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我们先来讲一个故事，来自于TED《Inside the mind of a master procrastinator》（拖延症患者的脑子里到底装了什么)。 故事是这样的，作者在大学时期经常需要写各种篇幅的论文，这些论文一般都有上交期限，所以，要按时上交一篇有质量的论文，需要在时间上提前做好规划，类似于以下这张图。

按照规划就能按时上交有质量的论文

但是实际上，作者并没有按照这个规划操作，他在前面的时间段里根本没有做任何事情，一直拖到最后几天才去匆匆写论文，而结果好像并没有很糟糕，于是这种写论文的方式就慢慢发展成了一种习惯：不到最后不行动。

但是，这种方式并不适用于所有情况。终于作者遇到了大挑战 —— 一篇长达90页的毕业论文，这可是个大项目，可不能像之前那样草草了事。于是作者心里开始盘算：一年的时间准备论文，那要好好计划每个月要做什么，于是做了如下的安排：

把计划分成几个部分

这样看着自己的计划感到满满的成就感，心想，只要按着计划走，不就能轻松完成任务了吗。然后几个月过去了，什么也没有做，看看自己的计划表，开始心理安慰：还有好长时间呢，调整好计划还是能够顺利完成任务的。

于是又过了几个月，论文呢，仍然空空如也，这时候作者还不断安慰自己：没事，还剩好几个月呢。于是就这样，距离截稿日期从2个月拖到了1个月。

再从1个月变成2周，最后在最后3天的时间里，百感交集，各种熬夜赶工，在最后一分钟准时上交论文。

附上作者在TED里面的一段原话做参考学习

And then two months turned into one month, which turned into two weeks. And one day I woke up with three days until the deadline,still not having written a word, and so I did the only thing I could: I wrote 90 pages over 72 hours, pulling not one but two all-nighters -- humans are not supposed to pull two all-nighters -- sprinted across campus, dove in slow motion, and got it in just at the deadline.

我觉得这段话非常有画面感，非常接地气的体现出了一个普通人在时间紧迫的情况下做出的一系列行动： pull 2 all-nighters, sprint across campus, dive in slow motion,and got in just at the deadline. 这一系列的行为我相信大家都很熟悉，在期末考试周，熬夜看书，以百米冲刺的速度穿越校园，每分每秒都像慢镜头那样珍贵，在上交试卷的那一分钟终于世界平静了。（这段话如果有不理解的，欢迎在留言区和我讨论哦）

02

类似的焦头烂额的场景在我们的工作和生活中也会经常出现啊，比如说，我原计划每周至少更新一篇公众号学习文章，每一周开始的那几天都会做to-do list, 做完之后觉得信心满满，就像看到了无数成果一样，但事实是，三天过去了，没有任何思路，第四天逼自己一定要写出什么东西，然后，扎进书堆里，各种找题材，各种选材料，各种焦虑，最后第四天在焦虑中度过，于是不再相信什么计划，选择随缘，但随缘的结果也并不乐观。

到底是哪里出现了问题呢，明明想的很好但是到头来却总是事与愿违。我很想解决我的问题，相信大家也都有兴趣。所以，我找到了牛人的处理方式，给大家做个借鉴。

这个牛人名字叫做Cal Newport，他毕业于麻省理工的博士，是乔治敦大学的计算机系副教授。

这位牛人牛在哪里：

He has a full-time job as a professor at Georgetown University, teaching classes and meeting with students.

He writes 6 (or more) peer-reviewed academic journal papers per year.

He’sthe author of 4 booksincluding the wonderful “So Good They Can’t Ignore You.” And he’s at work on a fifth.

He’s married with a young child and handles all the responsibilities that come with being a husband and dad.

Heblogsregularly about productivity and expert performance.

andyet he finishes work at 5:30PM every day and rarely works weekends.

大家看到了吧，我们真的可以用“productive"这个词来形容他，一边做全职教授，一边攥写至少6篇学术杂志论文，已出版4本书现正在写第5本，已婚带娃并且认真履行爸爸和丈夫的职责，他自己的博客上还定期更新关于效能和专业表现的文章。做重要的是，人家居然每天都能够5:30准时完工回家，周末很少额外工作。

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这样一位牛人给了大家5个建议，可以帮助大家更好地安排时间，我们一起来学习吧：

Tip 1： To-Do Lists Are Evil. Schedule Everything.

所谓schedule，就是日程表，就是每个小时做什么事情。要做好这个规划，我们要清楚每项代办任务完成需要多少时间，每天的最重要任务是什么，我们自己的高效能时间段在哪里，在高效能时间段里要安排做最有价值的事情，这样才能最有效地利用好一天的有限时间。

Scheduling forces you to confront the reality of how much time you actually have and how long things will take. Now that you look at the whole picture you’re able to get something productive out of every free hour you have in your workday. You not only squeeze more work in but you’re able to put work into places where you can do it best.

做日常规划促使你面对现实：你实际上有多少时间，做这些事情需要你用多长时间。如果你能够看到全局，那么你就能够充分利用好你工作日的每一分一秒。你不仅能够把更多的工作挤进你的日常规划，还能够在你效率最高的时候做最重要的工作。

Tip 2: Assume You’re Going Home at 5:30, Then Plan Your Day Backwards

假设你5:30下班，那么你的所有工作计划就要安排在5:30 之前完成。这样做的目的是让我们感觉到，我们在工作期间的每一个时刻都是在掌控之中的，这样，我们就不容易产生焦虑。有研究表明，让我们经常感到焦虑的不是工作，而是对于事情的失控感。

Fix your ideal schedule, then work backwards to make everything fit — ruthlessly culling obligations, turning people down, becoming hard to reach, and shedding marginally useful tasks along the way. My experience in trying to make that fixed schedule a reality forces any number of really smart and useful in-the-moment productivity decisions.

确定好你理想的日常规划表，以此为依据，确保每件事情都有条不紊--理性选择必做任务，合理拒绝他人，不要太好说话，把不重要但有用的任务分配给他人。把日程表上的工作时间变成现实，能够产生一些非常奇特而有效的决定，这些决定往往能够促进当下的工作效能。

Tip3： Make A Plan For The Entire Week

如果我们面临的是一项中长期项目，那么我们最好提前规划好下周计划。其实没有想象的那么难，每周一空出一个小时安排本周计划，大概分配好本周的工作重点。

What the Most Successful People Do at Work: A Short Guide to Making Over Your Career一书提出，当你能够跟上计划时，你的时间就能够非常有效的利用起来。

Preliminary analysis from CEOs in India found that a firm’s sales increased as the CEO worked more hours. But more intriguingly, the correlation between CEO time use and output was driven entirely by hours spent in planned activities. Planning doesn’t have to mean that the hours are spent in meetings, though meetings with employees were correlated with higher sales; it’s just that CEO time is a limited and valuable resource, and planning how it should be allocated increases the chances that it’s spent in productive ways.

科学家们对印度的一些CEO展开了研究，通过初步分析发现，CEO工作时间越长公司的销售额就越高。 但是更有趣的是，CEO时间投入和产出比完全取决于CEO们执行既定计划的时间。既定计划并不单纯指开会时间，尽管展开员工会议能够促进销售额的提高；但是，CEO的时间非常有限也非常宝贵，所以，计划好怎么合理分配好他们的时间，能够更好地发挥时间的高效能性。

Tip4： Do Very Few Things, But Be Awesome At Them

做极少的事情，但要把他们做地出色。

在忙碌的日常工作中问问自己：到底是什么创造了自己的真正价值，学会取舍工作内容。以下是Cal本人在书中提到的内容：

You’re judged on what you do best so if you want to have as much success as possible you’re always better off doing fewer things but doing those things better. People say yes to too much. I say no to most things. I’m ruthless about avoiding or purging tasks if I realize they’re just not providing much value.

世人只看到你最好的一面，所以，如果你想获得成功，最好选择做较少的事情但在这些事情上要比他人做得更好。人们通常做了过多的允诺，但我经常拒绝很多事情。如果我能判断出来一些事情本身没有价值，我经常就果断拒绝这些事情。

很多人终日忙忙碌碌，导致没有时间锻炼身体，没有时间和家人或朋友沟通，没有时间学习提升，就是因为，自己的生活已经被过多的没有价值的琐碎事情占据了。所以，接下来的最后一条建议，就是帮助大家解决困惑的。

Tip5：Less Shallow Work, Focus On The Deep Stuff

少做肤浅工，要关注内容的深度。知识经济时代的我们越来越关注知识的力量，但很多人都只看到了知识本身，学习任何内容也只是浅尝辄止，并没有把这些知识联系自己的实际，让这些知识成为自己世界观体系的一部分。

Cal说

Shallow work is little stuff like email, meetings, moving information around. Things that are not really using your talents. Deep work pushes your current abilities to their limits. It produces high value results and improves your skills.

所谓的肤浅工作就是指，处理邮件，开会，搬运信息，这些事情并没有用上你的个人能力。而有深度的工作经常会促使你把现有能力提升到巅峰状态，这些工作会带来高价值也会提升你的技能。

所以，肤浅工作会影响大家的效率，《The 4-hour week》一书中作者Tim Ferriss告诉大家：

whenever possible, do not check email for the first hour or two of the day. It’s difficult for some people to imagine. “How can I do that? I need to check email to get the information I need to work on my most important one or two to-dos?”

You would be surprised how often that is not the case. You might need to get into your email to finish 100% of your most important to-dos. But can you get 80 or 90% done before you go into Gmail and have your rat brain explode with freak-out, dopamine excitement and cortisol panic?

早上起床后的1-2小时千万不要处理邮件。可能有人会觉得很困难，而且会质疑：怎么可能？我需要检查邮件来确认自己当日的重要工作啊。很多人确实会遇到这种情况：你可能需要查看邮件才能确认自己100%完成每天的重要工作，但是，你要知道，当你查看邮件的那一瞬间，你的老鼠般大小的大脑就会被各种恐惧，多巴胺兴奋和焦虑填满，你的心情会大受影响，所以，在这种情绪影响你的工作前，你完全可以先做当天重要任务的80%或90%。

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最后，我们来总结一下5个技能：

To-Do Lists Are Evil. Schedule Everything.

Assume You’re Going Home at 5:30, Then Plan Your Day Backwards

Make A Plan For The Entire Week

Do Very Few Things, But Be Awesome At Them

Less Shallow Work, Focus On The Deep Stuff

希望我们从今天开始，都能抛开焦虑，挖掘自己的真正工作价值，利用好有限的工作时间，最大化工作效率，同时还能找到自己的休闲乐趣，体会和家人朋友在一起的温馨时刻。