5WHY思考法,字面意思就是在遇到问题的时候,追问五个为什么,这种思考工具最早是由丰田公司的大野耐一提出的。新闻发布会上记者问:“为什么丰田汽车的质量会这么好?”他说:“我碰到问题,至少要问五个为什么。”
据说有一次,大野耐一到生产线上视察,发现机器停转了。
于是他问了一个问题:“为什么机器停了?”员工答:“因为超过了负荷,保险丝断了。”
他接着问了第二个问题:“为什么会超负荷?”答:“因为轴承的润滑不够。”
第三个问题:“为什么润滑不够?”答:“因为油泵轴磨损、松动了。”
第四个问题:“为什么磨损了呢?”答:“因为没有安装过滤器,混进了铁屑等杂质。”
在5WHY思考法的引导下,大野耐一一步步找到了问题的最底层的原因,进而改变了处理方法。
我曾经运用5WHY思考法解决了自己失眠的问题。有一段时间,我几乎每天晚上都失眠,在床上辗反侧,眼睛已经累的睁不开了,可是脑子却是清醒的,有时甚至感觉是醒着到天亮的。这样持续了半个月的时间,期间也用了睡前喝牛奶、泡脚等方法还是不行。有一天我坐下来,拿出纸笔认认真真的开始思考失眠的问题。
最近经常失眠,为什么会失眠?因为睡得晚。
为什么会睡的晚?因为最近每天晚上都在加班帮客户做PPT。
为什么做PPT会做的这么晚?因为效率低。
为什么效率会低?因为每次做PPT都要花大量的时间来调格式。
那怎么可以减少这些低效的调格式的时间,从而提高PPT的制作速度,让我从此不用晚上加班来做PPT呢?开发一个适合我自己用的PPT的插件,让重复、低效的工作一键自动化完成。
从那天开始,我就从零开始学习怎么做Office的插件,就靠着谷歌搜索,一篇一篇文章的找资料,终于把这个PPT的插件做出来了。现在大量在PPT中原本要很多步骤去完成的排版操作,用这个插件简单一步就轻松搞定了。之后,我又陆续开发了基于WORD和EXCEL的插件。
在书中,作者告诉我们5WHY思考法看似简单,在实际应用时,我们还要注意4个要点:
第一,不断问
虽然这个思考方法叫5WHY思考法,那一定是5个为什么吗?当然未必,需要根据情况灵活调整,也许是4个或者更少,也许是6个或者更多。那如何确定这个数字呢?原则是,不断追问下去,直到问题变得没有意义为止。就像刚刚我失眠的问题,问到最后是为什么要花大量的时间来调格式,如果再继续追问,为什么要花大量的时间来调格式,因为要调字体、调大小、调对齐等操作,那能不能不做这些重复操作呢?问题是做PPT就得有这些重复的操作啊。
第二,有意义
还是上面失眠的问题,如果直接问为什么要帮客户做PPT,不能不做了吗,那倒是干脆。这种提问无法解决PPT制作效率低的问题,提问的方向就错了。
第三,非质问
5WHY思考法是一个寻找问题根本原因的方法,也就是说,当我们使用5WHY思考法时,往往面对的是已经出了某种问题的情景。出了问题时,人很容易陷入某种情绪——愤怒、抱怨,逃避等。比如之前说到的丰田公司的问题,如果当时大野耐一问为什么会超负荷这个问题,员工回答的是“因为安排工作量太大,机器都受不了,人更受不了了!”如果你接着问:“为什么工作量这么大?”
员工回答:“因为车间主任压榨我们,每次都给我们安排这么多工作!”
那么完了,事实被情绪给带歪了!
第四,答可控
关于这一点,书中举了一个例子。有个儿童玩具生产厂家发现上一季度出现了较大的亏损,CEO对此进行了思考:
为什么上个季度发生了亏损?因为新上市的儿童玩具销量未达到预期。
为什么销量不好?因为这些玩具并不受小朋友们的喜爱。
为什么新玩具不受小朋友们的喜爱,因为小朋友们太善变了。
解决方案:远离善变的儿童玩具市场。
你看,这个5WHY思考法就是无效的,因为回答为什么的时候找的方向是不可控的,你无法控制小朋友,让他们的喜好不要变化。
正确的回答方向是:为什么新玩具不受小朋友们的喜爱?因为市场部没有做充分的市场调研。解决方案:提高市场调研的频率,采用更科学的市场调研方法。显然,重新制定市场调研计划是可控的,也是更好的解决问题的方向。
在日常的工作和生活中,我们在遇到问题的时候,要发挥“打破砂锅问到底”的精神,遇事多问几个为什么,找出问题的症结所在。查理·芒格曾经说过“想要变得聪明,你要不断地问:为什么?为什么?为什么?你必须将答案联结到深奥的理论框架,你要去了解这些理论,虽然有些难度,但在这个过程中会有很多乐趣。”只有这样我们才能避免陷入简单思考,探寻出问题的最佳解决方案,最终实现弯道超车。