曾经因为特别想要提高效率,减少时间浪费,获得对时间的掌控感。看了很多关于时间管理的文章和讲座。
文章和讲座内容提到的方法分四种。
第一,提高时间效率。
效率的意思就是在最短的时间完成更多的事情。这个词是工业时代的发明,目的是为了在同样的时间生产更多的产品,获得更多利润。
改革开放初期,深圳蛇口之父袁庚就在蛇口放了一个招牌‘时间就是金钱,效率就是生命’。
但是效率同样适合现代化的工作方式和目标吗?要知道,工业时代的生产都是标准化的。
而现代的工作都是非标化的,工作需要的创意和灵感远远大于完成了多少的重要性。我们工作更多可能是为了效果,而不是效率。
第二,对工作重要性进行分级。
很多人都知道要对工作进行四象限的分级。
即:重要紧急的事情,重要不紧急的事情。
不重要紧急的事情,不重要不紧急的事情。
很多牛人成为牛人的关键也是因为能够促使自己去完成重要不紧急的事情,制定长远规划。
而且做什么事情都有目标感,容易聚焦目标。
普通人往往越来越普通是因为把时间花在了不重要紧急的事情和不重要不紧急的事情上。
比如无聊刷手机,周末刷综艺,发呆等。
是的,把最重要的事情与那些紧急但重要性较次的事情区分开来,这种做法的确有其价值。但这个建议也有令人沮丧之处,因为到最后,我们手头上还是会有很多并不那么重要但同样需要完成的事务。有些事情很重要,是因为它们会影响我们的人际关系;有些是因为如果不做的话——从长远来看——我们就会丢掉饭碗;有些则是因为我们已经承诺了完成期限,总不能因为另有要事就不管了呀。
第三,番茄钟管理时间。
对于这个方法,很多大V都推荐过,比如剽悍一只猫,彭小六,战隼等。
这些大V对这个推崇备至,一定是因此获得了很大的收货,才会这么真诚的向粉丝推荐的。
但是在我试过几次后,我觉得不适合我。
按照番茄钟的设计,工作25分,休息5分钟。
一个钟半小时。每半小时完成一件事情。
看起来很完美,很合理,照着做一定会有收获的。可是问题在于碎片化时代,不是谁都能保证30分钟是连续的,而且休息了5分钟马上继续投入下一个任务。甚至即使能够确定时间连续起来,但是工作真的会在这么短时间完成,并且效果也不错吗?
第四,工作清单管理。
很多喜欢研究时间管理的人都知道有本书《奇妙的一生》介绍了一个非常厉害的时间管理者,俄国的生物学家。是怎么通过清单来管理自己的时间,任务,生活的。很多读者非常羡慕这种高质量的生活,也纷纷效仿,并且做的也很好,有些还坚持了一两年的。新东方讲师艾力的时间金币就是这个意思。
但是,普通人能做到吗?别说记录自己每天花费的时间了。就是记录每天的收入支出也没有几个人能做到吧!那需要强大的自控意识和心理动机。反正我是才坚持不到一周就放弃了。
以上的四种方法,各有各的妙用。
效率有效率的作用,但我们每个人工作不一定是为效率,而是为做的更好,是为了效果。
而先做重要的事情这样的方法,虽然能够暂时解决掉重要的事情。但是剩余的不重要但是也要完成的事情继续给我们带来焦虑感。
番茄钟的方法,也不能通用于每个人。每个人的工作,生活有自己的特殊性。
时间金币和记录时间用途的方法对于我来说简直就是自虐。
在试用了了这四个方法以后,一度对自己很失望,觉得永远也学不会管理时间,不会提高工作效率了。
直到看了两篇文章,两本书,一个演讲。我领悟到了时间管理的本质。
其实我们对时间的所有用途都是对时间的选择。没有时间做事情,也就意味着事情对你不重要。我们每一分钟做的事情,都是在说这个事情在此刻对我来说很重要。
所以,时间管理是个伪命题。这个世上每个人每天的时间都是24小时,没法管理出更多时间出来。时间管理顶多能够让你避免浪费时间,但是并不能够保证你的能量处于最好的状态。管理的目的就只有一个,完成你的目标、任务,而且要尽可能优质地完成你的任务。
透过现象看本质,我们在说时间管理的时候,其实是在说我们的能量不够用,我们做的事情不够好,我们应该怎么办?
通过对那两篇文章,两本书,一个演讲的学习。我认为最关键在于管理能量和做最重要的事情。
也就是在你最有能量的时间,做最重要的事情。或者想办法提高你的能量去做更多重要的事情。只有这样,才能够做更多重要的事情,而且还会做的更好。
首先怎么管理能量。
管理能量需要如何利用每天现有的能量。
《每天最重要的两小时》里面介绍到五步解决办法:
1.意识到你的抉择点。只要你开始一项任务,基本上就会处于自动工作的状态,这样就很难改变你的工作方向。因此,要利用好不同任务交接时的那一刻——在这种时候,你能够选择下一步该做什么,然后把精力放到接下来最重要的任务上。
2.管理你的心理能量。需要高度自控力或专注度的任务可能会迅速消耗你的能量,而那些令你情绪化的任务则会让你不在状态。所以要学会按照这些任务的不同要求和恢复时间来安排任务。
3.不要与分心做无意义的缠斗。要学会引导自己的注意力。人的注意力系统天生就是会四处走神、不断更新目标,而不是永远专注的。不让自己分心,就像是阻断海浪一样毫无用处。了解你大脑的工作方式,才能帮助你在分心后迅速而有效地回到手头的工作上。
4.利用你的身心联系。注意你的运动和饮食方式,让它们保证你能完成某个短期内的目标。你可以在闲暇时再随心所欲地运动、吃东西。
5.让你的工作环境为你所用。去了解什么样的环境因素能够帮助你达到最佳状态,并学会如何随之调节环境。只要你知道了什么会让你分心,什么能预先让你的大脑进入创造和冒险状态,你就能调整自己的工作环境,从而实现高效能的工作。
作者提出的高效两小时理论,“两小时”并没有什么特殊的魔力,之所以提出两小时,只是因为发现这种时长既容易做到,又足以让你完成每天最重要的任务。实际上到底几个小时并不重要,等慢慢积累够了运用这些策略的经验之后,就能创造出工作四小时或者只需十分钟的大脑巅峰状态——一切都由你当天的需求决定。
只要拥有合适的条件,你就能做成各种大事,但并不是要建议你在这“两小时”内完成所有的工作。头脑效率越高,就越能完成当下最重要的任务,并带着完成工作的成就感和自豪感去做到更多。这一天余下的时间,你可以用来完成那些不太需要策略性或创造性思维的工作,
比如回复大堆的电子邮件、填表格、整理报销票据、制订时间表、缴费、制订旅行计划、回电话等。只有当你的思维状态极佳时,你才能更正确地决定放弃哪些任务。与生理系统紧密合作,为高效时间段创造条件,不仅能让我们专心完成对我们而言举足轻重的任务,还能让我们的人生重获理智和平衡。
然后我们还要学会提高能量。
如何提高能量?我们需要从情绪,思想,精神入手。因为对于人类来说,能量主要来自 4 个源泉——身体、情绪、思想和精神,通过形成特定的习惯,以上每个源泉都能为人类系统地增加并定时补充能量。
一、好情绪提高能量的质量
不管外部压力有多大,人们只要控制好自己的情绪,就可以提高能量的质量。大多数人都发现,当自己情绪愉快的时候,往往就是绩效最高的时候。一旦自己不在这种状态,我们的绩效就不理想。
不定时休息,生理上也会无法保持积极乐观的情绪。当面对严酷的要求和意外的挑战时,员工就容易情绪低落, 常常在一日内数度产生 「战斗还是逃避」 的想法, 而且动不动就会发脾气、不耐烦,整天忧心忡忡,没有安全感。
这种思想状态会耗尽人的能量,在人际交往中制造摩擦。这种「战斗还是逃避」的情绪还让人无法进行清醒和理性的内省。不过,一旦高管们明白哪些类型的事件会引发他们的消极情绪,他们就会更好地控制自己的反应。
有一个简单而有效的习惯可以驱散消极情绪,做深呼吸就可以达到这一目的。慢慢地呼气,持续 5 到 6 秒,你会感到身心有所放松和恢复,「战斗还是逃避」的反应也消失无踪。西田富士夫是索尼欧洲分公司总裁,他刚开始与我们合作时有个习惯,每当遇到难事,他就会点上一支烟,现在他不再需要香烟,而是深呼吸给自己带来放松。
另一种可以有效地带动积极情绪的习惯是向他人表达赞赏,这种行为对于接受者和施予者都有好处。
最后,我们可以学着换一种方式来讲述自己生活中发生的事件,以此来培养积极的情绪。通常,人会把自己看成是受害者,遇到难题就怨天尤人。但是,发生什么是一回事,我们如何解读又是另一回事,认识到这两者之间的差异是非常重要的。
二、集中思想可以加强能量
许多高管认为,如果有一大堆任务摆在面前,就必须同时着手处理,但实际上,这种做法会降低工作效率。一心多用的代价是高昂的,将注意力转移会延长完成主要任务所需的时间,这种现象就是所谓的「切换时间」。
如果你能在 90 到 120 分钟内集中全部精力去做一件事,然后好好地休息一下,接着再全力投入下一项活动,那么你的效率就会高得多。我们将这类工作时段安排称为「亚昼夜节律的冲刺」(ultradian sprints)。
如果你发现自己难以专心致志,那么你可以通过制定习惯来减少干扰。在能量管理项目中,会为高管们安排一项练习,迫使他们直面分心所造成的影响,让他们在不时被打断的情况下完成一项复杂的任务。
调动思想能量的另一种方法是系统地专注于能够带来长远优势的活动上。人们对于极具挑战性的工作,往往不是避而远之,就是到了最后关头才上阵。
三、精神追求可以激发能量
当人们的日常工作活动与他们最为珍视、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时,他们的精神能量就会发挥作用。他们通常就会感到精力充沛、注意力集中,并能够持之以恒地坚持下去。
遗憾的是,高要求、快节奏的职场生活让人们很少有时间去关注这些问题,许多人甚至没意识到, 生活意义和目的的追求也是能量的潜在源泉。
不过,如果在推行能量管理计划时,一上来就关注到精神层面,它所起的效果可能会微乎其微;只有当参与者在其他几个层面上形成了习惯,并尝到了甜头后,他们才会明白关注自己更深层次的需求对工作效率和满意度会产生显著影响。
学会对自己提出一连串问题。明白哪些事情对自己是最有意义的。 适当做些反省,问问自己希望别人想起你这个人时,脑子里是怎样一种印象?
为了从精神中获取能量,人们需要理清优先事项,并以此为准在三个方面制定习惯:
1、做自己最擅长和最喜欢的工作;
2、有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力,认真工作,关心家庭、健康和他人;
3、在日常行为中奉行自己的核心价值观。
综上所述,我们只有从情绪,思想,精神不断改善,才能不断维持能量,获得源源不断的能量,才能够完成更多重要的事情,并且完成的更好。
其次,去做最重要的事情。
那些成功的人为什么能够完成更多的事情,达成更高的目标,赚更多的钱,拥有的也更多呢?如果把时间看作成功的原始资本,那么每个人的原始资本都是每天24小时。
但是,成功的人是如何分配他们的原始资本,并且得到远远高过别人的收益呢?
答案就是:成功人士的所有行为和精力都紧紧围绕着他们的目标,成功就在于聚焦目标。如果你期望凡事都迈向成功,那么你就必须聚焦目标。
“聚焦目标”意味着你要摆脱所有可以做但不是必须做的事,专注于你应该做的事。要明白,事事都有轻重缓急,你必须从中找出最重要的那件事,这样你的目标和行动之间就有了更紧密的联系。
换句话说,成功取决于你的目标是否明确,你是否专注。无论工作还是生活,想要取得最好的结果,就要尽量缩小目标。但大部分人却不以为然,他们认为成大事必须耗时,必经波折,结果他们将计划安排得非常满,日程紧张,成功却越来越远。
其实一个人做成的事情不在多,只要把事情做好了,就是成功。可惜人们往往好高骛远,迷失了方向。日子一久,他们便降低了对自己的期望值,抛弃梦想,任人生枯萎。
然而,应该缩小的是目标,并非人生。每个人的时间和精力都是有限的,如果想面面俱到,那么你将精疲力竭,哪头也顾不好。你本想多面开花,没想到成功不但不可累加,反而降低了效率。你应该少做多得而非多做少得。
问题是,即使每件事都做成了,一味地给生活和工作加压也是有坏处的,压力过大将导致你无法按时完成任务,睡不着、吃不好,不运动,没时间陪家人和朋友。其实不必过度付出,追逐成功远比你想的要容易。
聚焦目标是成就卓越的不二捷径,它在任何时间、地点、领域都适用。为什么?因为目标明确能够将你引向成功。所以,尽量缩小目标,专注于一处,那就是成功。
TED演讲《如何掌控你的时间》讲到每个人的每一分钟都是自己的选择。没有时间就是此刻这件事情对你来说还不够重要,起码没有此你现在在做的事情重要。
所以,问题的本质在于你去重视这件你要做的事情,而不是去想着什么有时间再来做。
时间管理,管理的不是任务,不是时间,不是效率,而是能量,意志力,以及你如何判断什么事情对你重要,什么不重要。