公文的写作过程，大致可分为酝酿准备、草拟初稿、修改定稿三个阶段。每一个阶段都有需要注意的事项。
一、酝酿准备阶段：要胸有成竹
“凡事预则立，不预则废”，公文写作动笔之前，也要对其有一个完整、可靠的规划和准备。事先准备充分与否，直接影响以后写作的进度和质量。公文写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，达到对整篇公文胸有成竹。具体来说，公文写作的准备应从以下几方面着手。
1、明确“为什么写”——主旨目的要明。
公文是公务活动中传情办事的工具。每一篇公文的发出，都有其特定的作用，也就是公文所要达到的目的。写一篇公文，首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。根据公文写作的目的来确定公文所要表明的主要观点、主张，即公文的主题。
2、把握“写什么”——材料搜集要全。
“巧妇难为无米之炊”，有无丰富的写作材料和参考资料，对于一篇公文的成败，起着十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要运用和参考的有关资料。全方位地掌握了解资料后，思想观点就会更加客观，方法步骤就会切实可行，写作起来也会游刃有余，写出的公文才能丰满充实。
3、确定“怎样写”——谋篇布局要细。
谋篇布局，就是围绕主题把有关内容组织成篇的过程。谋篇布局需要确定三个方面的内容：
一是定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的文种。
二是定结构。要为公文建框搭架，即撰写写作提纲。写作提纲至少要解决如下问题：一是要进一步确定中心论点和写作思路；二是要确定总体结构、段落层次；三是要选择主要材料和骨干事例；四是要初步拟出文章的大小标题；五是要基本确定文章的开头、结尾和论证方式。
三是定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。上述三个方面确定之后，剩下的就是文字工作了。
二、草拟初稿阶段：要一气呵成
准备工作好比是“十月怀胎”，起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作要一气呵成才能高效率地完成写作任务。
1、身心俱入。
撰写公文，也需要一种发自内心的写作欲望。公文写作者应当力求变被动为主动，形成一种“我要写”的心理状态。缺乏写作欲望的时候，就达不到呼之欲出的境界，只有成竹在胸，才能激发写作热情。
2、一气呵成。
初稿只是个“胚胎”，还有待修改，所以初稿写作时不必过于拘谨，尽可能写得丰厚一些，放开来写，根据主题表达的需要，做一些必要的调整。写作时遇到难点不要停笔，“跳过”继续往下写。一气呵成的文章，往往能文气贯通，思路畅通。
3、不离主旨。
执笔者在写稿时，在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针，不能随心所欲地改变和无限度地发挥，对自己的思想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。
三、修改定稿阶段：要双向审改
作为执笔者，在修改公文时，既要站在行文者的角度，又要从受文者的角度对公文进行审改。
1、要站在行文者的角度检验公文的准确性。
对公文的修改，要从大处着眼，小处落笔，先检查公文的主旨材料、通篇结构是否有毛病，然后从字、词、句、段逐一进行检验修改。
一看主题是否正确，表达是否清楚。首先检查主题是否正确，是否符合有关法规、方针政策等等。主题正确了，再看主旨是否表达清楚，文章的思想性是否与主旨相统一。
二看结构是否合理。修改时应检验结构布局是否完整合理，有无残缺脱漏；段落层次是否分明并合乎逻辑；过渡照应是否恰当；开头结尾是否得体等等。
三看选材是否正确、典型。根据写作目的和公文主旨的需要，对初稿选用的材料要认真检验核实。对虚假失实的材料要坚决舍弃；材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨基础坚实。
四看语言是否精当，标点符号是否规范。初稿形成后，要逐字逐句推敲语言，删繁就简。同时，用词要准，是否公文的语体特色。另外，还要检查标点符号使用是否恰当，有无错别字等。这些看似细枝末节，但如果造成疏漏，就会使受文者产生误解或引发歧义，甚至出现重大错误。
2、要站在受文者的角度检验公文的可行性。
执笔者在修改公文时，还要从受文者的角度出发，对公文内容的正确性、可行性和指导性进行检验。
一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么，不要做什么，应当怎么做，政策界限必须正确，否则，在执行中必然会产生偏差。
二要查措施办法是否明确具体。要重视检查“工作交代”是否明确。凡请示的文件，均须写明情况和自己的要求及意见，并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对各级的要求，亦应规定明确。
三要查措施办法是否可行，各方面有无抵触。文件提出的实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行，否则，就可能成为一纸空文，达不到行文目的。
最后，公文完成后要注意查明下列问题：
提出措施、方法的理由是否充分，它与客观条件是否符合，在行文范围内是否有普遍指导意义。
同时，要检查文件的内容与上级发布的方针、政策、规定等是否保持一致，与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触，与过去本单位制定的有关政策规定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根据情况进行修改或适当处理。
另外，还要查看文稿本身的标题和内容、观点和材料之间有无自相矛盾、互相抵触的地方。以上三点得到全面解决，才能有效推动受文者自觉地按公文要求行动，促进公文目标的实现。
