项目监控过程域实施要点

专用目标1 对照计划监督项目
专用实践1.1 监督项目策划参数
本实践要求对项目策划的主要参数——规模、进度、成本以及人员培训、项目资源等进行监督。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确监督哪些项目策划参数、监督各项参数的时机(如,周例会、月度进展、阶段进展、里程碑)、参数的数据来源(如,测量分析报告、周报、月报、阶段和里程碑报告等),分析各项参数的数值是否与计划偏离,并依此决策是否采取纠正措施。
3)模板文件实施要点
监督各项策划参数的模板文件,应包含各项参数的实测值和计划值,并计算二者之间的偏差,同时给出是否应采取纠正措施,采取何种措施的建议。
4)其他实施要点
做好策划参数数值采集、分析及是否采取纠正措施等活动使用的工具融合,减少数据的拷贝,提高管理活动的绩效。
5)直接证据
各项项目策划参数的数据来源(如,测量分析报告、周报、月报、阶段和里程碑报告等)或独立的监督记录(如,产品规模跟踪记录、项目资源跟踪记录等)。

专用实践1.2 监督承诺
本实践要求对项目计划所标识的各项承诺进行监督。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:一般
2)过程文件实施要点
过程文件应明确对各项策划的承诺定期进行评审,以监督其执行情况。
3)模板文件实施要点
无。
4)其他实施要点
对承诺的定期评审可与项目的进展评审、里程碑评审结合。
5)直接证据
对各项承诺的监督和/或评审记录。

专用实践1.3 监督项目风险
本实践要求对已经标识的风险计划进行监督。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确监督风险的频率和时机,明确每次监督应进行的活动——分析已有风险的风险参数是否有变化,是否有新增风险,判断是否应采取风险缓解措施,以及与利益相关方沟通风险的时机、内容(如,通报发生概率较高的风险,沟通风险缓解措施等)。
3)模板文件实施要点
风险跟踪记录应能反映风险跟踪日期、已标识风险的参数变化及其调整原因、新增的风险、采取风险缓解措施以及风险通报情况。
4)其他实施要点
风险通报可结合项目的进展评审、里程碑评审进行。
5)直接证据
风险跟踪记录和/或评审记录。

专用实践1.4 监督数据管理
本实践要求对项目计划所标识的数据管理活动进行监督。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:一般
2)过程文件实施要点
过程文件应明确监督数据管理活动的时机(所策划的数据受控时机),监督事项——对应的数据是否受控,未受控的数据对项目有无重大影响,以及与利益相关方沟通数据管理情况(如,已受控数据,未受控数据的影响及应对措施)。
3)模板文件实施要点
数据管理活动跟踪记录应记录跟踪的数据、数据是否受控、未受控数据的影响分析、数据管理活动的通报情况等内容。
4)其他实施要点
数据管理活动的通报可以结合在项目进展评审和里程碑评审一起进行。
5)直接证据
数据管理活动跟踪记录和/或评审记录。

专用实践1.5 监督利益相关方的参与
本实践要求对项目计划标识的利益相关方活动进行监督。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确监督哪些利益相关方活动、何时监督这些利益相关方活动、标识出利益相关方有无参加活动,以及利益相关方活动中的重大问题及其影响。
3)模板文件实施要点
利益相关方活动跟踪记录应包括监督的利益相关方活动、监督日期、利益相关方是否参与,以及发现的问题,采取的纠正措施及其影响分析,与利益相关方沟通情况。
4)其他实施要点
与利益相关方的沟通可与项目的进展评审、里程碑评审结合。
5)直接证据
利益相关方活动跟踪记录和/或评审记录。

专用实践1.6 实施进展评审
本实践要求评审项目的测量分析数据,以向利益相关方通报项目的当前状态。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:一般
2)过程文件实施要点
过程文件应明确进展评审的时机和方式,评审的内容,评审的结果应通报的利益相关方。
3)模板文件实施要点
评审记录应包括评审的数据、评审的结论,以及要通报的利益相关方。
4)其他实施要点
进展评审一般以项目例会、定期评审、阶段评审作为评审时机。
5)直接证据
进展评审记录。

专用实践1.7 实施里程碑评审
本实践要求在项目的重大里程碑处和利益相关方一起评审项目的状态是否满足本里程碑的标的。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确实施里程碑评审的时机、参加评审的人员、评审的内容和材料、评审通过的准则。
3)模板文件实施要点
里程碑评审记录应包含评审日期、评审人员、评审材料、评审结论、发现的问题及其跟踪关闭的情况。评审通过准则应对项目的承诺、状态、计划和风险制定有针对性的通过条款。
4)其他实施要点
评审切忌大杂烩。里程碑评审是管理评审,不应把技术评审掺杂其中。如果囿于一些特殊的原因(如,评审人员的重合性,进度的紧迫性),不得不把部分技术评审和里程碑评审合并,也应针对不同的评审内容制定评审通过准则,甚至将评审人员的职责区分为管理评审和技术评审,让专业的人员负责专业的事情。
5)直接证据
里程碑评审记录(如,评审材料、评审报告、评审问题列表等)。

专用目标2 管理纠正措施直到结束
专用实践2.1 分析问题
本实践要求收集项目监控所发现的问题并分析其原因。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确问题的来源(如,评审问题、风险问题、未满足的承诺、配管问题等)、明确对问题的原因分析程序,以及对问题原因的记录。
3)模板文件实施要点
问题记录应包含问题来源(或问题类型)、问题责任人、解决问题的期限、分析问题的原因及其评审。
4)其他实施要点
应对问题进行归类分析,找出主要的问题类型(可使用帕累托图进行分析),并采取相应的措施进行处理。
5)直接证据
含原因分析的问题记录。

专用实践2.2 采取纠正措施
本实践要求对项目监控发现的问题采取符合利益相关方利益的纠正措施,确保问题得到解决。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确对项目监控发现问题拟采取的纠正措施与利益相关方达成一致。
3)模板文件实施要点
问题记录应包含问题纠正措施的准确描述、问题关闭日期、问题责任人等信息。
4)其他实施要点
无。
5)直接证据
含纠正措施的问题记录。

专用实践2.3 管理纠正措施
本实践要求监督纠正措施的完成及其有效性。为此:
1)本实践对目标实现的重要程度:重要
2)过程文件实施要点
过程文件应明确对问题的纠正措施进行监督管理、验证其有效性的职责。
3)模板文件实施要点
问题记录应包含纠正措施有效性的验证人、验证情况说明。
4)其他实施要点
问题的处理流程应有验证环节。
5)直接证据
含纠正措施的问题记录。

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