首先感谢老猫老师的精彩演讲,现在做下关于《时间管理任务模型》的复盘,这节课主要介绍了PDCA循环法(戴明环)理论知识、时间管理任务模型方法论、及如何使用滴答清单、奇妙日程软件等。
一、PDCA循环法(戴明环)即(目标、计划、任务、检视)
1、由来
PDCA循环是美国质量管理专家休哈特博士首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环。
2、定义
(1)P (plan) 计划,包括方针和目标的确定,以及活动规划的制定。
(2)D (Do) 实施/执行,根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局;再根据设计和布局,进行具体运作,实现计划中的内容。
(3)C (Check) 检查,总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题。
(4)A (Act)行动/处理,对总结检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化;对于失败的教训也要总结,引起重视。对于没有解决的问题,应提交给下一个PDCA循环中去解决。
PDCA循环是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程,就是质量计划的制订和组织实现的过程,这个过程就是按照PDCA循环,不停顿地周而复始地运转的。
3、运用
P:今日计划,每天安排三件事情(重要的三件事)
当天计划要做的事情,一般三项(分重点项目,日常项目,临时工作),按重要紧急程度分,也就是四象限法则,既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。我个人分为分为三项,因人而异,做完最重要三件事情。
D:执行/实施,记录当日事项,量化目标,完成状态
(1) 执行具体工作、日常事务处理,每天工作流水帐,今天完成工作情况。
(2)今日灵感:养成随时记录自己的工作灵感(主意、点子、思想火花、很有诗意、很有哲理的句子等),防止智力资源的浪费的习惯。将一些突发的写作灵感随时记录,定时整理。
(3)今日学习:知识积累,养成每天晚上回顾当天所学知识,及时复习、默写下来并保存的习惯。每天学习记录,学习具体内容,效果,如何在工作中使用等。
C:记录检查,发现、检查和处理解决问题。
检查问题点在处理本项任务的过程中发现的问题,潜在风险,工作、学习、生活中应注意的情况,并及时解决处理问题。
A:反省反思、复盘当日任务事项得与失
(1) 今日反省:养成每天反思自己的学习、工作、思想、行为,在反思中成长,在反思中前进的习惯。每天晚上总结归纳--经验总结,总结一天的工作得失。
(2)今日工作亮点、工作心得、每天心得感受等。
(3)改进方法:当天工作教训、建议,要对所做的不满意的事情,提出改善的方法,潜在风险及其规避措施,完成下步的行动措施。
(4)对工作的看法:今天什么事情没做完?(做完了什么事)、今天什么事情没做好?(做好了什么事)、今天什么事情没有做?(做了什么事)
P:规划明天任务事宜(下一个节点)
明天该做什么事?明天该怎么做好该做的事?明日规划:养成每天晚上或次日晨间规划好要做的事,运用滴答清单、奇妙日程等,及时提醒,做到 “当日事,当日毕”的习惯。
周而复始,循环渐进。
二、从方法论阐述了以下几个方面:行为触机,批量处理,2分钟法则,定期限
1、行为触机
(1)定义:当我们拖延或者无动力工作时,看到某个物品能激发我们改变的一种惯性行为。行为触机分为:目标触机,情感触机,行动处机,环境触机。
目标触机分:长期目标,中期目标,短期目标。并且将目标可视化,可运用手机屏保,电脑屏保,便利贴的方式,放在醒目的位置。
情感触机,可以将个人照片,家人照片,团队照片及未来的照片,放在醒目的位置,触动自己充满活力工作。
行动触机:做事情前的准备用具选用较好的。创造条件让自己去做。
环境触机:创造一个好的生活环境和工作环境。为将来的目标而奋斗。
2、批量处理
处理自己无效的微信社交群,娱乐app,无关紧要邮件短信,一些不必要的通知,电话等等,让自己的手机、电脑、电子设备设施等变的简洁,高效。
3、二分钟法则
两分钟法则,就是首先衡量临时工作所需的时间,如果预计能够在2分钟之内完成,就中断计划去完成它,反之,把它推迟到计划执行完毕之后
4、定期限
给所有的需要完成的事情定一个期限,如果没完成该怎么办,设定奖惩制度,监督机制等
三、滴答清单和奇妙日程的使用
睡前或是次日晨间计划好当天要完成工作,罗列清单的形式,一般用滴答清单设定每天需完成任务,用奇妙日程安排每天工作、生活、学习日程。
最后就是总结与复盘,每天晚上睡前总结,冥想,今天的任务都完成了吗?若未完成的该反思,是哪个时间段,哪个环节出了问题,发现问题及时修正,这便是总结与复盘的好处。(注:可以用晨间日记进行昨日的总结与复盘)
自律改变生活,每天进步才是最稳定的生活。
不动如山
作于2018年11月15日