不知你是否还记得李佳琦曾经的“小助理”付鹏？他就是那个和李佳琦一起创业，并甘愿充当绿叶的合伙人。
他在2020年离开李佳琦的团队去独立发展，但是你可能不知道，他这个“秘书”对李佳琦事业的发展起到了决定性的作用，连李佳琦自己都说：“没有付鹏，哪有我的今天？”
曾经在直播间里，他们一人在前方冲锋陷阵，一人在后方提供必要保障；一人妙语连珠，滔滔不绝，一人从旁帮衬，查缺补漏；一人高效迅速，一人稳重沉着。
可以说这个小助理不仅成就了今天的李佳琦，也成就了自己。
也许你可能会觉得奇怪，付鹏不就是一个助理，一个秘书吗？怎么可能会有这么大的影响？
其实，我也提出过同样的问题。但是在看完张小文老师的这本《老秘书工作笔记 》之后，我发现以前之所以认为秘书只是个端茶送水、负责接待和打杂的人，是因为我们对于秘书的职能和工作内容并没有太过深刻的认识，实际上秘书的工作范围广，跨度大，有深度，有高度，同时还涉及了诸多方面繁杂和琐碎的事项，是一项对人的综合素质要求极高的工作。
能用途秘书这个岗位的人，一定是一个“多面手”。他不仅要对信息管理、财务管理了如指掌，还需要熟知商务礼仪，业务接待，组织会议的各个环节；不但要会写公文，会策划活动，还要做好领导的出差安排和日程管理；不但要做好跨部门沟通，更要懂得向上管理，成为领导的得利助手。
所以你看，上面提到的这些工作内容，即使你并不是一个秘书，也难免会接触到其中的一项或是几项吧？特别是在一些规模比较小的公司里，并没有专职的秘书，甚至都没有设置行政部门，很多工作老板会直接指派下面的人员去做，即使你的职位是业务，是人力，是财务，但是你总不能说：老板，我不会做，您让别人做吧。
因此，这本书的一个重要作用，就是把它作为工具书，在需要的时候去查阅相关工作的流程、细节以及注意事项。
作为普通职场人，我觉得本书还为我们提供了很多在日常工作中可以用到的思路和方法。这些知识不但对于从事秘书岗位的人大有益处，对于身处职场的任何人都有相当大的借鉴意义。以下四个方面值得我们去思考。
1.请培养自己“向上管理”的思维
不管你是公司中层还是基层，即使是高层，只要不是General Manager,那个你上面肯定有一个或几个领导在管着你。
作为下属，我们头脑中一定具有“给领导分忧”的意识。除了做好自己的工作，帮助领导解决问题，不给领导添麻烦之外，我们还要让自己具有“向上管理”的思维。
什么是向上管理？用最简单的话来解释，向上管理就是通过成就领导从而最终成就自己。我们对于领导的工作习惯，工作目标，管理风格，沟通方式等要有一定的了解的掌握，同时还需要了解领导的不足之处都是什么，以便及时提醒领导或主动在必要时进行补救，这是向上管理的重要意义之一。
还拿付鹏和李佳琦举例，有一次李佳琦直播间推荐一款女士睡衣，没想到上线后大码马上 被抢购一空，他脱口而出：“看来是直播间里的胖美眉比较多呀。”付鹏马上察觉到了这句话不妥，赶紧补充道：“不是，是女生们都需要穿宽松的睡衣。”
还有一次，李佳琦在推荐一瓶香水的时候，说它的气味有“‘色’的味道”。付鹏听后，赶忙提醒他：“你说的是‘青涩’的‘涩’吧？”
这两次救场，既帮李佳琦化解了可能出现的非议，也让自己得到了更多人的关注。
向上管理的另一个重要意义，就是让领导信任你，愿意把重要的事情交给你，并认为你是一个靠谱的人。
在知乎上曾有一个热门的问题：“对一个人的最高评价是什么？” 有一个高赞的回答是：“靠谱。凡事有交代，事事有回应，件件有着落。”
其实想做到这一点并不难，最重要的是两个字：汇报。日常工作要主动汇报，一件事情做好工作计划后要汇报，工作有进展时要汇报，工作完成时要汇报，工作出现意外时更要汇报。我们需要做的是把握好汇报的频率的时间，如果领导可以时时了解到工作的进度，让他做到心中有数，那么在他眼里你必然也是一个靠谱的人。
2.跨部门沟通时，请运用你的共情力
不管你处于哪个部门，哪个职位，都免不了与其它部门沟通或与他们合作处理问题的经历。大部分人都不太喜欢与其它部门沟通，因为他们好像根本就听不懂你的话，不理解你的要求，而你也同样无法理解他们，这让工作很难开展起来。
其实啊，其它部门也不想跟我们沟通呢。且不说两个部门的职能不同，立场不同，所关心的事情不同。即使是同部门的人，在生活经验，禀赋习性，思维认知上也是不同的。
如果对方此时心情不好，家里有事，或是身体不舒服，那心思就更不可能在你的身上了。由此想来，你们沟通不了，岂不是太正常不过的事情吗？
所以，想做好跨部门沟通，最重要的是具备共情能力。想要顺利解决事情，先解决情绪。
首先，把自己放在对方的位置上去思考一下，你想要和对方沟通的这件事，站在他的角度能不能配合，是否方便配合。如果对方对你的态度并不好或是并不想配合，首先要从自己身上找原因，是不是自己没有表达清楚，让对方产生了错误的理解，是不是自己的态度不够好，语气过于强势，让对方觉得不舒服。
其次，如果真的不是自己的原因，那么就可以诚恳地询问这件事是否存在客观上的困难（比如不会做PPT等）；或者站在对方部门的角度，他们有他们的考虑因素，与我们的目标相冲突；或者他们觉得这件事不归他们管等等。
把这些问题都处理好了，对方心中没有什么疑虑了，自然就会很好地配合我们。在很多的工作中，花在处理情绪和沟通上的时间，可能要比花在实际干活上的时间还要多。
最后，要把自己的意图表达清楚，如果是与其它部门合作，则一定要做到下面这几点：清楚划分双方的责任、明确告知工作截止时间、明确工作的关键步骤及事情的重要性。
通过以上这三个方面，就可以实现一次成功的跨部门沟通和合作。
3.注重细节，本质是用心
都说“细节决定成败”， 这句话可以用在工作中的方方面面。无论我们从事哪个行业，哪个职业，总有一些工作内容是十分琐碎却也十分重要的，需要我们认真对待每一个细节，要非常用心才可以。
罗胖在2021-2022跨年演讲中说：初心之外，还要用心。我非常喜欢这句话。我认为注意细节的人，一定是一个用心的人，而这种用心，是一种无形的力量，潜移默化地影响着别人。
我记得我刚参加工作没几年，就去火车站接一个国外的客户。这个客户虽然非常有实力，却十分地节俭，他从其它城市坐火车来，买的竟是一个硬座车票。在准备接他时需要携带的物品时，我特意把一个移动电源装在了包里，我觉得可能会用得上 (当时移动电源并不像现在这样普遍, 而且也并不便宜)。
结果客户上车之后没几分钟，果然和我说他的手机没电了，想要给自己的妻子打个电话，告诉她自己已经到达目的地了。我连忙把准备好的移动电源递给了他，他非常欣喜，立刻就给妻子打了电话。他说没想到我们连这样的细节都考虑到了， 和我们这样的供应商合作，他非常放心。于是我便顺利签下了这个客户。
所谓细节，并不只是那些表面上琐碎繁杂之事，而是要去考虑那些看起来不起眼，却能给别人带来影响的事情，这就需要站在别人的角度去用心思考了。
因此不管是安排会议，活动策划，还是商务接待，差旅安排，细节不仅是“周全”，更是“贴 心”和“用心”。
4.运用工具和表格的实质，是流程化管理工作
都说：“工欲善其事，必先利其器”。 那于我们来说，最好用也是最常用的工具是什么？答案就是表格！再说准确一些，就是任务清单和流程图。
我们每天所处理的工作，其实有很多都是流程化的，只要做过一次，下一次再有同样类型的工作，就可以仿照上次的执行过程再做一遍。
面对这类的工作，如何才能提升效率？那就是把这项工作按照流程做成任务清单， 一项一项按顺序完成，并列出每一步执行过程中需要注意的问题，不但可以成为培训新人的教材，还可以让自己有效跟踪和管理特定工作。
按照这个思维，我们可以根据工作内容总结出很多的任务清单，同时再把常用的文件或邮件中常用的话术做成模板，在需要的时候直接去找，再根据情况做出微调就可以了。
使用任务清单的好处显而易见，不仅可以不用担心遗漏掉任何环节，还省去了我们对于这类工作不必要的思考。我们的精力需要放在那些更重要的更有意义和前景的事情上了。
