要做到合理的利用时间，有两个前提。从客观上说，要分析时间的使用情况，搞清楚自己每天的时间都花到哪里去了。从主观上说，要对时间的使用进行科学的规划。只有实事求是地掌握了自己时间的使用情况，并在此基础上结合科学的规划原则量体裁衣地制定适合自己的时间管理计划，才能做到合理利用时间。在对时间有一个正确认识的基础上，更进一步地，要做到基于清单的时间管理，在做事的过程中保持专注，通过管理精力保持高效率，克服伪完美主义避免拖延，主动执行，才能真正发挥时间那水滴石穿的威力。因此我们把以下这些要素，统称为时间治理与行动规划：

1. 时间规划
2. 时间管理
3. 过程控制
4. 主动执行

一. 浪费时间的三大元凶

浪费时间有三大元凶。有一种人从来没有坚持做时间记录的习惯。自己的时间去哪了成了一笔糊涂账。不知道自己一天有多少可利用时间，不知道自己精力最充沛注意力最集中的时间段是什么时候，不知道自己浪费的时间都去哪里了，不会灵活根据自己状态调整时间利用，时间成了最熟悉的陌生人。

又有一种人，做事习惯琐事优先。鸵鸟心态导致了时间利用低效，比如规避困难，比如不愿意直面大任务，比如在小事情上蹉跎大量时间。归根结底，这是因为人的大脑是有缺点的。大脑喜欢做简单明确的事情，大脑喜欢立马得到奖赏，大脑喜欢按照熟悉路径行动，不愿改变。

再有一种人，做事很贪心。想做的事情很多，时间不够用。或者数量和质量难以两全，就去追求数量上的多，而不是质量上的优，把完成数量的多当成能力的高。或者不懂得取舍和延迟满足，眉毛胡子一把抓。

要克服这些毛病，有一种方法是用时间记录清单对时间的使用进行分析。下面这张表就是我2021年6月23日那天的时间记录清单（又叫时间日志）：

如果坚持每天都做时间日志，就能从表中发现一些问题。比如，只要保持专注，早上是我效率最高的时间，容易有高效能的产出。我晚上看书学习的效率，没有早上高，是不是下班后先体育锻炼一下看书效率就高了，还需要进一步观察。闲聊是最浪费时间的活动，像我这样的话痨，不知不觉就花了3小时时间在闲聊上。每天的上下班通勤哟啊花去2小时时间，可以边开车边听喜马拉雅App上的节目来利用好这个时间。下班回家后干了一些清洗和取快递的杂事花费了一些时间，这些事情没那么重要，其实可以集中起来处理的。

通过这样长期的坚持记录和跟踪分析，我们就能逐渐找到自己的黄金时间和时间黑洞。黄金时间是指一天之内自己精力最充沛、状态最好、高效产出的集中时间段，要调整好作息习惯，拉长黄金时间，并用它来处理核心任务或解决难题。时间黑洞是指不起眼但长期吞噬你宝贵时间的事情和个人习惯，如果不了解时间，缺乏时间意识，任由大脑做自己喜欢的事，缺乏理性判断，就会产生各种时间黑洞。

二. 对时间进行规划

对时间进行规划，有一些原则性的东西要掌握。首先要学会延迟满足：为了追求更长远的目标，获得更大的收获，懂得克制自己的欲望，放弃眼前的诱惑。其次要学会判断取舍：你不可能完成所有的事情，所以要尽量做离自己的目标最近的事情。当前所做的事情，是否对目标（无论长期或者短期）的实现有益，是否抓住了问题的主要矛盾或者核心本质，是我们要认真思考，权衡利弊的东西。

2.1 事件分类与时间矩阵

艾森豪威尔原则将事件按照紧迫程度和重要程度进行正交划分。所谓紧急性，意味着离任务完成的最后期限（deadline）越近，事情越紧急；所谓重要性，意味着越能体现自己的工作能力和态度，越能够提升个人能力丰富知识储备，事情就越重要。因此事件就被划分为如下4个等级：

• 重要不紧急（S）
• 重要紧急（A）
• 紧急不重要（B）
• 不紧急不重要（C）

根据事件的重要性（此种行为所带来的回报）和紧急性（是否有时间上的最后期限），时间被划分为使用、投资、浪费和闲耗4大区块。

时间管理矩阵.png

使用时间用来处理重要且紧急的A级任务，比如每日事务处理、预约事件和重要电话邮件，要合理消费使用时间。投资时间用来处理重要不紧急的S级任务，这些任务具有长远价值，一定要得到保障并长期持有，一定要有计划，并进行任务分解，制定时间表，才能长期坚持，俗称“百忙之中下一步闲棋”。比如学习知识或钻研新技能、锻炼身体、户外运动放松、改善饮食生活和处理家人、伴侣与朋友关系。投资时间能产生类似理财增值的效果。浪费时间用于处理紧急但不重要的B级任务，例如回复不重要的信息、电话、电邮，纯粹履行义务参加的会议以及被横插任务，一定要避免过度花费时间在这些事情上面。

这其中最让人头疼的是遇到被横插的任务。对待这类任务，一定要秉持踏实做好自己的事，专心提升自己的能力的思维，并做好评估：这件事是否有较大价值？是否非你不可？要明确职责边界，确定这件事不是我的，趁机扔回去或承接少部分。拒绝时要采取明确、坚决但不生硬的方式。如果无法拒绝，就采取创造性拖延的策略，不立即解决，利用自己的低效时间去做。当然，有时候也可以根据情况适当妥协。面对别人诚恳请求的帮助，在自己时间能力的可控范围内可以积极协助，这样能积累自己的影响力，提升成就感。

被横插任务怎么办.png

闲耗时间是指那些花在不重要不紧急的C级事务身上的时间，比如喝酒蹦迪、打游戏、刷微博抖音看朋友圈，花太多时间在这些事情上面，会导致时间的财产贬值。适度娱乐有益身心健康，但我们一定要注意避免时间的过度闲耗。

2.2 比例优化

理想时间规划矩阵.png

在一个合理的时间矩阵中，应该有50%的使用时间、30%的投资时间、16%的浪费时间和4%的闲耗时间。针对时间矩阵的比例优化，可以从利用时间清单分析自己的时间使用情况入手，学会灵活调整，将时间的价值掌握在自己手中。将浪费与闲耗时间转化为投资时间，然后利用投资时间进行自身能力增值，以改善使用时间。合理利用创造性拖延的策略，将不重要的事情尽可能往后拖延，集中精力做重要的事情。

优化时间矩阵模型.png

掌握这些原则和规划，是后续进行时间治理和行动规划的基础和前提。