昨天和大家一起学习了行动学习中关于团队学习的有关内容。
今天学习行动学习当中的基本流程。行动学习基本过程的工具有两个,一是解决问题6步法和一个grow模型,这两个流程工具在行动学习中占着主导性的地位。
今天和大家重点的一起学习关于解决问题的6步法。下面我们来看看解决问题的6步法分别是哪6个步骤呢?
第一步 明确问题制定目标
这是一个非常重要的一步,因为它能帮助我们明确方向,保证我们行动学习项目能够顺利的开展,如果在第一步就出现了问题,那么整个项目就会出现大的偏差。
在这一步,我们要尽可能的描述所观察到的客观现象,准确的找到问题所在。比如说可以通过头脑风暴法、团队列名法等这些方法来找到真正的问题,在描述问题的时候尽量要做到具体。
第二步 寻找可能的原因
在第一步当中找到了问题,我们明确了问题之后,就要制定对应的目标了,对这个目标进行反思,找出这个核心的问题是什么,面临的问题的根本原因是什么,这就是行动学习过程中解决问题的第二步我们需要做的。
在这一步中我们可以多挖掘一些深层次的原因,不要停留在表面的原因上,多问几个为什么,用好奇心来搜集信息,要善于鼓励自己思考改善对早已知道的一些事情的看法,从而建立一个新的认知和关系。
比如说,有些从业人员在某些行业里面工作了很多年,他认为这个行业里面没有什么他不知道的,他有很多这方面的常识,但实际上这只是他的工作经验,而这些经验在快速变化的时代里是不可能非常有效的。
这就是我们在行动学习过程中,要质疑反思的一个首先要解决的问题,也就是要突破过去的一种心智模式,建立一种新的认知,才能带来新的机遇和挑战。
第三步 原因归类排序
把原因进行归类,并按紧迫性排序,在原因归类当中,首先我们要排除一些不相关的原因,从而找到重要的真正的原因。
在这个过程中要进行缜密的思考,学会去筛选掉一些不必要的内容,重新问一次,为什么这一条不重要。
所有的重要原因都要经过调查确认,要以数据说话,不能凭空臆造,这样的话理论才能有数据的一个支撑,同时带着好奇心去探索所有可能存在的关系,勇敢的提出新的假设。
在这一步当中,我们有一个重要的工具方法可以使用,那就是5个为什么分析法、还有鱼骨图分析、因果分析网络图、重要性紧迫性规矩,逐条筛选投票等等这些方式。
其中呢,像“五问法”,它就是一种寻找深层次原因的一种非常重要的方法。当我们多问几个为什么的时候,可能就会更加接近于真相,多问几个为什么可以帮助我们挖掘到最根本的原因。
那这个方法最初是由日本的丰田佐吉提出来的,后来丰田汽车公司在发展完善过程中就采用了这个方法,作为丰田生产系统的入门课程的组成部分,这种方法后来成为解决问题的一个非常重要的培训的内容。
问题重复5次,问题的本质及其解决方法就随而显而易见了。
丰田汽车公司前副社长大野赖一曾举了一个例子啊,来找出停机的真正原因。
问题一:为什么机器停了?
答案一:因为机器超负荷保险丝烧断了。
问题二:为什么机器会超负荷?
答案二:因为轴承的润滑不够。
问题三:为什么轴承会润滑不够?
答案三:因为润滑泵吸不上油。
问题四:为什么油泵吸不上油?
答案四:因为它的轮轴耗损松动了。
问题五:为什么润滑泵的油轮轴会耗损?
答案五:因为没有安装过滤器混进了铁屑等杂质
经过这样连续5次不停的问为什么,才找到了问题的真正的原因和解决方法。
如果员工没有一种追根到底的精神来发掘问题,他们很可能只是换了一根保险丝草草了事,真正的问题还是没有得到解决。
第四步 确定子目标,提出多种解决方案。
第四步的主要任务就是制定消除原因的具体子目标,在找到几个根本性原因之后,我们要分别制定行动计划的具体子目标,以解决这样一个原因。
在任务的制定过程中,我们可以考虑子目标的制定要符合smart原则,要与我们最终的行动学习项目的总目标要一致。
在这一步当中,我们也可以通过一些工具方法来帮助我们打开思路,比如说团队列名法、头脑风暴法、六顶思考帽法、从而找到更多可能性的方案。
第五步 评估并确定解决方案
通过前面的四步,我们找到了问题原因,目标以及形成方案的过程中,我们要进行了一些回顾和反思。
这些问题是不是正确的问题原因,是不是根本原因,目标是不是能够通过子目标能够完成,这样一个总目标的实现,对这三个方面我们要进行反复的回顾反思,以确定这是解决问题的最终统一行动方案。
在这个环节当中,有一个很重要的一点就是反思,解决问题6步法,现在已经走到了第5步,现在在这个过程中,我们就要对前面的几个环节进行反思,首先从问题的角度思考发生了什么事情,它是什么问题,在反思的这个环节当中,需要我们去回顾之前的一些判断推理以及思考。
第六步 制定行动计划
在这一步当中要制定详细的可操作的行动计划,要是具体可操作的,可跟踪的,通过研讨之后,我们要立即行动,不能有拖延。
在启动计划时,可把责任任务分配到每个小组的成员,通过科学的决策程序让每个人负责起自己相应的部分,我们可以采取一个行动计划模板。
在行动计划模板当中,我们可以分别制定相应的责任人及参与人员,这些责任参与人员他们是如何完成行动计划的,通过进度来跟踪这些计划,从而使行动计划落实到实处。
感悟收获
解决问题六步法是行动学习在商业管理活动中常用的流程工具,对企业团队发现问题,寻找原因及解决问题,提升效益有很大帮助。
对个人来说,不管在工作还是生活中,我们也可以尝试用这种方法去解决我们面对的问题。
比如:我要养成健康生活作息习惯,但目前还没有做到。原因有哪些呢,可以从自己本身、从家庭环境各个因素进行考虑原因。
如果是自身的自律性太差,那么可以通过外在一种监督,比如说通过早起打卡的形式,通过早起后做一些自己感兴趣的事。
如果是整个家庭环境。那就要学会和家庭成员之间进行良好的沟通,达成一致,使我们一起养成一个良好的生活作息习惯,从而使每个人都有共同的好习惯。
在找到原因制定了行动规划之后,我们就要做出行动计划。比如说早晨规定6:00起床,晚上10:00睡觉。做到了会奖励自己什么,如果没有做到会惩罚自己怎样?
通过一系列的一些小的策略,帮助自己去养成这样一个健康生活作息的习惯,从而解决一个影响健康方面的问题。
生活中还有很多这样的问题,我们都可以参考解决问题的6步法来进行思考,想想可以从哪些方面去着手去解决。
学习目的是为了帮助自己去改变,没有改变的学习都是浪费时间,让我们学有所获,学有所改。