上下班每天坐公交需要四十分钟;按照约定前去见客户,对方却表示不好意思,有急事需要处理,请稍等十分钟;出差候机时,飞机晚点三十分钟;开会时部分参会人员因为一些原因迟迟没到。
在我们的生活中,充满了这样的碎片化时间,很多人在这个时间就会拿出手机,玩玩游戏,刷刷微博,很快就过去了。
但是,随着社会的快速发展,人们对于自我学习和提升的意识不断上升,碎片时间的不同利用方式都在慢慢的放大不同人的成长差距。
有效的利用碎片化时间,成为当下职场人超越别人的不二选择,以下这三个方法,不妨试一下。
填补法
在空白的零碎时间里加紧充实的内容,主要用于处理出其不意产生的零碎时间,和其他方法相比较,填补法的处理方法最为简单,也比较容易实现。
正因为时间碎片的散碎性,所以利用时间碎片的最佳方式就是做一些原本就决定在零碎时间完成的事情。
对于我们而言,可以在随身的笔记本里写下类似当天需要做的一些事情,打一些不是很重要,但必须打个电话,需要购买的小物品,查询相关资料的记录。
在规划琐碎事务清单的时候,需要注意的一点是,最好将琐碎事务按照十五分钟、十分钟以及五分钟可以完成的工作量来划分。
一般来说,超出二十分钟以上的时间段就不再算是时间碎片了。
至于为什么不是设计一分钟或者两分钟的事物呢?
这是因为,不论事情如何重要,只要是一两分钟内可以解决的事情,就应该马上动手做,不要让小事快速堆积。
当你把零碎的清单填满后,你就会发现自己面对突然冒出来的碎片时间,不至于茫然无措。
合并法即化零为整
通过调整不同的事情的安排,将可能会出现的多个时间碎片集成为一段较长的时间段。
这个方法有些类似于计算机硬盘储存空间的方法,通过移动合并硬盘上的不同区域文件使空闲的小空间集中在一起,形成一个大的储存空间。
和填补法相比,合并法更适合于对某个时间段也称之为时间窗口内的连续性几项工作。
对于时间窗口内的工作流程,我们首先要对其可能产生时间碎片的环节作出一个基本预估,并根据具体情况对窗口内的工作内容进行统筹安排,尽量减少碎片的产生。
举一个简单的例子,你需要在一天之内拜访两个客户,并开一次工作会议。
最好的选择显然是先在公司开完会议,然后外出连贯的拜访客户,在拜访客户的过程中,很容易因为各种因素,例如堵车而产生的时间碎片积累之后会影响下一步的工作安排。
并行法
在一段时间内根据时间碎片出现的状况,同时穿插做两件事,比如和客户通过电话讨论事情,需要频繁的进行往复沟通,在几段等待对方回复电话的时间里面,就抽空可以去写几页下午开会可能会要用到的PPT。
与前两种方法相比,并行法对个人的逻辑能力要求比较高,对流程的统筹能力要求也比较高。
在合并法中最好减少状态转化的过程,如果在实施的过程中发现并行法实施起来,对自己有难度,还是尽量先做好一件事情。
以上三种方法能够使我们有效的利用好碎片化时间,但是不能忽略的一点是人是需要休息时间的,不是24小时都能高效运转。
根据不同的环境,事情的轻重缓急,可以来选择碎片化时间是用来休息还是用来学习。
适合休息的碎片时间往往是两件重要事情中间的短空档,比如会议中间的间隔,这个时间最适合休息,不适合学东西,听听音乐放松一下,上个网都可以。
但有一些短空档的时间就不适合用来休息,比如说即将进行的一件重要事情前有一个短空档,这时候就适合用这一段时间将接下来需要进行的工作重新梳理一遍,以免工作开展过程中出错了。
适合学习的碎片时间就不一样了,往往都是两件事情中间的长空档时间段会比较适合些。
无论是重要的事情转向不重要的事情还是不重要的事情转向重要的事情之间的长空档都是适合学习的。
典型的代表就是我们上下班的时间,听听书,看看工作相关的文章都有助于我们的学习积累。
但并不是所有的长空档都适合学习,比如你参加一场重要会议,中间的午休时间,这时候的良好休息,对你继续开展后面的重要工作,更有帮助。