曾经看过一个调查:在职场中,你最害怕的事情是什么?有20%的人选择了“跟领导汇报工作”。这说明,汇报工作对很多人来说,是一种挑战。
有一个下属,他曾经是一个很害怕跟我汇报工作的人,所以每次都是我主动去找他,询问各项工作的进展。后来有一天,我对他说:“你要主动找我汇报工作,要不你自己成长不起来!”他听了,说:“好。”后来,他开始主动找我汇报,刚开始真的很一般,但是慢慢地,他也放开了。如今,他在跟我汇报工作的时候,已经能够打动我,而我,对他也是越来越信任。
没有下属的主动汇报工作,就没有领导对下属的信任。
汇报工作是我们作为下级永远也逃不过的一项任务。一般来说,跟领导汇报工作,可以总结为四个字:来龙去脉。要让领导了解这件事的来源,还要让他知道这件事你跟他汇报后,结果会怎样。
汇报工作,一般有结果汇报和过程汇报。结果汇报一般表明这件事已经有结果了,你只需要将这个结果告知领导即可。对于这种汇报,相信很多人通过即时通信就可以解决。在这里要探讨的主要是过程汇报。
过程汇报一般是你在执行的过程中遇到了难题,需要领导知道执行的过程,以及听取他的指导意见。如果我们不懂汇报,很可能就会在领导心目中落下办事不力的印象。
过程汇报的公式及其解析
在这里,我们有一个过程汇报的公式分享给大家:
现状+进度+存在困难和问题+解决的思路+未来行动计划
现状:简单讲下这项工作目前是怎样的现状。
进度:再讲下目前的工作是否在进度中,进度是否可控等。
存在困难和问题:这点也是你为什么要向他汇报的原因。如果这些困难和问题你能够解决,那你也就没有必要向他汇报了。你说的这些困难和问题,应该是你无法解决或者你拿不准要不要这样解决的困难和问题。
解决的思路:关于这些困难和问题,你应该有自己的解决思路,可以简单陈述给领导听,听取他的意见。
未来行动计划:在征询了领导的意见后,需要你简单将未来的行动计划告诉他,以取得他的认可。领导点头,你就可以行动啦。
如此汇报之后,假如你能够把这项工作做出成绩,相信领导对你的信任程度一定会大大增加,领导觉得你靠谱也就是自然而然的了。
过程汇报公式的应用
跟大家分析了过程汇报的公式,接下来,针对这个公式,我们来举个简单的例子,让大家更容易明白。
假如你手头上正在做营销人员任职资格的项目。按照之前的计划,你已经把任职资格认证的笔试环节弄完了,接下来是要做任职资格认证的答辩环节。但是在这个环节中,你遇到困难,所以你要向领导汇报这项工作。
你可以这样说:
按照之前的计划,我们组织了任职资格认证。目前经过大家的努力,我们已经把笔试环节弄完了,现在正在准备答辩环节。(现状+进度)
在这个环节里,我们遇到了一些困难:1.公司营销人员分布在全国各地,他们该通过怎样的方式进行答辩?2.答辩的评委怎么确定?(存在困难和问题)
我觉得可以这样来解决这些问题,不知道领导是否同意:1.要么通过视频来答辩,要么在营销人员回总部开年终会议的时候,统一安排几天时间答辩;2.评委应该包括员工的直接上级、间接上级、外部专家,老板如果有空的话,也可以参加。(你的解决思路)
接下来,和领导确定最终结果后,简单讲下你未来的行动计划。(未来行动计划)
当然,这个过程肯定是你和领导互动的过程,但是如果能够按照这个公式的大致方向来汇报的话,我相信会取得很好的效果。
汇报工作的注意事项
及时汇报
领导有时很忙,所以他们基本上不会主动问你工作进展,但是他们知道有这些事。你不要以为他不问就没事,这时恰恰是考验你的时候。如果你能够及时汇报相关工作进展,他对你的好印象会大大加深。如果你没有这种意识,等他问你的时候,一切都迟了,相信升职加薪永远不会有你的份儿。
在领导开心的时候汇报
领导也会有不开心的时候,例如他被客户拒绝了。在汇报之前,要学会察言观色,不要撞在枪口上,成为他不开心的替罪羊。
汇报要分巨细
不是所有的事情都要跑去和领导汇报,因为领导的时间非常有限,只有那些你确实解决不了并且非常重要的事情,才有必要汇报。
注意汇报频率
如果能够做到随时和领导沟通,那他对你已经很信任了。但如果你们之间还存在隔阂,最好保持一周正式汇报一次的频率,除非事情非常紧急。
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