2017-11-5 《高效能人士的时间和个人管理法》IA

11.5折页,完成拆页的I,A1及A2

《高效能人士的时间和个人管理法则》163 页

意外来访或者电话犹如一把切肉刀插入优先任务。当被干扰时,我们内心会反抗它占据我们的时间。

当被问及应对干扰的方法时,多数人会列出一个长长的单子,包括逃避、无视、减少干扰时间。他们认为应对干扰如同躲避某人一样。虽然一些干扰是不必须的、不当的甚至恼人的,但其他的干扰也是必要的。对我们多数人来说,如果我们连续两天没有一个干扰,我们就不会有工作。真正的问题是:“我们如何区分优先的干扰和次要的干扰?”干扰大致分为三类:

1.不必要的打扰,包括突然到访和意外电话。他们错误的认为你关心、需要这些信息,或者对某事负有责任。如果以上三条都不正确,那么这不必要的干扰就是浪费时间。要避免这种干扰或者尽快结束。

2.必要的干扰是那些你关心、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的干扰有其自身的价值,你应该立刻处理它,除非时间不合适。

3.不合时宜的干扰是必要的,只是它出现在不方便、不合适的时间。你应该把它们规划到一个更合适的时间。

I:

优先任务应当永远作为方向标,当有其它意外来访或者电话干扰到优先任务时,应当马上厘清干扰是属于哪一类,可以用极短时间处理的马上处理结清,如果是与你关系不到的,或是可以转交其它人处理的,请转移;如果是与你相关重要的,看下手头的时间够不够用,如果可以安排,请处理后放下继续FOCUS在优先任务上,如果短时间不能处理,请专门安排一段时间去处理。同时保证以上情况处理完毕还是可以马上回归到优先任务上来。

A1:

眉毛胡子一起来的失败例子。初入职场的时候,不知道不清楚自己的职责(优先任务),只要是交代我做的事情都应承接下来,结果,每件事情都努力去做,但是似乎都做得有些瑕疵,人家不顀情。

有一次,国外进口的一批皮毛马上要清关到货,我们要将原始发票里面的不同等 级的FOX, MINK皮按不同等级分隔发票出来给不同的客户,就在我努力核对那些密密麻麻的资料时,老板娘进来说要我去把她车里的一个东西拿上来,我当时正在将某某客人的货核查出来分隔发票,就差十几列就可以完成了。 但当时感觉老板娘的吩咐不能怠慢,就赶紧去了。 结果回来后,我原来分隔出来的好多货物被上级又分隔了出去,等于我之前为某某客人分隔的全部白做工。 这就是没有搞明白自己的优先任务的后果。结果就是要加班重新开始。

A2:

假如还是上述的情景,仍旧是我来处理这件事,我会告诉老板娘我手上这个客人的分隔发票很重要(关系到收尾款)可否让我把余下的十多个货分出来,形成单独发票,再去帮她拿东西。 或者我也可以请问可否请其它人帮她拿东西。要专注在优先任务上。

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