谁不想活得轻松？谁不想妙计百出？谁不想与时俱进？谁不想享受假期？但要怎么实现呢?频繁的中断、重复的活动、迫近的期限，常常使我们力不从心。因此也带来了更多的压力、更多的被迫行为、更多的难以为继，同时妨碍了我们自觉、专注、清醒地思考。结果是心智游走于过去未来之间，只为找某个人、某件事来顶罪，掩盖我们虚构中的无能。

作者简介：弗朗西斯科•西里洛专门发明了番茄工作法进行时间管理，灵活应对。后史蒂夫（Staffan Noteberg）认真践行番茄工作法后写《番茄工作法图解》，一套简单易行的时间管理方法，简单到用一支笔、一个番茄钟与三张纸就能学会。

解决问题：番茄工作法用以提升个人与所在团队的生产力，顺应人体机能、培养节律感。从而做到，减轻时间焦虑、提升集中力与注意力、减少中断、增强决策意识、唤醒激励与持久激励、巩固目标的决心与改进工作学习流程。让时间不再成为紧绷的弦，反而成为同盟战友。用100%的专注，微笑达成目标，成为无须逞强的强者。

下面就与大家一起学习使用番茄工作法进行时间管理：

一、使用番茄工作法的五个阶段

二、如何进行处理中断？

三、如何对未来的成果进行预估？

四、如何学会随机应变？

五、如何在团队中使用番茄工作法？

一、使用番茄工作法的五个阶段：

1、计划

工具准备：一支笔、一枚定时器、三张白纸或表格。

首先用这三张纸分别制作“活动清单”、“今日待办”与“记录”。“活动清单”与“记录”可以使用多天，但“今日待办”必须每日更新。其做法如下：

活动清单：每天早晨找来纸笔，用定时器扭启5分钟的番茄钟（时间可调整）。在第一张纸的顶端写上标题：“活动清单”，然后写出你要完成的活动，活动无须考虑优先级与重要程度。每个活动占一行，清单上的活动要言简意赅，最好标明活动的活动的类型，还可以加上期限,比方说：写作 ，11PM,直到番茄钟响起。

今日待办:与做活动清单的准备方法一样，在第二张纸的顶端写上标题“今日待办”，先看活动清单，看看有没有漏掉没填的内容，但别全抄活动清单的活动，要考虑今日要承诺完成的活动。然后将“活动清单”承诺今日要完成的活动抄到“今日待办”中。

记录：与上述方法类似，在第三张纸的标题上写“记录”，在第一行填上昨天的日期，日期的右边填写项目的个数，第二行填写前天的日期和数据，以此类推。

2、跟踪

确定今日活动后，扭启25分钟番茄钟，从当天活动的第一个开始做起，一直到当天最后一个活动，这个过程中每完成一个番茄钟进行短暂的3~5分钟休息。每完成4个番茄钟进行一次15~30分钟较长时间休息（休息时间可长可短请自主决定）。与此同时还要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。

3、记录

在一天结束之后，将收集的原始数据进行归档，写入“记录”中，如果你跟踪了中断的次数，那就把中断的次数以及原因写下来。刚开始使用番茄钟时，只跟踪番茄钟数就好。

4、处理

对已完成的活动要划掉，还可以从“记录”的原始数据中提取有用的信息，例如，可以计算在每个25分钟的时间段里，平均遇到几次打断。或者计算一项活动在“活动清单中”表格停留的平均时间，即从记下该活动到它得到处理的时间，计算的结果也写在“记录”上。

5、可视化

以某种方式测量标准化的做法，然后将测得的标准与需求进行比较，以此不断将新的、改进后的工作方法标准化。如果你想要获得现实情况的工作习惯，在自我调整的过程中，基本每天都要做这样的回顾。

比方说，作者要将工作的周期设为40分钟，于是他反复测量一天可以完成多少个周期，然后将数字与他的预期进行比较，结果发现实际完成的周期太少，最后决定要将周期设为25分钟。

二、如何进行中断处理？

中断是常态，当我们利用番茄钟进行工作时，总会出现这样或那样的中断。而一旦中断后，注意力的丢失，想要找回将要付出昂贵的代价。这时，我们应该如何进行中断处理？首先我们要保护番茄钟，其次分清中断是内部原因还是出于外部原因。

如果是出于内部中断，具体来说是直觉内心智发出的信号，比方说你在做某一件事儿时，又想着今天的晚饭吃什么？有时生理上的打断，比如：渴了想喝水。这时就要让自己学会坚持，其次是延迟处理法，比方说渴了，可以在完成番茄钟后的休息补充。还有一种比较好的方法就是降低标准，缩短番茄钟的时间，练习专注度。可以将番茄钟的时长从一开始由5分钟、10分钟再提到25分钟。

如果是出于外部的中断，比如上司急着找你。策略有如下四步：

（1）告知：“我手头有事，正忙。”

（2）协商：“我正在忙，晚点找你行吗？”

（3）计划：写下活动的名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

（4）答复：按照承诺回电或答复，不可失信。

最后一种情况是要作废番茄钟，这样的情况往往属于紧急情况，比如上司急着找你，如果你还推迟的话，恐怕会有被“炒鱿鱼”之忧。

由于番茄钟具有原子性，当我们被打断时，该番茄钟作废。但也不必担忧，要做好中断的标记。如果是内部中断可以在该活动的后面做记号“’”，外部中断记“-”，并在“今日待办”的下方写上外计划紧急，记下紧急的事务，例如“同事打来紧急电话”，最后在一天结束之后汇总到记录表中。

三、如何对未来的成果进行预估？

当我们完成第一步的计划，相应地要对“活动清单”中每一项活动预估大致要用多少个番茄钟？将不足一个番茄钟的活动记为0，这时可以将几个这样的活动写在同一行，合并为一个番茄钟。而对于预估大于7个番茄钟的活动，说明该活动太复杂了，应该将活动拆解成4个番茄钟以内的活动。

对于“今日待办”的活动还要进行定量预估，在每一行活动的后面记下预估的番茄钟数目用“□”表示，比如“整理客厅，□□□”，每完成一个番茄钟后，在方框内打×号“☒”。如果预估的番茄钟使用完了而活动还没有结束，那么就要进行二次预估，继续在方框的后面将二次预估的番茄钟数记为“○”。相应地，在二次预估失败后，再进行三次预估，在圆圈后面记上“△”，表示三次番茄钟数。当三次预估也失败，那么就说明这个活动太复杂，需要拆解。

“记录”中的预估，即在“今日待办”中的活动后面新增一列，比较实际番茄钟与预估的番茄钟数目之差，假设某一项活动被高估了3个番茄钟，记为“+3”，另一项活动被低估了2个番茄钟，记为“-2”。而在该列的后面还可以继续添加一列，新增的第二列表示二次或三次预估的数目。

为了更好地预估每一个活动的番茄钟数目，使“今日待办”中活动更好地完成。当“今日待办”中新增的第一列的总和为0时，从长远来看，误差可以相互抵消。

四、如何学会随机应变？

（1）番茄工作法的工具可以灵活使用，找出更好的替代笔、番茄钟与纸张的工具。比如“今日待办”可以用一叠索引卡来替代，在此我也推荐一款手机软件“番茄土豆”。对于初学者而言，利用简单的纸笔与一个定时器就足矣。

（2）针对时间的应变，比如休息时间长短、番茄钟长短以及事务番茄钟等都可以灵活变动。这里我解释一下事务番茄钟的使用，事务番茄钟用来解决一些常受到打断的事情，比如可以在早晨的整块时间里，设定40分钟的番茄钟来做这样的事情。

（3）用思维导图进行可视化回顾“今日待办”，可以将一天当中的有价值的做法与想法汇成一张思维导图，保存起来，做成每月的定期回顾。

五、如何在团队中使用番茄工作法？

（1）用以跟踪会议，很据优先级，扭启一个25分钟的番茄钟全心全意地开始会议中每一个流程。

（2）与他人合作，约定好授权番茄钟开始，并且匹配好番茄钟的时长，一旦开始后全心全意地进行工作。适当时还可以做临时的单飞，各自分开使用番茄工作法工作。

番茄工作法很简单吧！我们一起来用一支笔、一个番茄钟与三张纸，现在就开始行动吧。最后记得每日清晨进行计划与预估，在每日工作结束之后进行记录与反思，以寻求改进哦。