互联网时代,时间被不断地割裂成碎片,越来越多的人需要时间管理,面对市场上成百上千、五花八门的时间管理理论,许多伙伴 觉得非常复杂,不知从何学起。本篇文章将主流时间管理课程进行汇总整理,带你一次性了解绝大部分时间管理课程精华。
一.通用理论与代表
A. 番茄工作法
时间颗粒度指的是一个人安排时间的基本单位,即每安排一项任预计所需的时间,去年网上贴出过首富王健林的行程表,该行程规划以15分钟为单位来进行划分。
其实,市面主流的时间管理方法之一——番茄工作法,也有与其相似的地方,这是一项做计划,提升工作效率的法宝,人们只需要列出每日的工作,通过适当长短的番茄钟进行任务分解,结合适当的休息与回顾,就可以高效、无拖拉的完成任务。具体步骤主要有三点:
1.准备工作,拿出白纸写下全部的任务,做好任务清单,预估每项任务所需花费的大概时间,以基本番茄钟25分钟为单位,对其进行拆分。
2.执行部分,根据已经划分好的番茄中逐个完成。在进行的过程中,通过主动地创造条件来防止自己被打断,比如手机开启勿扰模式、关闭微信等手机通知,对于工作当中突然想到的事情,为防止自己被打断,只在另一张白纸上做好记录,并迅速回到手头的已有番茄钟工作当中,努力使自己进入心流状态(全身心的投入到工作当中)。对于一般难度的事情,在完成一个番茄钟之后,无论是否完成任务,立马进行5到10分钟的休息,调整精神状态;对于需要大块时间处理的任务,可安排两个连续番茄钟加上双倍休息时间。(执行严格保证中途的休息时间)
3.近期做好回顾。以番茄钟数量为参考,记录下完成任务大概时间,每隔一段时间进行整理分析,不断重新预估完成工作的时间长短,找出差距与消耗时间的原因所在,在后续的设置工作当中不断优化改进。
B. GTD理论
该理论与番茄工作法有一定相似之处,主要分为三大步:
1.收集,改动作依然是采用白纸记录、列清单的方式来完成;
2.处理任务,它通过将手头的任务进行划分类别,来决定何时完成该项任务(任务类别主要包括零碎时间处理、将来可能用到、等待、下一步行动、项目等)
对于零碎时间处理的任务,建立专门的文件夹,及时归档计入其中,然后删除该任务;对于以后可能会看的内容,也放入对应文件夹;对于目前处于停滞状态的或需要指派他人完成的任务,做好提醒与督促,并且主动设置截止时间闹钟提醒自己;对于两分钟之内或马上可以完成的小任务,直接行动;对于需要多步骤处理的大项目,做好任务拆分之后定期回顾与处理。
3.每天早上第一时间打开下一步行动文件夹逐个完成。执行完里面的任务之后,依次完成项目、将来可能用到、等待这几个文件夹里的任务。
时间管理app
无论是GTD 还是番茄工作法,都可以在app的配合下进行完成,市面上关于时间管理的app利器可分为六大类
1.时间日志类,如atimelogger2 timetrack.io
2.习惯养成类,如种子习惯(定时设置任务推送提醒)playtask
3.任务清单类,如滴答清单
4.三件事,每日习惯,效率手册
5.专注力提升类,如Forest,学霸拯救地球
6.综合类,如时光似金
二.零碎时间与大块时间的管理
A.零碎时间管理策略
工作的人手头既有任务也有杂事,各种杂事会将时间拆成无数个碎片,那么如何利用碎片化的时间呢?
加减乘除策略
加,增加碎片时间价值
我们通常会默认上微信来打发碎片时间,是因为我们不知道碎片化时间拿来做什么,所以需要提前安排碎片时间清单,比如:一分钟的碎片时间,可以活动筋骨、放松身体;三分钟等地铁时间,可以发微信问候亲戚朋友;五到十分钟休息时间,可以回复电话、记单词、看文章;三十分钟到一个小时等待的上下班路程时间,可以选择构思方案,听书,听课学习。通过提前规划好不同时间段的任务,可以减少去想该做什么的时间浪费,充分利用看似不起眼,但积累起来十分可观的碎片化时间。
减,减少任务切换成本
切换任务,看似只需几分钟,实际要想回到原有工作状态,普通人还需要数十分钟的时间,节省时间需要减少任务切换,因此可以按照场景以及对象,将同一状况下需要解决的事情提前列在一起,在进入对应场景之后,一次性将所有事情全部做完。比如,需要看手机的时候,一次性回复完所有的电话,约好所有的人;面见老板的时候,将签字、工作汇报等任务一次性完成。
乘,多线程叠加效率
每隔一段时间变换工作内容,会使大脑产生新鲜感,我们可以在体力与脑力之间有效调剂放松。比如:完成任务时独立思考一段时间,再去画思维导图,抽象与形象的方式交替进行;研究问题时,自己思考一阵子,再找其他人头脑风暴;脑力劳动工作一段时间之后再进行体力劳动,比如打扫卫生等。
除,主动将任务碎片化
对于需要大块时间的项目,将其划分为思考与执行两个层面,利用多个碎片化时间进行构思,就不会出现思路一时半会枯竭的情况,用大块的时间去执行,就可以将任务一次性解决。
B.大块时间管理策略——三八理论
每个人可以公平地使用每天的三个八小时,第一个八小时大家在工作,第二个八小时大家在睡觉,第三个八小时的利用就会造成人与人之间的区别。
对于上班前或下班后的八小时需要善加利用。
首先,找到自己不被打扰的时间,三八理论最核心就是从万千琐事突发状况中间挤出一段每天2—4个小时不被打扰的时间,进行学习写作思考。比如:下班后,吃完晚饭,最早八点,最晚8点半,一直到晚上11点,即是宝贵的个人时间,即便你的朋友竭尽全力用电话短信,微信骚扰你,你至少要保证这个时间段的学习;再或者,下班后6-8点堵在回家路上的时间或餐厅排队的时间,每天早上8点前,1—2h的时间亦是如此。
其次,记住时间的三个特性:交易、消费和投资,保证不被打扰的时间只用于投资,甚至为了节省时间多交房租,搬到离公司近的地方来保证学习。
最后,利用八小时持之以恒、日拱一卒。针对一个大的目标,每天进行一点并坚持下去,短则几个月,长则数年,每天进步一点,一定会出成果。
三.不为人知的时间管理秘密
1.同一个年龄阶段,不同的人心智年龄呈现出较大差异,有些人把不为人注意的空闲时间拿来思考与学习,长年累月造成了人与人之间巨大的差异,这就是著名的暗时间理论。
有的人会临时抱佛脚,在即将面临考试,检查,面试等时候,临时做学习准备;有的人选择提前给自己设置工作以外的目标,同时用进度条来监控任务的完成,并将日常生活中灵光一现的想法记录下来,然后通过定期写作、整理输出的方式来训练自己,这些人不求捷径,用他们的话来说,困难的路越走越简单,简单的路,会越做越难。
2.对于日常工作生活当中的大量杂事干扰,好的应对策略是尝试做时间记录,至少一周后进行分析归类,看有无优化的地方。同时在制定工作任务时,按照80%的时间来给自己设计任务量,不将任务排得太满。
3.在面对重要程度差不多的多个任务,采用小事优先法则(即时间短的事情优先处理),如果面对不同重要程度的事情,可尝试计算任务密度(任务密度=重要程度÷完成所需时间),按任务密度从高到低的顺序完成,如此可以让总的心理负担降到最小,这种利用数学思维计算的方式来工作,可以协助决策,减少犹豫的时间浪费。
4.除了基本的时间管理以外,注重个人的精力管理。(体能、情感、思维、意志的管理)分时段设计工作,按每周,每月来设计流程(比如,早上做计划性工作,上午做创造性工作,下午做沟通性工作,晚上做学习型工作;每周周一是规划日,周二是公关日,周三是会议日,周四是谈判日,周五是决断日)用好的饮食睡眠运动来保证体能,用积极的情绪互动来保障情绪,用化繁为简的习惯来降低思想精力的损耗,用精神目标来指引工作与生活。
5.日常的小事,尽可能平静的面对以节省精力与能量。只在工作生活的关键时刻全力以赴,保障重要的目标完成。
以上即使市面上时间管理课程的绝大部分精华,每一部分都可以学习很长时间,限于篇幅无法一一展开,如果你还有相关的问题或想了解详细的内容,欢迎和我取得联系,我们互相学习,共同进步。