会化妆安排

根据节目顺序安排化妆顺序，哪些节目哪些人员需要精化，哪些人员可以简单化。有的化妆师报打包价格，有的化妆师按照性别妆容收费。

举例说明：有的化妆师报价主持人88元/位，女节目演员40元/位，男节目演员30元/位；有的化妆师报价2500元打包40个人。

和化妆师搞好关系，是一个双赢的局面。

4.3演出服装安排

主持人和礼仪的服装由公司统一安排租赁。各节目的服装道具可以给每个节目一定预算，由各节目负责人统筹租赁或者网上购买选择“7天无理由退换货”。

在使用服装过程中，应主要保持服装的干净整洁。大部分租赁或购买的服装不合身，要准备好针线。

4.4 水果、饮料、零食的采购

水果、饮料、零食这些每席都要摆放的东西，不可选择质量太次的产品。

水果一般会选择砂糖橘，广东话“橘”和“吉”谐音，寓意好彩头。

饮料会选择软饮、啤酒、红酒等；为了防止员工喝醉，所以酒类的数量不用太多，主桌多放一些即可。

零食大部分会选择糖果、花生、瓜子、巧克力等。

第三阶段：年会现场

即使准备的再充分详细，在年会现场所有的环节也不可能按照预期发展。一切以“调动最少的人，做出最好的效果”为准则。

具体细节有：1.员工签到处的引导；2.参加员工礼物的领取；3.部门年会照片的拍摄；4.灯光音响的调试；5.节目彩排的安排；6.各抽奖评优的顺序人员安排；7.节目候场的安排；8.节目表演过程中观众的反应；9.上菜的时间节点；10.年会结束后员工归途的安排；11.未用完的行政物资的运输。等等

小细节调整，大方向不变。能在小范围解决的事情，就不要引起所有人的注意。

年会现场人力资源部同事、行政部同事、以及其他协助部门同事不可能安安静静地坐在位置上吃饭，就需要提前携带一些充饥的食物。

各部门团结一致、齐心协力才能创办出公司最满意的年会。