项目管理类的专业书籍,一般会给人留下刻板印象:或者是长篇累牍的说教,或者是抽丝剥茧的分析,读起来比较辛苦。
以色列管理专家高德拉特另辟蹊径,以小说为载体,将管理知识溶于日常故事,举重若轻,通过管理小说《关键链》讲通讲透项目管理的基本概念。小说以某高科技公司新产品项目全过程为背景,对项目时间管理、成本管理的典型问题的定义、分析和解决,做了全方位描述。作者以风轻云淡的叙述风格讲述委婉曲折的故事:学校改革环境中焦虑不安的教师、生活精致花钱如流水的教师太太、博学自傲的管理学教授、精致冷艳的大学女校长、睿智宽厚的年轻企业高管、玩世不恭的项目经理、直言不讳的技术经理、精明犀利的财务主管,在日常工作、生活和项目管理中一波三折的故事情节,栩栩如生的人物群谱图,让人不忍释卷。
这本书既可以当做茶余饭后的休闲读物,更可以作为提高项目管理理论水平和实战能力的参考书。小说篇幅不长,但涉及知识庞杂;结合小说的部分内容和我的工作实践,分享如下。
项目进度滞后的三个典型原因。(一)学生症候群,即事情总是要拖到最后一刻去做,取名源自常见于学生的拖拉现象:例如直到假期快结束时才开始做假期作业,临到考试之前才开始复习;(二)任务进度提前,无法转化为项目整体进度提前,而任务滞后会积累放大,影响项目整体进度;(三)多任务安排导致进度滞后,即同时处理几个任务所花的时间,远远超过分别处理单项任务的时间总和。这三个问题,实际工作中经常出现,已经被熟视无睹。如果针对性地采取措施,无论个人还是项目管理团队的工作效率,都会大大提高:(一)合理设置过程考核点;(二)对提前完成工作的,予以奖励,根据需要对里程碑节点进行动态调整;(三)与资源提供方做好事先任务总量的评估并保持恰当的沟通频繁,减少多任务安排的几率。
围绕关键资源进行计划管理。多项目同时进行时,必须提前评估关键资源对项目的影响。项目管理本质上是如何合理高效利用有限的资源。合理的计划,应该基于对产能和订单的匹配程度的全面评估(船厂的计划线表管理就属于此类管理),才能提早发现瓶颈资源并聚焦关键资源的管理。产品多样化并且难以彻底改变产品结构的公司,注定将长期处于多项目管理状态,只有提高关键资源利用的管理水平,才能推进各个项目错落有致地进行。
树立正确的时间观。时间就是金钱。项目除了人工、材料、加工费等直接成本,还有管理费、财务费等非直接成本。项目延期,除了直观的延期罚款以及不怎么直观的非直接成本,更有不可见的其它损失,包括公司资源的机会成本丧失、公司商誉(品牌价值)受损,等等。项目按时履约是对项目成本的最好的控制。项目履约过程,实际上就是时间和费用之间平衡的过程。
瓶颈问题的管理。项目运行过程是瓶颈问题不断出现的过程,特别是多项目导致的资源关键链上的瓶颈问题。项目履约过程,是不断发现并解决一个个瓶颈问题的过程。项目经理要“常怀远虑、居安思危;致广大而尽精微”。人工、材料、设备设施等资源需求的问题,属于物理瓶颈,通过多项目之间提前协调和策划,可以有效降低对各项目进度的影响;而涉及到决策流程、审批制度等等的问题,属于非物理瓶颈,对项目的影响更大更广泛,并且难以解决,需要引起公司决策层的高度关注并重点解决。
《关键链》描写的是项目管理的乌托邦:战略决策者高瞻远瞩,战术执行者齐心协力,项目团队个性而和谐,人人都理性宽容,各种冲突得到有效处理;最终皆大欢喜,所有项目干系人都更上一层楼。作者在故事开始,不动声色地埋下伏笔:由于项目对公司具有重要意义,公司管理层给项目经理部设置的激励金额,远超项目经理部成员的想象。虽然在项目执行过程中,无人再提奖励事宜,但项目经理部全情投入,每个干系人的工作热情也都被点燃了!
读《关键链》,五味杂陈:有时会心一笑,有时掩卷太息。推荐给你。