人人都知道做事有一定的条理是好的。如果做事没有条理，你也许只能白白的浪费时间。
人们普遍犯了个大错，既已为条理化是一件需要去做的事情。有条理究竟是什么意思呢？有组织有条理，意味着事物各就各位，与他们在你心目中的意义相吻合，如果你想以最高的效率最少的精力管理诸多事务，那么对你有意义的所有事物都应该各就各位。
处理日常琐事的复杂系统
掌控生活步骤，有一个有趣的现象，你希望掌控的事物越是平常，你想把它管理好，要使用的系统就越复杂，你会看到在较高层次执着于你的追求比较直接而简单，因为他们的内容不多，变化不大，不需要经常的回顾和总结。而要面面俱到的照顾你的一切，其他辅助活动的每个项目，
之前所说的明确意义，与组织管理紧密关联，就像功能和形式是一位硬币的两面思考和追踪思考的结果也是息息相关的，首先我们必须明确事物对你的意义，然后再把它归于同类事物。
要想对你身边有意义的一切事物进行区别，关键是确定他的归入哪项是结果行动酝酿事项还是辅助资料参考资料，他们本身不需要系统，虽然组织中的人也需要管理，但需要系统管理的其实是他们的行为。更为模糊的事物必须用好的系统性方法和清晰的分类加以管理，归在适当的内容项下。
你需要对象追踪的结果进行分析，你是否想要或需要把他们在做细分，取决于你。人们很容易把清单的名目分得过细，原因是他不相信自己能够定期有意识的完成它系统出现的，所有事项。一旦树立的信心，就能兼顾到系统和清单列出的一切事物，并勤于思考，往往就不在于把所有的事向自动化。
宗旨
你对人生的目标和前景，熟捻于心，把它写下来，不时看一看是有益的，你可以把自己的使命宣言贴在墙上记载笔记本里只要你再想看一遍时，就能方便的找到他的一个位置，或者你也可以把它做成自己的心灵地图，保存在电脑里，归于5万米高空的关注层面。
原则
人们常把企业的原则和价值观逐项列出，做成标语胶贴画挂在墙上，或者放在网页和其他足够醒目，能引起人们注意的位置。就个人而言，我们可以做一个九宫格或者是几张卡片，每张卡片，都写上自己的人生信条。怎么把它录入电脑，保存在手机。
愿景
长远的成功愿景或目标以什么形式保存呢？我们可以手被一张清单，或者保存在文件夹和数据库，或者可以画成一幅美丽的地图。
长短期目标
这个层面侧重于操作结构，需要更细一些，我们只要便于随时查阅即可，可以放在印象笔记诸如此类的文件夹中。
关注层面
我们渴望的结果，也许分别属于生活和工作的多个层面，我们可以用一两张清单来记录，比如工作生活各一张。事件不超过20件，用一个简单的文档把他逐一列出足以。
项目
这也是生活和工作中侧重日常操作的层面，我们需要用一个结构来维持这份特殊的清单。我们可以在特定的时刻写下30到100个项目分步执行。这些项目你可以每周至少回顾一次把他作为1万米关注层面的目标。
你期待别人完成的结果
可以用清单来处理自己，期待别人完成的任务，效果很不错。
行动
到了行动层面，也就是真正开始执行的地方，把具体的行动可以分为三类，日程表标注的，越早执行越好的和委派他人执行的。
成功实践gt的关键在于列出方方面面的行动清单。以它为基础，决定自己每小时要干什么。因为它体现的是最新最紧急的需求。如果有的是时间先做哪件，事后做哪件事情无关紧要，可是在节奏飞快凌乱的新情况，迫使你不断重新思考自己的优先选择，经常会受到情境时间精力不够等方面的限制。要达到轻松查询所有行动的选项，就必须有完善的系统来追踪和回顾每项行动的提示信息。
日程表
日程表是代办事务中最基础的着眼点，它标注了你的下一步行动，具体到确定的时间和日期，因此它是我们需要管理的大部分工作的基本框架。代表1天内要完成的硬性任务，用日程表记录三项事物效果最好预约已经确定日期的活动和当天需要和想看到的信息。一天开始日程表标注的活动是首先要关注的，而在一天之内日程表是开放的，可以随时查看。
每天早上你应该把两类事物预约和当天必须处理的其他事物记在日程表上，第三类事情是你必须或者希望当天看到的信息，比如某件有意义的事情即将发生的通知，起始和终止日期，预约的辅助材料等，在日程表上可以用今日事项一栏表记录这类信息。
如果你把自己打算在某天做的事记在日程表上，你就必须根据他重新考虑自己的时间，知道哪些是必须做的，哪些是可以灵活处理的。效果是当你惊讶的发现有突发事件，要占用你的时间，只需扫一眼日程表，就能清楚的知道自己能不能立即抽出时间去处理。
越快完成越好的行动
对于应该尽早完成的行动，并不意味着他们没有时间的限制，不过这类事情大多留有回旋的余地，如果在日程表上标注某一天必须完成就有点牵强，因为情况千变万化。对事物我们可以把它分为情境清单。
电话清单电脑清单办公室清单，再加清单，任何地方清单，外出事宜清单，议事日程清单，阅读回顾清单，等待清单。
用结果导向型和注重行动的思维方法作出决定，对具有战略利益的状况深思熟虑并按部就班的完成生活和事业目标，其价值是不可同日而语。
必须养成一种习惯，隔一段时间就要对个关注层面认真思考一番，严格的恪守这个时间间隔似乎很困难，一点也不错，但是它不是外化的道德说教，也不是而且强加给你的规矩，你怎么做，是因为你对自己做出了承诺。
对关注的事情给予适度的关注。适度的关注包括你的一切行为，无论大小，无论清晰与否，你只需要在被提醒的时候提醒自己。
可靠的结构蓝图，加上定期的总结回顾。利用场景等提示信息。如果你能举一反三，运用到工作和生活中更微妙的兴趣和职责范围内，你会渐渐体会到外在大脑延伸系统的妙处。把庞杂事务的完整清单进行全面彻底的总结评估，可以增强创造力和自信心，让你的心境更明快。
